Privacyverklaring voor sollicitanten

Inleiding

We hechten als Universiteit Utrecht veel belang aan de privacy van sollicitanten. In deze privacyverklaring voor sollicitanten informeren wij jou op transparante wijze hoe wij omgaan met jouw gegevens.

Welke regels gelden voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is de Universiteit Utrecht gebonden aan de wet.

Deze privacyverklaring heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens die in het kader van de sollicitatieprocedure door Universiteit Utrecht worden gedaan.

Begrippen

  • Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over je zeggen. In het kader van de sollicitatieprocedure zijn dit: naam, adres en woonplaats (NAW-gegevens), geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, cv en motivatiebrief.
  • Verwerken: het begrip ‘verwerken’ is een verzamelnaam voor alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Dit is niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, raadplegen, doorzenden en bijvoorbeeld het verwijderen van gegevens.
  • Verwerkersverantwoordelijke: de Universiteit Utrecht is verantwoordelijk voor de verwerking van alle persoonsgegevens door of in opdracht van de Universiteit Utrecht.

Grondslagen en doelen voor verwerking van persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie

Wij verwerken persoonsgegevens, omdat we deze persoonsgegevens nodig hebben als je bij ons solliciteert. Bijvoorbeeld om je te kunnen uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Een andere reden is dat wij een zo goed mogelijk beeld van je proberen te krijgen en willen beoordelen of jij geschikt bent voor de desbetreffende functie. Hiervoor kunnen wij ook gegevens gebruiken die wij van anderen over je krijgen. Bijvoorbeeld van voormalige werkgevers (via referenties via jou verkregen). Een Google- en social mediaonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. Resultaten worden met jou besproken. Al deze verwerkingen doen wij op basis van de uitvoering van de sollicitatieprocedure. Wij zullen geen informatie verstrekken aan derden, tenzij wij daartoe op grond van de wet verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Standaard verwijderen wij jouw persoonsgegevens 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond. Dit gaat om alle sollicitatiegegevens zoals je motivatiebrief, cv en eventuele assessmentgegevens. Het is mogelijk dat we jou tijdens de sollicitatieprocedure vragen of jij het goed vindt dat we jouw gegevens langer bewaren, voor maximaal de duur van een jaar. Dit kan voorkomen indien je bijvoorbeeld niet gekozen wordt voor de functie waarop je hebt gesolliciteerd, maar wij wellicht binnen een jaar een andere passende functie voor jou denken te hebben.

Rechten

Bij de verwerking van je persoonsgegevens gelden bepaalde rechten namelijk:

  • Recht op inzage en kopie: Je hebt het recht op inzage in, en een kopie van, alle data die van jou worden opgeslagen.
  • Recht op rectificatie: Als jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn of in strijd met de wet, heb je het recht om jouw gegevens te laten rectificeren.
  • Recht op vergeten worden: Je kunt vragen om gegevens die van je zijn vastgelegd te wissen als je bezwaar hebt tegen de verwerking van die gegevens.
  • Recht op beperking van de verwerking: Je kunt in bepaalde gevallen vragen de persoonsgegevens die van je worden verwerkt, te beperken.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kun je terecht bij het organisatieonderdeel waar je hebt gesolliciteerd of bij de Functionaris Gegevensbescherming, bereikbaar via privacy@uu.nl.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 10 juli 2018.