Vereisten voor het voltooien van een promotietraject

Voordat een promovendus en de (co-)promotoren een promotietraject kunnen afronden, moeten zij verschillende acties ondernemen. Zonder onderstaande acties kan de promotieplechtigheid niet plaatsvinden.

Promovendus

De promovendus moet op zes verschillende momenten actie ondernemen.

1. Niet meer dan zes maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid

Stel met Bureau Pedel een voorlopige datum vast voor de promotieplechtigheid.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 20 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 1.

2. Ten minste vier maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid

Na afstemming met de (co-)promotor(en) kan de promovendus de pdf van het manuscript aan de registratie in MyPhD toevoegen. Na formele accordering in MyPhD door alle (co-)promotor(en) zal de eerste promotor met een e-mail worden verzocht een beoordelingscommissie samen te stellen.

Zodra de samenstelling van de beoordelingscommissie in MyPhD is goedgekeurd, zal de beoordelingscommissie vanuit MyPhD een verzoek tot beoordeling ontvangen. De leden krijgen vier weken de tijd om hun beoordeling te geven.

3. Ten minste twee en een halve maand voor de datum van de promotieplechtigheid

Registreer de titelpagina en keerzijde van de titelpagina in MyPhD. De Pedel zal de registratie controleren en goedkeuren, ook via MyPhD. Hanteer de strikte richtlijnen bij het maken van de titelpagina en de keerzijde van de titelpagina zoals die zijn aangegeven in de e-mail die MyPhD automatisch toestuurt na goedkeuring van de beoordelingscommissie.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 18 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 2 en 3.

Stuur het proefschrift naar de drukker. Dit is pas toegestaan nadat de beoordelingscommissie het manuscript en de Pedel de titelpagina en de keerzijde van de titelpagina hebben goedgekeurd. MyPhD stuurt over beide goedkeuringen een bericht aan de promovendus.

De genoemde voorwaarden nemen de tijd die nodig is voor het drukken van het proefschrift niet apart in acht. Dit (strakke) tijdschema geeft zeven weken de tijd voor het laten drukken van het proefschrift.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 15 en 18 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 4, 5, 6, 9 en 11.

4. Ten minste twee maanden voor de datum van de promotieplechtigheid

De Universiteit Utrecht stelt voor de receptie na afloop van de promotie gratis een zaal beschikbaar. Deze zaal wordt geboekt op dezelfde dag waarop de datum van de promotieplechtigheid is bevestigd. Neem zo spoedig mogelijk contact op met de catering, ook wanneer de ruimte niet wordt gebruikt. Neem contact op via telefoon (030 253 8254) of e-mail (reserveringen.academiegebouw@uu.nl).
Zie ook:  Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 6 en 28.g.
en informatie over de promotiereceptie en bereikbaarheid van het Academiegebouw (pdf).

5. Ten minste zes weken voor de beoogde promotiedatum

Registreer in MyPhD informatie voor de Directie Communicatie en Marketing en de Universiteitsbibliotheek, zoals aangegeven in de e-mail die MyPhD automatisch wordt toestuurt nadat de beoordelingscommissie het manuscript heeft goedgekeurd.

Gevraagd worden onder andere: populaire Nederlandse en Engelse samenvatting (maximaal 250 woorden) van het proefschrift en een Nederlandse wetenschappelijke samenvatting van het proefschrift. Deze samenvattingen moeten zijn goedgekeurd door de (co-)promotor(en).
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 18 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 7 en 25.

6. Ten minste drie weken voor de datum van de promotieplechtigheid

Lever vijftien kopieën van het proefschrift in bij Bureau Pedel. Upload de definitieve pdf van het proefschrift en de omslag (zoals naar de drukker is gestuurd) in MyPhD ten behoeve van de Universiteitsbibliotheek en vul het formulier in zoals aangegeven in de e-mail die MyPhD automatisch verstuurt na goedkeuring van het manuscript door de beoordelingscommissie. Let op: dit formulier bevat ook informatie over een eventuele embargoperiode van publicatie voor de Universiteitsbibliotheek.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 18, Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 8, 9, 10 and 11 and Bijlage G1 (doc) (Engelse versie).

Stuur een exemplaar van het proefschrift naar de voorzitter en leden van de promotiecommissie.

Regel een vergadering met de voorzitter van het College voor Promoties. De secretaresse van het departementshoofd of de decaan van de faculteit weet de naam van de voorzitter.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 21, Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 13
en Bijlagen E (pdf) en E1 (pdf).

(Co)promotor(en)

De (co)promotor(en) moeten op vijf verschillende momenten in actie komen.

1. Niet meer dan zes maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid

De promotor moet de promovendus toestemming geven om bij Bureau Pedel een voorlopige datum van de promotieplechtigheid aan te vragen.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 20 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 1.

2. Ten minste vier maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid

Na afstemming met de (co-)promotor(en) kan de promovendus de pdf van het manuscript aan de registratie in MyPhD toevoegen. Na formele accordering door alle (co-)promotor(en) zal de eerste promotor met een e-mail worden verzocht een beoordelingscommissie samen te stellen.

Deze moet de eerste promotor ten minste vier maanden voor de promotieplechtigheid via MyPhD registreren. Deze registratie is volledig digitaal en kan met één druk op de knop worden doorgestuurd ter controle en goedkeuring door het PhD Office, alle betrokken (co-)promotoren, het departementshoofd, de decaan en het bureau College voor Promoties.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 12.

Zodra de e-mail vanuit MyPhD met de goedkeuring van de samenstelling van de beoordelingscommissie binnen is, ontvangen de leden van de beoordelingscommissie vanuit MyPhD automatisch een verzoek om het manuscript te beoordelen. Dit doen zij via een link naar MyPhD, waarbij zij ook toegang hebben tot het manuscript. De leden krijgen vier weken de tijd om hun beoordeling te geven.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 13.

3. Ten minste twee en een halve maand voor de datum van de promotieplechtigheid

Zodra de goedkeuring van het manuscript door de beoordelingscommissieleden via MyPhD is geregistreerd, ontvangt de eerste promotor vanuit MyPhD een verzoek om de promotiecommissie via een link te registreren in MyPhD. Na correcte invoering stelt MyPhD de Pedel, voorzitter van de promotiecommissie en overige promotiecommissieleden op de hoogte via een e-mail. In de e-mail wordt ook aandacht gevraagd voor de kledingcode, lengte van de laudatio en de mogelijkheid een toga te lenen tijdens de promotieplechtigheid.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 15.

4. Ten minste vier weken voor de datum van de promotieplechtigheid

Is er sprake van een mogelijk cum laude, dan zal de decaan – na overleg met de voorzitter van de beoordelingscommissie (in sommige faculteiten is dit de decaan) en de promotor(en) – de namen van minimaal twee experts doorgeven via MyPhD aan de Rector Magnificus.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 16.

Als de experts instemmen met een cum laude, stelt het PhD Office de Pedel zo spoedig mogelijk op de hoogte.

5. Ten minste zeven werkdagen voor de datum van de promotieplechtigheid

Als de experts na uitgenodigd te zijn via MyPhD met hun beoordeling in MyPhD instemmen met een cum laude, zullen alle betrokkenen via een e-mail hiervan op de hoogte worden gebracht, inclusief de pedel.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 16 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 21.

 

Ga terug naar het overzicht van Reglementen en registratie voor promovendi en (co)promotor(en).