Privacyverklaring alumni
De Universiteit Utrecht (UU) wil op een zorgvuldige manier omgaan met de persoonsgegevens van iedereen die bij ons heeft gestudeerd. De privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn voor ons van cruciaal belang. Die wetgeving sluit aan bij onze doelstelling om onderwijs en onderzoek op het hoogste niveau te bieden, bij onze ambities over goed werkgeverschap en bij ons uitgangspunt van duurzaamheid.
In deze privacyverklaring informeren we je onder andere over de persoonsgegevens die we verwerken, over de doeleinden waarom we dit doen, over jouw privacyrechten en over andere zaken die voor jou van belang kunnen zijn.
De persoonsgegevens die wij van je verzamelen, worden door de UU verwerkt voor de volgende doelen:
- Het valideren, corrigeren en opheffen van de registratie van alumni
- Het stimuleren van communityvorming van alumni
- Het voeren van een CRM-administratie van alumni
- Het bijhouden van de deelname van alumni aan evenementen
- Het ondersteunen van verenigingen van alumni
- Het versturen van nieuwsbrieven aan alumni
Jouw persoonsgegevens zullen niet zonder jouw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet verenigbaar is met het bovenstaande.
De UU verwerkt de onderstaande gegevens van jou als alumnus. Wellicht zijn niet al deze gegevens op jou van toepassing:
- Naam
- Titels
- Geboortedatum
- Geslacht
- Taal
- Adres(sen)
- Emailadres(sen)
- Telefoonnummer
- Studentnummer
- Communicatievoorkeur
Daarnaast zijn er gegevens die alleen van een beperkte groep alumni verwerkt worden:
- Functie
- Studie
- Afstudeerdatum
- Behaalde graad
- Persoonlijke relatie(s) met andere alumni of organisaties
- Fondsen waarbij de alumnus betrokken is (geweest)
Deze gegevens worden verzameld om een profiel aan te maken van de relatie om aan de hand daarvan te bepalen of iemand meer voor de UU zou kunnen of willen betekenen.
De UU ontvangt de meeste gegevens automatisch via ons studentenregistratiesysteem Osiris of ons PhD-registratiesysteem MyPhD. Een aantal gegevens, zoals je voorkeurstaal of communicatievoorkeuren, halen we direct bij jou op. Tot slot worden gegevens van een beperkte groep alumni door onze relatiebeheerders via openbare bronnen zoals LinkedIn of kranten verzameld.
Als UU mogen we jouw persoonsgegevens alleen verwerken als we daar een goede reden voor hebben. Zo’n reden moet in de wet worden genoemd. We spreken dan van een wettelijke grondslag. De UU verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de rechtmatige grondslag gerechtvaardigd belang. Dit kan een gerechtvaardigd belang van de UU of van een derde zijn. Dat gerechtvaardigd belang omvat het bijhouden van een alumniregistratiesysteem en het stimuleren van de verbinding van alumni met de UU.
De UU bewaart jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. Dat wil zeggen dat we de gegevens niet langer bewaren dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn.
De gegevens in het alumniregistratiesysteem worden tot twee jaar na jouw overlijden bewaard. Voor deze bewaartermijn is gekozen omdat je een leven lang alumnus blijft. Bovendien kiezen veel alumni ervoor om de UU in hun nalatenschap op te nemen. Door gegevens nog een tijdje na het overlijden te bewaren, heeft de UU voldoende tijd om deze donaties te koppelen aan de betreffende alumnus en – waar gepast – ons medeleven te betuigen aan de nabestaanden.
De UU kan andere organisaties opdracht geven om bepaalde onderdelen van onze dienstverlening namens ons te verzorgen. Als dergelijke organisaties in het kader van die opdracht persoonsgegevens verwerken, noemen we hen verwerkers. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om een vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten verwerkersovereenkomsten. De leverancier van ons alumniregistratiesysteem is een voorbeeld van zo’n verwerker.
Jouw persoonsgegevens worden nooit verhuurd of verkocht. De UU kan jouw (persoons)gegevens wél met derden delen als je daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor hebt gegeven of als dat noodzakelijk is om een overeenkomst tussen jou en de UU te kunnen uitvoeren. In bepaalde gevallen zijn wij bovendien wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst in het geval van donaties.
Organisaties die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen mogelijk ook gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor landen gevestigd buiten de EER gelden aparte regels. Doorgifte mag alleen plaatsvinden naar derde landen met een passend beschermingsniveau, dit kan op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, passende waarborgen en of specifieke uitzonderingen. Als je daar meer over wil weten kan je contact opnemen met privacy@uu.nl.
De AVG geeft jou als alumni een groot aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Zo heb je het recht om tijdig, duidelijk en volledig te worden geïnformeerd over onze verwerking van jouw gegevens. Vandaar onder meer deze privacyverklaring. Daarnaast heb je het recht om je gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. In bepaalde gevallen heb je het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’), het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die voortvloeien uit volledig geautomatiseerde processen (dus zonder menselijke tussenkomst) waar je serieuze gevolgen van kunt ondervinden. En tot slot heb je in enkele gevallen het recht om een hele set aan gegevens die we van je hebben, te laten overdragen op een andere organisatie. Dit wordt het recht op overdraagbaarheid genoemd.
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van jou verwerken. Op jouw verzoek verstrekken we je kosteloos een overzicht van al die gegevens of een specifiek deel waarin jij geïnteresseerd bent. Daarbij geven we je aanvullende informatie, bijvoorbeeld waarom we die gegevens verwerken, hoelang we ze bewaren, enzovoort.
Wij moeten er zorg voor dragen dat al jouw persoonsgegevens die op onze systemen staan, correct zijn. Als je merkt (of als je denkt) dat bepaalde persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, kun je ons verzoeken die gegevens te corrigeren. En omdat onze gegevens niet alleen correct moeten zijn, maar ook volledig, mag je die gegevens aanvullen. In bepaalde gevallen kun je dit doen door ons een verklaring aan te bieden die wij dan aan je gegevens toevoegen.
Er zijn situaties waarin je ons kunt vragen bepaalde gegevens van jou te wissen. Je kunt dit bijvoorbeeld doen als je vindt dat wij deze gegevens niet meer nodig hebben of dat we deze onrechtmatig verwerken, als je je toestemming hebt ingetrokken of als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking. Wij gaan dan na of er gegronde redenen zijn om je persoonsgegevens desondanks te bewaren. Zijn die redenen er niet, dan wissen we jouw gegevens.
In bepaalde gevallen verwerken we jouw persoonsgegevens omdat dit nodig is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang of voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen (of die van een andere persoon of organisatie). In dergelijke gevallen vragen we je niet om toestemming te geven voor de verwerking, maar kun je daar wel bezwaar tegen maken op basis van jouw specifieke situatie. Als je bezwaar maakt, zullen we de verwerking opschorten en jouw rechten, vrijheden en belangen afwegen tegen onze belangen. Daarbij letten we op jouw specifieke situatie. Wegen onze belangen zwaarder, dan hervatten we de verwerking. Wegen de rechten, vrijheden en belangen in jouw specifieke geval zwaarder, dan stoppen we de verwerking definitief. In beide gevallen laten we je weten wat we hebben besloten.
Je hoeft het niet te accepteren dat er beslissingen over jou worden genomen zonder dat daar een mens aan te pas komt, terwijl die beslissingen voor jou wél wezenlijke gevolgen hebben.
Voor alumni geldt dat er door de UU nooit geautomatiseerde beslissingen worden genomen die wezenlijke gevolgen voor hen hebben.
Als wij persoonsgegevens van jou verwerken op grond van jouw toestemming of een met jou gesloten overeenkomst, heb jij ten aanzien van die gegevens het recht om deze door jou digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Als je een of meer van de bovengenoemde rechten wil uitoefenen, kun je via dit formulier een verzoek indienen. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten.
Bij het uitoefenen van jouw rechten is het noodzakelijk dat wij eerst jouw identiteit vaststellen. Dit doen we op een manier die past bij de situatie waar het om gaat en bij het recht dat jij wilt uitoefenen.
Individuele beoordeling
We willen je erop wijzen dat de bovenbeschreven rechten geen absolute rechten zijn. Ieder verzoek beoordelen we individueel. Soms kunnen er omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Als dit zo is, laten we je weten waaróm dat zo is.
De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt passende technische en organisatorische maatregelen zodat jouw persoonsgegevens goed worden beschermd.
Technische maatregelen
Om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
Organisatorische maatregelen
Binnen de organisatie heeft de UU een groot aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens niet alleen technisch beveiligd zijn, maar dat ook de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum beperkt wordt.
Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.
De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie of advies wenst over onze verwerking van jouw persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.
We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens Universiteit Utrecht
Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50
Privacyverklaring - versie
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 juni 2024. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring. Wil je zeker weten dat je de meest recente versie gebruikt, kijk dan op onze website.