Je promotietraject voltooien
Een promotieplechtigheid vormt de afsluiting van een promotietraject. Voordat een promovendus en de (co)promotoren een promotietraject kunnen afronden, moeten zij verschillende acties ondernemen. Zonder onderstaande acties kan de promotieplechtigheid niet plaatsvinden.
Tijdens de plechtigheid verdedigt de promovendus het proefschrift ten overstaan van een promotiecommissie. Promovendi spreken ook de belofte uit dat zij altijd wetenschappelijk integer zullen handelen. Daarna ontvangt de promovendus een in het Latijn geschreven diploma (bul), een Engelse vertaling en een rechtsgeldige Engelse verklaring van het doctoraat. De promovendus ontvangt slechts één origineel van de bul. Zie ook de Aanwijzingen voor promovendi (pdf), artikel 27.
Bekijk voor meer informatie over de belofte:
De promovendus moet op de volgende momenten actie ondernemen.
1. Ten minste vier maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid
Na afstemming met de (co)promotor(en) kan de promovendus de pdf van het manuscript uploaden in MyPhD. Na formele accordering in MyPhD door alle (co)promotor(en) zal de eerste promotor met een e-mail worden verzocht een beoordelingscommissie samen te stellen.
Zodra de samenstelling van de beoordelingscommissie in MyPhD is goedgekeurd, zal de beoordelingscommissie vanuit MyPhD een verzoek tot beoordeling met een link naar het geüploade manuscript ontvangen. De leden krijgen vier weken de tijd om hun beoordeling te geven.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 14.
2. Uiterlijk 3,5 maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid
Na de goedkeuring van de samenstelling de beoordelingscommissie krijgt de promovendus hiervan bevestiging per mail. Vanaf dit moment kan de promovendus met Bureau Pedel een voorlopige datum vaststellen voor de promotieplechtigheid.
3. Ten minste twee en een halve maand voor de datum van de promotieplechtigheid
Registreer de titelpagina en keerzijde van de titelpagina in MyPhD. De Pedel zal de registratie controleren en goedkeuren, ook via MyPhD. Hanteer de strikte richtlijnen bij het maken van de titelpagina en de keerzijde van de titelpagina zoals die zijn aangegeven in de e-mail die MyPhD automatisch toestuurt na goedkeuring van de beoordelingscommissie.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 19 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 2 en 3.
Pas nadat alle betrokkenen het manuscript en de Pedel de titelpagina en de keerzijde van de titelpagina hebben goedgekeurd kan het proefschrift naar de drukker. MyPhD stuurt over beide goedkeuringen een bericht aan de promovendus.
De genoemde voorwaarden nemen de tijd die nodig is voor het drukken van het proefschrift niet apart in acht. Dit (strakke) tijdschema geeft zeven weken de tijd voor het laten drukken van het proefschrift.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 16 en 19 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 4, 5, 6, 9 en 11.
4. Ten minste twee maanden voor de datum van de promotieplechtigheid
Informatie over de mogelijkheden om online dan wel fysiek in het Academiegebouw te promoveren kunt u bij de pedel opvragen, tel. 030 253 8259.
5. Ten minste zes weken voor de beoogde promotiedatum
Registreer in MyPhD informatie voor de Directie Communicatie en Marketing en de Universiteitsbibliotheek, zoals aangegeven in de e-mail die MyPhD automatisch toestuurt nadat de beoordelingscommissie het manuscript heeft goedgekeurd.
Gevraagd worden onder andere: populaire Nederlandse en Engelse samenvatting (maximaal 250 woorden) van het proefschrift en een Nederlandse wetenschappelijke samenvatting van het proefschrift. Deze samenvattingen moeten zijn goedgekeurd door de (co)promotor(en).
Zie ook: het Promotiereglement artikel 19 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 7 en 25.
6. Ten minste drie weken voor de datum van de promotieplechtigheid
Stuur 1 exemplaar van het proefschrift aan Bureau Pedel. (Dit geldt voor fysieke en online promoties). Neem op de dag van de fysieke promotie nog 11 exemplaren mee. Voor online promoties is dit niet nodig.
Upload de definitieve pdf van het proefschrift en de omslag (zoals naar de drukker is gestuurd) in MyPhD ten behoeve van de Universiteitsbibliotheek en vul het formulier in zoals aangegeven in de e-mail die MyPhD automatisch verstuurt na goedkeuring van het manuscript door de beoordelingscommissie. Let op: dit formulier bevat ook informatie over een eventuele embargoperiode van publicatie voor de Universiteitsbibliotheek.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 19, Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 8, 9, 10 en 11.
Stuur een exemplaar van het proefschrift naar de voorzitter en leden van de promotiecommissie.
Regel een kennismakingsgesprek met de voorzitter van de promotieplechtigheid. De naam van de voorzitter is op te vragen bij de facultaire contactpersoon van uw departement of faculteit.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 21, Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 13.
De (co)promotor(en) moeten op de volgende momenten in actie komen.
1. Ten minste vier maanden voor de beoogde datum van de promotieplechtigheid
Na afstemming met de (co)promotor(en) kan de promovendus de pdf van het manuscript uploaden in MyPhD. Na formele accordering door alle (co)promotor(en) zal de eerste promotor met een e-mail worden verzocht de samenstelling van de beoordelingscommissie via MyPhD in te dienen ter goedkeuring.
Zodra de e-mail vanuit MyPhD met de goedkeuring van de samenstelling van de beoordelingscommissie binnen is, ontvangen de leden van de beoordelingscommissie vanuit MyPhD automatisch een verzoek om het manuscript te beoordelen. Dit doen zij via een link naar MyPhD, waarbij zij ook toegang hebben tot het manuscript. De leden krijgen vier weken de tijd om hun beoordeling te geven.
Nadat de samenstelling van de beoordelingscommissie is goedgekeurd, ontvangt de promovendus hiervan bericht. Vanaf dit moment kan een promotiedatum met de Pedel worden afgesproken.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 12, 13 en 14.
2. Ten minste twee en een halve maand voor de datum van de promotieplechtigheid
Zodra de goedkeuring van het manuscript door de beoordelingscommissieleden via MyPhD is geregistreerd, ontvangt de eerste promotor vanuit MyPhD een verzoek om de promotiecommissie via een link te registreren in MyPhD. Na correcte invoering stelt MyPhD de Pedel, de voorzitter van de promotiecommissie en de overige promotiecommissieleden op de hoogte via een e-mail. De pedel brengt de betrokkenen via een separate mail op de hoogte van de gang van zaken rond de plechtigheid.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 16 en 22.
3. Ten minste vier weken voor de datum van de promotieplechtigheid
Is er sprake van een mogelijke cum laude toekenning, dan zal de decaan – na overleg met de voorzitter van de beoordelingscommissie (in sommige faculteiten is dit de decaan) en de promotor(en) – de namen van minimaal twee experts doorgeven via MyPhD aan de Rector Magnificus.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 17.
4. Ten minste vijf werkdagen voor de datum van de promotieplechtigheid
Als de experts na uitgenodigd te zijn via MyPhD met hun beoordeling in MyPhD instemmen met een mogelijke cum laude toekenning, zullen alle betrokkenen via een e-mail door de decaan hiervan op de hoogte worden gebracht, inclusief de pedel.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 17 en Aanwijzingen voor promovendi (pdf) artikel 21.