Beleid rondom promotionele acties

Wil je een promotionele activiteit houden op het UU-terrein in het Utrecht Science Park, de binnenstad of de International Campus Utrecht? Hieronder lees je onder welke voorwaarden dit kan en hoe je toestemming regelt.

Wat zijn promotieactiviteiten?

Voorbeelden van promotieactiviteiten zijn flyeren, promotionele stands, handtekeningenacties, banners en de verkoop van promotionele artikelen. Op al deze activiteiten is dit beleid van toepassing.

Wie mogen promotionele acties uitvoeren op de UU-terreinen?

In alle gevallen geldt dat je geen promotieactiviteiten mag houden voor politieke partijen en religieuze en levensbeschouwelijke instellingen. Ook niet als je deze vanuit één van onderstaande groepen organiseert. De universiteit hanteert een neutrale positie waar het politieke of religieuze instellingen betreft.

Internen (medewerkers en studenten)

Erkende studentenorganisaties
Door de UU erkende studentenorganisaties mogen promotieacties houden voor de eigen organisatie. De directie Studenten, Onderwijs en Onderzoek erkent de studentenorganisaties.

Kandidaten en leden van de fracties van de universiteitsraad, faculteitsraden en dienstraden
Kandidaten en leden van de fracties van de universiteitsraad, faculteitsraden en dienstraden mogen promotieacties houden. Een voorwaarde is dat deze gerelateerd zijn aan de verkiezingen voor deze medezeggenschapsraden.

Medewerkers 
UU-medewerkers mogen een promotieactie houden wanneer deze zich richt op een voor het betrokken organisatieonderdeel of UU relevant onderwerp. Een voorbeeld is de promotie en verkoop van kaarten voor een faculteitsfeest.

Externen

Het is voor externen niet toegestaan promotieactiviteiten te houden in de gebouwen van de UU of op het buitenterrein. Hiervoor gelden onderstaande uitzonderingen. Zij mogen wel promotieactiviteiten houden op de UU-terreinen zolang zij zich aan de UU-regels houden: 

Studieverenigingen van de Hogeschool Utrecht 
Studieverenigingen van de HU mogen in enkele gevallen promotieactiviteiten houden als de promotie specifiek gericht is op UU-studenten. 

Commerciële partners van de UU
Commerciële instellingen die een samenwerkingsverband met de UU hebben, mogen promotieactiviteiten doen. De promotie moet gericht zijn op een activiteit waarbij de UU een belang heeft (zoals een beurs waar de UU vertegenwoordigd wordt) of moet specifiek gericht zijn op studenten waarbij er sprake is van een duidelijk belang voor studenten.|

Goede doelenorganisaties
Goede doelenorganisaties mogen promotionele acties houden wanneer UU-studenten of -medewerkers de actie inzetten en uitvoeren. Denk hierbij aan handtekeningenacties voor Amnesty International. 

Cateraars van de UU
De door de UU gecontracteerde cateraars mogen promotionele acties houden voor de eigen bedrijfsvoering.
 

Hoe krijg je toestemming?
Voor alle promotieactiviteiten moet je vooraf toestemming vragen bij de Facility Manager van de desbetreffende regio. Je kunt toestemming aanvragen door het FSC Meldformulier in te vullen. Heb je geen Solis-id? Neem dan contact op met het FSC Meldpunt via 030 253 95 95 of FSC.Meldpunt@uu.nl.

De Facility Manager beoordeelt de aanvraag en of er toestemming gegeven wordt. Het is de bedoeling dat je instructies over locatie, tijdstip, duur en andere promotiespecifieke instructies opvolgt. Bij twijfel stemt de Facility Manager met de vertegenwoordiger van de faculteit af. Aanvragen die het buitenterrein betreffen, worden beoordeeld door de betreffende verantwoordelijke van de directie Vastgoed en Campus. 

Flyeren alleen bij uitzondering
Voor flyeren geldt specifiek het volgende: vanuit duurzaamheidsoverwegingen is flyeren op de buitenterreinen niet toegestaan. In de UU-gebouwen wordt flyeren sterk ontmoedigd, maar de Facility Manager kan incidenteel een uitzondering maken. Flyers mogen alleen uitgedeeld worden aan personen. Het is niet de bedoeling dat deze worden neergelegd of rondgestrooid.

Posters ophangen
Voor het ophangen van posters gelden andere richtlijnen dan voor bovenstaande promotieactiviteiten. Je mag ze alleen op specifieke posterplekken ophangen. Deze zijn aangeduid in de gebouwen. Vraag toestemming aan een receptiemedewerker als je een poster op wilt hangen.