Privacyverklaring voor sollicitanten
We hechten als Universiteit Utrecht veel belang aan de privacy van sollicitanten. In deze privacyverklaring voor sollicitanten informeren wij jou op transparante wijze hoe wij omgaan met jouw gegevens.
Welke regels gelden voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Universiteit Utrecht gebonden aan de wet.
Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van de sollicitatieprocedure door Universiteit Utrecht worden gedaan.
Begrippen
- Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. In het kader van de sollicitatieprocedure zijn dit: naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, cv en motivatiebrief.
- Verwerken: het begrip ‘verwerken’ is een verzamelnaam voor alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Dit is niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, raadplegen, doorzenden en bijvoorbeeld het verwijderen van gegevens.
- Verwerkersverantwoordelijke: de Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerking van alle persoonsgegevens door of in opdracht van de Universiteit Utrecht.
Verwerking van persoonsgegevens na een sollicitatie
Als je bij ons solliciteert, verwerken wij jouw persoonsgegevens. Zo kunnen we je bijvoorbeeld uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Met jouw gegevens (motivatiebrief, curriculum vitae en eventuele andere voor dit doel aangeleverde documenten) is het mogelijk een zo goed mogelijk beeld van jou te krijgen. Ook kunnen wij door jou aangeleverde gegevens van anderen over referenten gebruiken voor het verkrijgen van referenties.
Goed om te weten is dat een Google- en social media- onderzoek deel kan uitmaken van de procedure. We bespreken de resultaten daarvan altijd met jou.
Toestemming
Voor dit alles vragen we jouw expliciete toestemming. In het digitale sollicitatieformulier kun je je toestemming kenbaar maken.
- Je hebt altijd het recht om deze toestemming weer in te trekken.
- Universiteit Utrecht zal nooit informatie verstrekken aan derden. Behalve wanneer de UU daartoe op grond van de wet verplicht is, of wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Na afronding van de sollicitatieprocedure bewaart Universiteit Utrecht de door jou aangeleverde documenten en gegevens nog een jaar. Mocht er binnen die termijn een andere passende vacature komen, dan kunnen we je daarvoor benaderen. Na dit jaar worden je gegevens verwijderd. Wil je je persoonsgegevens inzien, aanpassen of laten verwijderen, stuur dan een bericht naar ubd.hr.sollicitatie@uu.nl
Rechten
Bij de verwerking van je persoonsgegevens gelden bepaalde rechten namelijk:
- Recht op inzage en kopie: Je hebt het recht op inzage in, en een kopie van, alle data die van jou worden opgeslagen.
- Recht op rectificatie: Als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn of in strijd met de wet, heb je het recht om jouw gegevens te laten rectificeren.
- Recht op vergeten worden: Je kunt vragen om gegevens die van je zijn vastgelegd te wissen als je bezwaar hebt tegen de verwerking van die gegevens.
- Recht op beperking van de verwerking: Je kunt in bepaalde gevallen vragen de persoonsgegevens die van je worden verwerkt, te beperken.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij het organisatieonderdeel waar je hebt gesolliciteerd of bij de Functionaris Gegevensbescherming, bereikbaar via privacy@uu.nl.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 31 mei 2023.