Voordat een promotietraject kan worden afgerond, moeten de promovendus en zijn (co)promotor(en) verschillende acties ondernemen. Zonder onderstaande acties kan er geen verdedigingsceremonie plaatsvinden.

Promovendus

De promovendus moet op vier verschillende momenten actie ondernemen.

1. Niet meer dan zes maanden voor de beoogde datum van de verdedigingsceremonie

Na akkoord van de promotor, vraag Bureau Pedel om een voorlopige datum vast te stellen van de verdedigingsceremonie.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 20 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 1.

2. Ten minste twee en een halve maand voor de datum van de verdedigingsceremonie

E-mail de titelpagina en keerzijde van de titelpagina ter goedkeuring naar Bureau Pedel. Hanteer de strikte richtlijnen van Bijlage A (pdf-bestand of Word-bestand) en Bijlage B (pdf) bij het maken van de titelpagina en de keerzijde van de titelpagina.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 18 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 2 en 3.

Stuur het proefschrift naar de drukker. Dit is alleen toegestaan na acceptatie van Formulier 3. Dit formulier is ingevuld door de promotor en goedgekeurd door het College voor Promoties. Daarnaast moet de Pedel de titelpagina en de keerzijde van de titelpagina goedkeuren voordat het proefschrift naar de drukker mag. De genoemde voorwaarden nemen de tijd die nodig is voor het drukken van het proefschrift niet apart in acht. Dit (strakke) tijdschema geeft zeven weken de tijd voor het laten drukken van het proefschrift.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 15 en 18 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 4, 5, 6, 9 en 11.

3. Ten minste twee maanden voor de datum van de verdedigingsceremonie

De Universiteit Utrecht stelt voor de receptie na afloop van de promotie gratis een zaal beschikbaar. Deze zaal wordt geboekt op dezelfde dag waarop de datum van de verdedigingsceremonie is bevestigd. Neem zo spoedig mogelijk contact op met de catering, ook wanneer de ruimte niet wordt gebruikt. De catering wordt verzorgd door Catering Oud London. Zij zijn te bereiken via telefoon: (0)30 253 8254; of e-mail: cateringoudlondon@uu.nl.
Zie ook:  Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 6 en 28.g.
en informatie over de promotiereceptie en bereikbaarheid van het Academiegebouw (pdf).

Lever digitale informatie aan bij de Directie Communicatie en Marketing en de Universiteitsbibliotheek. Volg de instructies genoemd in Bijlage F (pdf).
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 18 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 7 en 25.

4. Ten minste drie weken voor de datum van de verdedigingsceremonie

Lever vijftien kopieën van het proefschrift in bij Bureau Pedel en mail een pdf-bestand van het digitale proefschrift samen met de Licentie tot deponeren (Bijlage G (doc)) naar pedel@uu.nl via SURFfilesender of WeTransfer.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 18, Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 8, 9, 10 and 11 and Bijlage G1 (doc) (Engelse versie).

Stuur een kopie van het proefschrift naar de voorzitter en leden van de promotiecommissie.

Regel een vergadering met de voorzitter van het College voor Promoties. De secretaresse van het departementshoofd of de decaan van de faculteit heeft de naam van de voorzitter.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 21, Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 13
en Bijlagen E (pdf) en E1 (pdf).

(Co)promotor(en)

De (co)promotor(en) moeten op vijf verschillende momenten in actie komen.

1. Niet meer dan zes maanden voor de beoogde datum van de verdedigingsceremonie

De promotor moet de promovendus toestemming geven om bij Bureau Pedel een voorlopige datum van de verdedigingsceremonie aan te vragen.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 20 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 1.

2. Ten minste vier maanden voor de beoogde datum van de verdedigingsceremonie

De promotor moet het digitale Formulier 2: ‘Goedkeuring manuscript door promotor(en) en voorstel samenstelling beoordelingscommissie’ invullen, printen en ondertekenen. Ook de andere promotoren (indien van toepassing) moeten dit formulier ondertekenen. Vervolgens moet het ondertekende formulier naar het departementshoofd of de decaan van de faculteit worden gestuurd.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 12.

Zodra de e-mail met de goedkeuring van Formulier 2 binnen is, moet uiterlijk 3,5 maanden voor de beoogde promotiedatum het manuscript naar de leden van de beoordelingscommissie worden gestuurd. De leden krijgen vier weken de tijd om hun beoordeling te geven.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 13.

3. Ten minste twee maanden voor de datum van de verdedigingsceremonie

De eerste promotor moet het digitale Formulier 3: ‘Verklaring beoordelingscommissie inzake verdediging proefschrift’ invullen, printen en ondertekenen. Vervolgens moet het ondertekende formulier naar het departementshoofd of de decaan van de faculteit worden gestuurd.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 15.

4. Ten minste vier weken voor de datum van de verdedigingsceremonie

Is er sprake van cum laude, dan zal de decaan de namen van de experts doorgeven aan de Rector Magnificus.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 16.

De Pedel wordt zo spoedig mogelijk ingelicht over een mogelijk cum laude.

5. Ten minste zeven werkdagen voor de datum van de verdedigingsceremonie

De eerste promotor moet het digitale Formulier 4: ‘Voorstel van beoordelingscommissie tot verlening cum laude’ invullen, uitprinten en ondertekenen. Vervolgens moet het ondertekende formulier zo snel mogelijk naar het departementshoofd of de decaan van de faculteit worden gestuurd.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 16 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 21.

De promotor zorgt voor de samenstelling van de promotiecommissie en licht de Pedel, voorzitter en leden van de promotiecommissie in. De promotor informeert de promotiecommissie tevens dat de kleding tijdens de promotie in overeenstemming dient te zijn met de waarde die de Universiteit Utrecht aan de promotieplechtigheid hecht. (Dit is inclusief een das voor mannelijke deelnemers.)
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 21.

 

Ga terug naar het overzicht van Reglementen en formulieren voor promovendi en (co)promotor(en).