Registratie voor nieuwe promovendi

Ben je een nieuwe promovendus? Registreer je dan zo spoedig mogelijk in MyPhD, uiterlijk drie maanden na de start van je traject. Ook heb je een Training and Supervision Agreement of Opleiding- en Begeleidingsplan nodig. Deze stel je samen met je promotor op.

Welke documenten en informatie heb je nodig voor je registratie?

Het is handig om het volgende bij de hand te hebben wanneer je je registreert in MyPhD:

  • Een kopie van het meest relevante diploma. Vragen over de geldigheid van (buitenlandse) diploma's? Stel deze via Qdesk.
  • Informatie over het meest relevante diploma: MyPhD vraagt om naam instelling, naam opleiding, soort diploma, datum diploma.
  • Een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Deze kopie wordt uitsluitend gebruikt voor de juiste registratie van de naam, geboortedatum en geboorteplaats en niet ter controle van de identiteit van de persoon. Indien gewenst is het toegestaan om het burgerservicenummer (BSN) in de kopie onleesbaar te maken. Rijksoverheid.nl beschrijft hoe je veilig een legitimatiebewijs kunt kopiëren. Na goedkeuring van de registratie wordt de kopie van het paspoort verwijderd.
  • MyPhD vraagt ook om een werktitel van het proefschrift. Deze kan altijd in een later stadium nog worden aangepast.
  • De gegevens van de (co-)promotor(en). Vul de gegevens van (co)promotoren die niet werkzaam bij de Universiteit Utrecht of het UMC Utrecht zo volledig mogelijk in: volledige naam, voorletters, titulatuur, naam instituut, adres instituut, e-mail. Van de (co-)promotor(en) die wel werkzaam zijn bij de Universiteit Utrecht staan de gegevens in een hulplijst in MyPhD. Controleer hierbij of de juiste werkrelatie kiest.

Let op:

  • Faculteiten vragen zelf nog specifieke informatie en documenten bij de registratie. Voor vragen hierover, neem contact op met de facultaire contactpersoon (pdf) van de faculteit van je eerste promotor.
  • Het ontbreken van informatie of handtekeningen kan gevolgen hebben voor de ontheffing en/of toelating tot het promotietraject.
  • Voor meer informatie over het College voor Promoties en over MyPhD: neem contact op met de facultaire contactpersoon (pdf) van de relevante faculteit/het relevante departement.

Voor meer informatie over technische zaken rondom MyPhD, neem contact op via servicedesk@uu.nl.

Wat is het Training and Supervision Agreement (TSA)?

Het Training and Supervision Agreement schetst rechten en plichten van de promovendus en de doelstellingen van het onderzoekproject. Ook geeft het bij de meeste Graduate Schools een individueel studieplan weer dat formeel moet worden goedgekeurd. In MyPhD wordt de goedkeuring digitaal vastgelegd. Enkele faculteiten hebben ervoor gekozen om het Training and Supervision Agreement (TSA) separaat van het MyPhD-systeem te houden. Vraag bij je faculteit (of Graduate School? Of Supervisor?) na hoe jij je TSA moet regelen.

Wat moet(en) de (co)promotor(en) regelen?

De benoeming van de promotor(en) moet plaatsvinden voordat de betrokken hoogleraar met emeritaat is gegaan of een eervol ontslag heeft gekregen.

Zorg er als (co)promotor voor dat de promovendus zich registreert in MyPhD. Zodra de promovendus de digitale registratie heeft doorgestuurd ter controle en goedkeuring, handel zo spoedig mogelijk de e-mail af die vanuit MyPhD is verstuurd met het verzoek om goedkeuring.
Zie ook: het Promotiereglement (pdf) artikel 4 en 5.

De registratie in MyPhD is volledig digitaal en kan met één druk op de knop worden doorgestuurd ter controle en goedkeuring door de facultaire contactpersoon, alle betrokken (co-)promotoren, het departementshoofd (indien van toepassing), de decaan en het College voor Promoties.

Wat is de rol van de Graduate School?

De decanen hebben de zorg voor de opleiding en begeleiding van promovendi neergelegd bij de Graduate Schools. De Graduate Schools zijn verantwoordelijk voor de algemene toelatingseisen voor de promotieopleiding, opleiding en training van promovendi, begeleiding en kwaliteitszorg van de promotieopleiding.

Voor vragen over algemene toelatingsprocedures, opleiding en begeleiding kun je terecht bij je Graduate School.

Voor vragen over je aanstelling (indien van toepassing) en formele zaken t.b.v. het doorlopen van je promotietraject kun je contact opnemen met facultaire contactpersoon (pdf) van de faculteit van je promotor.

De registratie in MyPhD is volledig digitaal en kan met één druk op de knop worden doorgestuurd ter controle en goedkeuring door het PhD Office, alle betrokken (co-)promotoren, het departementshoofd, de decaan en het Bureau College voor Promoties.