Privacyverklaring Universiteit Utrecht

Privacyverklaring Universiteit Utrecht (UU)

De Universiteit Utrecht wil op een zorgvuldige manier omgaan met de persoonsgegevens van iedereen die bij ons werkt, studeert of deelneemt aan onderzoek. De nieuwe privacyregels zijn daarbij van cruciaal belang. De regelgeving sluit bovendien aan bij onze doelstelling om onderwijs en onderzoek op het hoogste niveau te bieden, bij onze ambities over goed werkgeverschap, bij het uitgangspunt van duurzaamheid, bij alles wat we doen.

De Universiteit Utrecht verwerkt persoonsgegevens en gebruikt cookies voor deze website. In deze Privacyverklaring informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt wor­den, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn. In de cookieverklaring leest u van welke cookies gebruik wordt gemaakt.

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten (inclusief de activiteiten via de web­site) van de Universiteit Utrecht, hierna genoemd de UU.

De UU gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  1. Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid

De UU is de verantwoordelijke in de zin van de AVG. De UU vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar studenten, onderzoekers, medewerkers en bezoekers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de AVG stelt.

 

  1. Voor welke doeleinden verwerkt de UU uw persoonsgegevens?

De persoonlijke gegevens die van u worden verzameld, worden door de UU gebruikt voor de bedrijfsvoering en voor het naar behoren uitvoeren van de wettelijke taken en plichten voor onderwijs en onderzoek. De belangrijkste processen waarvoor de UU persoonsgegevens verwerkt zijn: 

A. Onderwijsadministratie en onderwijsondersteuning: recruitment, werving & selectie van nieuwe studenten, studentenadministratie, interne en externe informatie­voor­zie­ning, vastleggen van uitslagen, afgifte certificaten, diploma's en graden, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met studenten, klantbetrokkenheid, relatiebeheer en marketing, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en management­rappor­tage, onderbouwing ten behoeve van accreditatieonderzoeken advies en begeleiding, behan­delen van geschillen, het kunnen uitvoeren van een accountantscontrole.

B. Personeelszaken: vaststellen van salarisaanspraken, uitvoeren van de arbeids­overeen­komst, regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienst­ver­band, interne en accountantscontrole en in verband met de bedrijfsmedische zorg. 

C. Bedrijfsvoering en financiën: financiële administratie, beheren van het inkoopsystemen en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van procedures gericht op IT, juridische zaken en ove­rige bedrijfsvoering. Recruitment, werving & selectie van nieuwe medewerkers en kandidaten, per­soneelsmanagement, interne en externe informatievoorziening, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met medewerkers, klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners, klant­­betrokkenheid, relatiebeheer, marketing en marktonderzoek, gezondheid, veiligheid en bevei­liging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, klachtafhandeling.

D. Facilitaire zaken: toegang- en beheersystemen, cameratoezicht, beheer parkeerfaciliteiten.

E. Algemene processen: Web content management, bibliotheeksysteem, fysieke en digitale archivering, medezeggenschap en verkiezingen, klachtenprocedure en beroep en bezwaar.

F. Wetenschappelijk onderzoek: De UU verwerkt persoonsgegevens door middel van de di­ver­se websites van de UU, zoals middels contactformulieren verkregen persoonsgegevens. Dit ge­beurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van de UU. Alle pro­ces­sen waarin persoonsgegevens worden verwerkt worden geregistreerd in een register van ver­wer­kingsactiviteiten. De UU heeft daarmee een compleet en actueel overzicht van alle gegevens­verwerkende processen.

 

  1. Van wie verzamelt de UU persoonsgegevens?

In de hierboven genoemde processen verzamelt de UU gegevens van verschillende categorieën van betrokkenen. Dit zijn: 
• Studenten
• Studiekiezers, aankomend studenten 
• Alumni
• Medewerkers, inclusief promovendi en sollicitanten 
• Externen, inclusief tijdelijke inhuurkrachten 
• Bezoekers van de website(s)
• Onderzoekssubjecten

 

  1. Welke persoonsgegevens verzamelt de UU?

In elk proces worden andere persoonsgegevens verzameld. De meest voorkomende gegevens zijn: 
• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats);
• bankrekeningnummer (IBAN);
• telefoonnummer;
• geboortedatum;
• geslacht;
• e-mailadres;
• interactiegegevens (bijvoorbeeld cookies of informatie die wordt ontvangen wanneer u contact opneemt met ons.)
• Beelden (foto’s en video’s) 
• Studie informatie, studievoortgang en studieresultaten
• Surf- en klikgedrag
• Onderzoeksgegevens

De UU verzamelt (persoons)gegevens direct bij u, maar in voorkomende gevallen ontvangt de UU ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.

 

  1. Geven en intrekken van toestemming 

De UU biedt diverse activiteiten die alleen uitgevoerd kan worden door gebruik te maken van uw persoonlijke gegevens. Denk hierbij aan bijvoorbeeld uw emailadres voor het sturen van een nieuwsbrief, promotionele e-mails of uw studiekenmerken voor het uitvoeren van onderzoek. Uw gegevens worden alleen gebruikt als u hiervoor expliciete toestemming geeft. U zult daarbij altijd geïnformeerd worden voor welke doeleinden uw gegevens worden gebruikt, welke gegevens het betreft en aan wie deze worden verstrekt. Geeft u de UU toestemming voor het gebruik van per­soon­lijke gegevens, dan kunt u deze toestemming op een later moment altijd intrekken. 

Hoe zorgt de UU voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt passende technische en orga­ni­satorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. De UU deelt persoons­gegevens alleen in overeenstemming met deze Privacyverklaring en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.

 

  1. Gegevensdeling met derden

In opdracht van de UU kunnen derden ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contrac­tu­eel vastgelegd in zogeheten 'verwerkersovereenkomsten'

Uw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. De UU kan uw (persoons)gegevens met derden delen wanneer u daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor heeft gegeven of als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeen­komst.

De UU verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organi­sa­ties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. 

De categorieën van derden waarmee de UU gegevens deelt zijn: 
• Overheidsinstanties, zoals DUO, Belastingdienst en IND
• Opsporingsinstanties
• Universiteiten
• Onderzoeksgroepen

 

  1. Doorgifte van uw gegevens buiten de EU

De UU verstrekt in enkele gevallen persoonsgegevens aan landen buiten de EU. Dit gebeurt in de volgende situaties: ten behoeve van communicatie met buitenlandse studenten die bij de UU gaan studeren, studenten van de UU die in het buitenland studeren en in het kader van weten­schap­pe­lijk onderzoek.

 

  1. Hoe lang worden gegevens bewaard? 
    De UU bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG. De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verza­meld zijn.

     

  2. Hoe kunt u uw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen?
    U kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan de UU. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke ver­plich­tingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houdt u er rekening mee dat het ver­strekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te contoleren.

Een veilige kopie van uw legitimatiebewijs maken, kunt u eenvoudig doen met de ‘Kopie Id’-app van de overheid die u in de kunt downloaden in de appstore. 

Stuur uw verzoek naar het volgende emailadres: privacy@uu.nl en noteer in het onderwerp welk verzoek het betreft. 

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

 

  1. Technische beveiliging

Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past de UU passende beveiligingstechnologie toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

 

  1. Cookies en clickgedrag

Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde pagi­na's. Het doel van het verzamelen van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. De UU gebruikt verschillende tools om de website optimaal te laten functioneren en het gebruiksgemak te verbeteren en om actief feedback bij gebruikers op te halen. Lees hier meer over de cookies die de UU gebruikt

 

  1. Privacybeleid van derden

Op de website van de UU zijn links opgenomen naar andere websites die niet tot de UU behoren. Wij kunnen geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom, u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens. 

 

  1. Vragen

Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken of een bericht sturen aan privacy@uu.nl. De functionaris voor gegevens­bescherming (FG) van de UU is tevens bereikbaar via dit emailadres.

 

Privacyverklaring - versie

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 17 mei 2018. De UU behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het privacystatement.

In het beleiddocument is te lezen hoe de UU omgaat met de verwerking van persoonsgegegevens. Dit document is – onder voorbehoud van instemming U-raad - voorlopig vastgesteld door het College van Bestuur op 29 mei 2018.