Zaalhuur

De directie Campus & Facilities (C&F) verhuurt zalen en ruimtes voor vergaderingen en evenementen op diverse locaties in het Utrecht Science Park en in de binnenstad. De zalen reserveer je via de self-service portal als je een Solis-id hebt. Heb je die niet? Stuur dan een e-mail naar cf.topdesk@uu.nl.

Aanvraagtermijn

Aanvraag voor reservering binnen openingstijden: minimaal twee dagen van tevoren.
Aanvraag voor reservering buiten openingstijden: minimaal vier weken van tevoren.

Wisseldatum

Binnen de universiteit wordt eerst het onderwijs geroosterd en daarna kunnen anderen zalen reserveren. Op twee momenten in het jaar wordt het onderwijs ingepland. Daarna kan het C&F zalen reserveren.

• In juli reserveren wij zalen voor de periode september tot en met januari.
• In december reserveren wij zalen voor de periode februari tot en met augustus.

Tarieven

• Zaaltarieven (pdf)
• Audiovisuele voorzieningen (pdf)

Regels en bepalingen

• Beleid zaalverhuur (pdf)
• Algemene voorwaarden zaalreserveringen (pdf)
• Huisregels voor huurders van zalen (pdf)
• Regels en bepalingen voor audiovisuele middelen (pdf)
• Borrels en evenementen in en rondom universiteitsgebouwen zijn op werkdagen alcoholvrij tot 17.00 uur (lees meer)
• Sinds 1 augustus 2020 is het terrein van de universiteit rookvrij.

Wat zijn de voorwaarden voor bijeenkomsten die gaan over de situatie in Gaza en/of Israël?

Sinds eind augustus kunnen in de universitaire panden in de Binnenstad weer bijeenkomsten georganiseerd worden die gaan over de situatie in Gaza en/of Israël. Voor activiteiten die extra-curriculair zijn en geen onderdeel uitmaken van het reguliere lesaanbod gelden daarbij wel een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden gelden in ieder geval tot begin volgend jaar.

De voorwaarden zijn:

• De bijeenkomst moet tijdig vooraf aangemeld worden bij C&F/security via info.security@uu.nl
• Er geldt een maximum van 40 – 50 deelnemers
• Bijeenkomsten kunnen georganiseerd worden in een door security aangewezen pand
• Voorinschrijving voor de bijeenkomst is verplicht
• Security ondersteunt bij de toegangscontrole aan de deur

Deze voorwaarden zijn niet op voorhand van toepassing voor dit type bijeenkomsten die in het USP worden georganiseerd. Voor deze activiteiten wordt situationeel beoordeeld of aanvullende maatregelen of voorwaarden noodzakelijk zijn. Daarom geldt ook dat dit type activiteiten van tevoren aangemeld moeten worden bij security als ze in het USP worden georganiseerd.

Zalen

In de binnenstad en in Utrecht Science Park zijn diverse zalen te huur. Daarnaast zijn er een aantal bijzondere locaties beschikbaar, zoals:

• Academiegebouw

• Botanische Tuinen

• Universiteitsmuseum

• Parnassos Cultuurcentrum

Faciliteiten

Je kunt verschillende faciliteiten huren bij een zaal. Denk aan diverse audiovisuele middelen, AV-assistentie gedurende het hele evenement, meubilair en flipovers. De evenementencoördinator kan je daarin adviseren in een persoonlijk gesprek. Zij neemt contact met je op na het invullen van de self-service portal (inlog met Solis-id) of het sturen van een e-mail naar cf.topdesk@uu.nl.

Eurest is de huiscateraar voor de Universiteit Utrecht. Via de bestelportal bekijkt en bestel je vervolgens de gewenste catering. 

Activiteiten in het weekend

Wil je een activiteit organiseren op een zaterdag? Dat is mogelijk! Dat heeft wel extra kosten tot gevolg, namelijk voor:

• een receptionist voor het openen en sluiten van het gebouw;
• een brandwacht voor de brandveiligheid,
• schoonmaak
• catering.

Deze tarieven vraag je op bij het C&F Service Centre via 030-253 95 95.

Meer informatie

Voor meer informatie vul je de self-service portal in (inlog met Solis-id), stuur je een e-mail naar cf.topdesk@uu.nl of bel je naar 030-253 95 95.