Promovendi en hun (co)promotoren moeten verschillende formulieren ingevuld aanleveren voordat een promotietraject kan starten, danwel kan worden afgerond.

Reglementen voor en tijdens het promotietraject

Voor en tijdens een promotietraject, moeten de promovendus en zijn (co)promotoren erop toezien dat het promotiereglement (pdf) wordt gevolgd.

In het promotiereglement van de Universiteit Utrecht is een aantal wettelijke bepalingen opgenomen zoals die in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) zijn vastgelegd, evenals een aantal voorwaarden die door het College voor Promoties van de Universiteit Utrecht zijn vastgesteld.

In het promotiereglement is onder meer te lezen wie toegang heeft tot de promotie, hoe de promotoren en copromotoren aangewezen worden, hoe het proefschrift tot stand moet komen en hoe de beoordelingscommissie wordt samengesteld. Per 1 januari 2018 kunnen ook sommige UHD’s als promotor aangewezen worden, lees hier de voorwaarden die gebaseerd zijn op de VSNU-handreiking.

Zie ook brief van de Rector Magnificus (pdf) met procedures omtrent promoveren en de in de brief genoemde bijlagen E (pdf) en E1 (pdf).

JOINT DOCTORATE

Voor joint doctorates biedt de Universiteit Utrecht een speciale regeling. Het is mogelijk om een joint doctorate op te zetten in samenwerking met een of meer buitenlandse universiteiten. Voor een dergelijk joint doctorate moet ruim van tevoren toestemming worden gevraagd bij het college voor promoties.

In de regeling (pdf) staat aangegeven hoe binnen de Universiteit Utrecht toestemming moet worden aangevraagd voor een joint doctorate en aan welke voorwaarden de joint doctorate moet voldoen.

League of European Research Universities (LERU)

De Universiteit Utrecht is lid van de League of European Research Universities (LERU). De LERU heeft zich uitgesproken over de meerwaarde van joint doctorates:

Registratie voor het starten van een promotietraject

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden na de start van het onderzoek/de aanstelling, moet een Training and Supervision Agreement worden opgesteld, evenals een studieplan. Daarnaast moet de promovendus zich op de juiste wijze registreren.

TRAINING AND SUPERVISION AGREEMENT

Voordat het werk kan beginnen, moet de promovendus een formeel geschreven overeenkomst opstellen. De overeenkomst schetst rechten en plichten en de doelstellingen van het onderzoekproject en geeft bij de meeste Graduate Schools een individueel studieplan weer, dat formeel moet worden goedgekeurd, wie ondertekent is afhankelijk van de Graduate School/faculteit, de desbetreffende namen staan in de overeenkomst genoemd. Het juiste formulier voor het Training and Supervision Agreement wordt verschaft door het PhD Office van de betreffende Graduate School.

Studieplan

Het studieplan beschrijft het opleidingsdeel van de promotie, zoals methodologiecursussen die de onderzoeks- en presentatievaardigheden van de promovendus versterken. Verder kan het studieplan conferenties en congressen bevatten. De promovendus neemt in het studieplan ook voortgangsgesprekken met de (co)promotoren op.

Registratie

Voordat een promotietraject kan beginnen, moeten de promovendus en de (co)promotoren zich op de correcte manier registreren.

De pagina Registratievoorschriften voor promovendi en (co)promotoren licht toe hoe dit moet.

Vereiste handelingen om een promotietraject te voltooien

Een promotietraject wordt voltooid met een verdedigingsceremonie. Om deze ceremonie te mogen hebben, moet tijdens het promotietraject aan verschillende zaken worden voldaan.
Alle vereiste handelingen zijn opgesomd op de pagina Vereisten voor het voltooien van een promotietraject.

Verdedigingsceremonie

Tijdens de verdedigingsceremonie ontvangt de promovendus een in het Latijn geschreven diploma, een Engelse vertaling en een rechtsgeldige Engelse verklaring van het doctoraat. De promovendus ontvangt slechts één origineel van de bul. Zie ook de Aanwijzingen voor promovendi (pdf), artikel 27.

Bekijk voor meer informatie over de belofte Bijlage E (pdf): 'Tekst zoals uitgesproken tijdens de promotie tot doctor' en Bijlage E1 (pdf): 'Veelgestelde vragen bij belofte voor promovendi'.