Creëer betrokkenheid bij nieuwe taken, ook als die ontstaan door crisis
Kim Loyens, Carina Schott en Noor de Boer van het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (USBO) hebben onderzoek gedaan naar de impact van de uitbraak van Covid-19 op het inspectiewerk door vijf federale sociale inspectiediensten in België. De sociale inspecteurs van deze diensten werden plotseling belast met het uitvoeren van controles op Corona-maatregelen. Hierdoor stond hun primaire inspectiewerk onder druk. Door verregaande steunmaatregelen aan bedrijven en ‘social distancing’ maatregelen ontstond ook ruimte voor frauduleus handelen. Bovendien kampten veel inspecteurs met frustraties over de zin van hun nieuwe taken.
Het onderzoek naar de inspectiediensten biedt praktische aanbevelingen die relevant zijn voor veel meer organisaties die te maken hebben met een crisis of in verandering zijn. Creëer betrokkenheid bij nieuwe taken, ook als die ontstaan door een crisis, en ontwikkel daar duidelijke, praktisch toepasbare instructies voor. En besef dat communicatie essentieel is tijdens een crisis.
In opdracht van de Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst (SIOD) in België hebben de Utrechtse onderzoekers de impact onderzocht van de uitbraak van Covid-19 op het inspectiewerk van vijf federale sociale inspectiediensten met een specifiek aandachtsgebied in de arbeidsomstandigheden. Al deze diensten zijn bovendien bevoegd voor de handhaving van sociale fraude, zwartwerk en illegale arbeid.
De Coronacrisis heeft ingrijpende gevolgen (gehad) voor de wijze waarop sociale inspecteurs van deze diensten hun werk moesten doen in de praktijk. Zo werden zij bevoegd voor de controle op Corona-maatregelen (o.a. beschermingsmaatregelen, telewerk, voldoende afstand op de werkplek), moesten ‘social distancing’ regels (o.a. dragen van mondkapje, 1,5 meter regel) gerespecteerd worden in de omgang met gecontroleerde bedrijven, werknemers en zelfstandigen en verliep communicatie met collega’s en andere diensten vaker digitaal dan voorheen.
Zorg voor een goede afstemming tussen nieuwe en primaire taken
Door de nieuwe taken kwam het primaire inspectiewerk onder druk te staan. Ook is de ruimte voor fraude toegenomen,” zegt projectleider Kim Loyens. “Van mensenhandel is bijvoorbeeld gezegd: ‘het is misschien toegenomen of door sluitingen verschoven naar andere sectoren, maar door ‘social distancing’ maatregelen waren controles moeilijker. Dat geldt ook voor de controle op fraude in ziekteverlof en tijdelijke werkloosheid. De steunmaatregelen aan bedrijven werden versoepeld, waardoor controle in de praktijk sterk bemoeilijkt werd. Zo hebben veel bedrijven tijdelijke werkloosheid aangevraagd voor hun werknemers, en daar is zeker in gefraudeerd. Dat is ook achteraf moeilijk te controleren. Wie er op welke dagen ‘werkloos’ was, kan de werkgever achteraf eenvoudig aanpassen. Dan is er al snel sprake van een papieren werkelijkheid. Daar is het nodige al over geschreven, maar daar zou nog meer onderzoek naar gedaan kunnen worden.
Zij hadden niet altijd het gevoel dat hun inzet bijdroeg aan de aanpak van de crisis
De inspecteurs moesten op de werkvloer kijken of de coronamaatregelen opgevolgd werden, zodat de impact van de pandemie in de bedrijven verminderd werd. Als wij hen ernaar vroegen, zeiden ze dat vooral de vaccins en de ziekenhuizen bijdroegen aan het bestrijden van corona. Inspecteurs hadden niet altijd het gevoel dat hun inzet veel positieve gevolgen had, en bijdroeg aan de aanpak van de crisis.
Controleren of mensen een mondkapje dragen of voldoende afstand houden, is natuurlijk een momentopname. Zodra je weg bent, kan het anders zijn. En wat ook voorkwam, was dat de inspecteurs controles moesten doen op een gebied waarop ze geen expertise hadden. Dat een inspecteur in sociaal recht met een ingenieur moest gaan praten over afzuigsystemen en luchtzuiveringssystemen, en of die wel aan de wettelijke regels voldeden. Of: met een IT’er praten over hoe essentieel diens aanwezigheid op de werkvloer was, of die eigenlijk niet beter thuis kon werken. Daarover moesten zij op dat moment beslissen.
Mensen moeten juist het gevoel hebben dat het zinvol is wat ze doen en dat de nieuwe taak niet ten koste gaat van hun primaire taak. Dat is in alle sectoren van belang.
We moeten dit doen maar het wordt ons onmogelijk gemaakt’, hoorden we dan ook heel vaak terug. Terwijl mensen juist het gevoel moeten hebben dat de nieuwe taak zinvol is wat ze doen en niet ten koste gaat van hun primaire taak. Dat is in alle sectoren van belang. Denk maar aan administratieve taken in het onderwijs.’
Carina Schott vult haar aan: “Er is alleen gezegd: dit moet je doen, want het is belangrijk. Dat zijn lessen die je mee kunt nemen naar een andere crisis, maar eigenlijk naar iedere organisatieverandering. Wil je iets voor elkaar krijgen? Alleen capaciteit en geld erin stoppen helpt niet.
Draaiboek voor betrokkenheid en communicatie
Extra taken kun je niet zomaar droppen maar moet je faciliteren,’ gaat Kim Loyens verder. ‘Om een taak in de praktijk uit te kunnen voeren, dient die aangepast te zijn op het werk van de betrokkenen, en niet van bovenaf bedacht zijn. Nu hoorden we bijvoorbeeld dat als een deskundige een keer meeging, uitleg gaf (ook over hoe je moeilijke beslissingen neemt) dat de inspecteurs al waren geholpen. Dat zijn eenvoudige ingrepen van grote waarde, dus betrek die betreffende diensten er vanaf het begin bij, is ons advies.
Uit de focusgroepen met werknemers van de verschillende diensten ontstond het idee van een draaiboek, waarin alle stappen staan die gezet moeten worden – voor alle niveaus. Wat moet je aan de top doen, wat moet je departementaal of regionaal doen, wat kun je als leidinggevende doen die de inspecteurs aanstuurt en wat kunnen de inspecteurs zelf concreet doen?
Creëer betrokkenheid bij nieuwe taken, ook als die ontstaan door een crisis, en ontwikkel daar duidelijke, praktisch toepasbare instructies voor. Betrek ook de experts. En besef dat communicatie essentieel is tijdens een crisis. Niet alleen top-down maar ook bottom-up. En: het is belangrijk om tegenstrijdige communicatie vanuit verschillende instanties te voorkomen.
Meer weten
Wilt u meer weten over dit onderzoek? Lees dan het volledige rapport Inspectiewerk tijdens de coronacrisis. Een verkenning van praktijken, ervaringen en mogelijke interventies in de Belgische federale sociale inspectiediensten ten gevolge van de uitbraak van Covid-19, of download de factsheet
U kunt ook contact opnemen met projectleider Kim Loyens: k.m.loyens@uu.nl.