Privacyverklaring websitebezoekers (www.uu.nl)
Als Universiteit Utrecht (UU) willen we op een zorgvuldige manier omgaan met de persoonsgegevens van iedereen die onze website bezoekt. De privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn daarbij van cruciaal belang. Deze wetgeving sluit aan bij onze doelstelling om onderwijs en onderzoek op het hoogste niveau te bieden, bij onze ambities over goed werkgeverschap en bij ons uitgangspunt van duurzaamheid.
In deze privacyverklaring informeren we u onder andere over de persoonsgegevens die we verwerken, over de doeleinden waarom we dit doen, over uw privacyrechten en over andere zaken die voor u van belang kunnen zijn.
Via onze website verwerken we de persoonsgegevens die worden gevraagd op de pagina waarop u ze invult. Meestal zijn dit contactgegevens, maar het kunnen bijvoorbeeld ook registratiegegevens zijn.
Het doel waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken, staat duidelijk aangegeven op de pagina waarop u ze invult. Als u zich bijvoorbeeld inschrijft voor een evenement, worden uw persoonsgegevens uitsluitend gebruikt om die inschrijving te verwerken. In bepaalde gevallen worden uw persoonsgegevens ook gebruikt om u op de hoogte te houden van evenementen, gebeurtenissen of ontwikkelingen op het terrein waarvoor we uw persoonsgegevens oorspronkelijk hebben verzameld.
Als u niet tot een van de hierboven genoemde doelgroepen behoort, verwerken wij uw persoonsgegevens in principe alleen:
- Om te reageren op een vraag of verzoek van u. Dit doen we in uw belang. Zonder uw persoonsgegevens zouden we uw vraag of verzoek niet kunnen beantwoorden.
- Om een overeenkomst met u te kunnen aangaan of voorbereiden. Voor het sluiten van een overeenkomst is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken, anders weten wij bijvoorbeeld niet met wie we de overeenkomst zijn aangegaan. Een inschrijving bij een evenement is een voorbeeld van een dergelijke overeenkomst.
- Omdat u daar toestemming voor hebt gegeven. Er kunnen situaties zijn waarin we u vragen of u erin toestemt dat we uw persoonsgegevens verwerken. We leggen dan altijd uit waarvoor we precies toestemming vragen.
- Omdat we dat wettelijk verplicht zijn. Denk aan de Belastingdienst of het Openbaar Ministerie.
Omdat de persoonsgegevens via onze website voor zulke uiteenlopende doelen worden verzameld, kunnen we in deze privacyverklaring niet specifiek aangeven hoelang we ze bewaren. Vaak wordt deze informatie verstrekt op de pagina waarop u uw gegevens invult. Zo niet, dan geldt de algemene regel dat we uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig. Met andere woorden: op het moment dat we uw gegevens niet meer nodig hebben, worden ze verwijderd.
Uw persoonsgegevens worden nooit verhuurd of verkocht. De UU kan uw (persoons)gegevens wel met derden delen als zij deze persoonsgegevens nodig hebben om een bepaalde dienst voor ons te kunnen uitvoeren. In dit soort gevallen hebben wij met deze partijen afspraken gemaakt over hoe zij met uw persoonsgegevens mogen omgaan. In bepaalde uitzonderlijke gevallen zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk aan overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst of fraudebestrijdingsorganisaties zoals het Openbaar Ministerie.
Meer over ons gebruik van cookies is te vinden in onze cookieverklaring.
De AVG geeft u als bezoeker van de website een groot aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht om uw gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. In bepaalde gevallen hebt u het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.
Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Dit kan altijd, dus ook nadat wij uw gegevens al hebben verzameld. U hoeft niet te zeggen waaróm u uw toestemming intrekt. Houd wel rekening met het volgende: als u uw toestemming intrekt, hoeven we datgene wat we tot op dat moment met uw persoonsgegevens hebben gedaan, niet ongedaan te maken. Het intrekken van uw toestemming werkt dus niet met terugwerkende kracht.
U hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van u verwerken en om te controleren of die gegevens kloppen. Op uw verzoek verstrekken we u kosteloos een overzicht van gegevens, liefst zo specifiek mogelijk. Daarbij geven we u aanvullende informatie, bijvoorbeeld waarom we die gegevens verwerken, hoelang we ze bewaren, enzovoort.
Wij moeten er zorg voor dragen dat al uw persoonsgegevens die op onze systemen staan, correct zijn. Als u merkt (of denkt) dat bepaalde persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, kunt u ons verzoeken die gegevens te corrigeren. En omdat onze gegevens niet alleen correct moeten zijn, maar ook volledig, mag u die gegevens (laten) aanvullen.
Er zijn situaties waarin u ons kunt vragen bepaalde gegevens van u te wissen. U kunt dit bijvoorbeeld doen als u vindt dat wij deze gegevens niet meer nodig hebben of dat we deze onrechtmatig verwerken, maar ook als u uw toestemming hebt ingetrokken of als u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking. Wij gaan dan na of er redenen zijn om uw persoonsgegevens desondanks te bewaren (bijvoorbeeld omdat we een overeenkomst met u hebben). Zijn die redenen er niet, dan wissen we uw gegevens.
In bepaalde gevallen verwerken we uw persoonsgegevens wellicht omdat dat nodig is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang of voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen (of die van een andere persoon of organisatie). In dergelijke gevallen vragen we u niet om toestemming te geven voor de verwerking, maar kunt u daar wel bezwaar tegen maken op basis van uw specifieke situatie. Als u bezwaar maakt, zullen we de verwerking opschorten en zullen we uw rechten, vrijheden en belangen afwegen tegen onze belangen. Daarbij letten we op uw specifieke situatie. Wegen onze belangen zwaarder, dan hervatten we de verwerking. Wegen de rechten, vrijheden en belangen in uw specifieke geval zwaarder, dan stoppen we de verwerking definitief. In beide gevallen laten we u weten wat we hebben besloten.
Het beperken van de verwerking is niets anders dan dat we de verwerking tijdelijk ‘bevriezen’. Als u ons verzoekt de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, mogen we er niets anders meer mee doen dan ze bewaren. Het recht op beperking van de verwerking komt bijvoorbeeld van pas wanneer er sprake is van een conflict of geschil waarin uw persoonsgegevens een rol spelen. Door de verwerking te beperken, voorkomt u dat uw persoonsgegevens worden gewijzigd of gewist.
U hoeft het niet te accepteren dat er beslissingen over u worden genomen zonder dat daar een mens aan te pas komt, terwijl die beslissingen voor u wél wezenlijke gevolgen hebben.
Voor bezoekers van de website geldt dat er door de UU nooit geautomatiseerde beslissingen worden genomen die wezenlijke gevolgen voor hen hebben.
Als u een of meer van de bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kunt u een verzoek indienen middels het Formulier privacy verzoek (uu.nl). Wij hebben dan een maand de tijd om op uw verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we u dan binnen die eerste maand weten.
Bij het uitoefenen van uw rechten is het noodzakelijk dat wij eerst uw identiteit vaststellen. Dit doen we op een manier die past bij de situatie waar het om gaat en bij het recht dat u wilt uitoefenen.
Individuele beoordeling
We willen u erop wijzen dat de bovenbeschreven rechten geen absolute rechten zijn. Ieder verzoek beoordelen we individueel. Soms kunnen er omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Als dit zo is, laten we u weten waaróm dat zo is. Er is één uitzondering: als u bezwaar maakt tegen gebruik van uw gegevens voor direct marketing, honoreren we dat bezwaar altijd. We schrijven u dan hoe dan ook uit.
De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt technische en organisatorische maatregelen die passen bij de persoonsgegevens waar het om gaat. Daardoor zijn uw persoonsgegevens altijd optimaal beschermd.
Technische maatregelen
Om uw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
Organisatorische maatregelen
Binnen de organisatie heeft de UU een groot aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet alleen technisch beveiligd zijn, maar dat ook de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum beperkt wordt. Zo hanteert de UU een informatiebeveiligingsbeleid en een privacybeleid, werkt de UU waar nodig met geheimhoudingsverklaringen en volgt het UU-personeel geregeld awarenesstrainingen op het gebied van gegevensbeveiliging en -bescherming.
Hebt u naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of hebt u op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. U kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.
De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor u van belang kan zijn, namelijk wanneer u vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens of wanneer u daarover een klacht wilt indienen. U kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.
We wijzen u erop dat u bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens Universiteit Utrecht
Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50
Privacyverklaring - versie
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 27-07-2023. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring. Wil je zeker weten dat je de meest recente versie gebruikt, kijk dan op onze website.