Reglementen en registratie

Promovendi moeten zich registreren in het universitaire promovendivolgsysteem MyPhD, voordat een promotietraject kan starten. Gedurende het traject kunnen aanvullingen worden ingevoerd. Tegen het eind van het promotietraject moet de eerste promotor in MyPhD vervolgstappen registreren voor de voortgang en afronding van het traject en de promotieplechtigheid.

Reglementen voor en tijdens het promotietraject

Voor en tijdens een promotietraject, moeten de promovendus en zijn (co)promotoren erop toezien dat het promotiereglement (pdf) wordt gevolgd.

In het promotiereglement van de Universiteit Utrecht is een aantal wettelijke bepalingen opgenomen zoals die in de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) zijn vastgelegd, evenals een aantal voorwaarden die door het College voor Promoties van de Universiteit Utrecht zijn vastgesteld.

Het promotiereglement stelt onder meer wie toegang heeft tot de promotie, hoe de promotoren en copromotoren aangewezen worden, hoe het proefschrift tot stand moet komen en hoe de beoordelingscommissie wordt samengesteld. Per 1 januari 2018 kunnen ook sommige UHD’s als promotor aangewezen worden, lees hier de voorwaarden die gebaseerd zijn op de VSNU-handreiking.

Zie ook brief van de Rector Magnificus (pdf) met procedures omtrent promoveren.

JOINT DOCTORATE

Voor joint doctorates biedt de Universiteit Utrecht een speciale regeling. Het is mogelijk om een joint doctorate op te zetten in samenwerking met een of meer buitenlandse universiteiten. Voor een dergelijk joint doctorate moet ruim van tevoren toestemming worden gevraagd bij het college voor promoties.

In de regeling (pdf) staat aangegeven hoe binnen de Universiteit Utrecht toestemming moet worden aangevraagd voor een joint doctorate en aan welke voorwaarden de joint doctorate moet voldoen.

League of European Research Universities (LERU)

De Universiteit Utrecht is lid van de League of European Research Universities (LERU). De LERU heeft zich uitgesproken over de meerwaarde van joint doctorates:

Registratie voor het starten van een promotietraject

Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden na de start van het onderzoek/de aanstelling, moet registratie in MyPhD plaatsvinden. In het universitaire promovendivolgsysteem zijn ook aspecten met betrekking tot een Training and Supervision Agreement opgenomen. Enkele faculteiten hebben ervoor gekozen om het Training and Supervision Agreement (TSA) separaat van het MyPhD-systeem te houden. Promovendi van deze faculteiten zullen door de betreffende Graduate School bij de start van het onderzoek/de aanstelling van informatie worden voorzien.

TRAINING AND SUPERVISION AGREEMENT

Het Training and Supervision Agreement schetst rechten en plichten van de promovendus en de doelstellingen van het onderzoekproject. Ook geeft het bij de meeste Graduate Schools een individueel studieplan weer dat formeel moet worden goedgekeurd. In MyPhD wordt de goedkeuring digitaal vastgelegd. Bij de faculteiten waar nog een separate (papieren) TSA overeenkomst wordt gebruikt, staan de namen van degenen die de overeenkomst moeten bekrachtigen met een handtekening in de overeenkomst genoemd.

Studieplan

Het studieplan is onderdeel van het Training and Supervision Agreement en beschrijft het opleidingsdeel van de promotie, zoals methodologiecursussen die de onderzoeks- en presentatievaardigheden van de promovendus versterken. Verder kan het studieplan conferenties en congressen bevatten. De promovendus neemt in het studieplan ook voortgangsgesprekken met de (co-)promotoren op. Voor de faculteiten die gebruik maken van de TSA-voorzieningen in MyPhD is het mogelijk om gedurende het gehele promotietraject cursussen e.d. aan te vullen in het dossier, inclusief het uploaden van bijvoorbeeld een diploma. Ook kunnen voortgangsgesprekken worden genoteerd in MyPhD.

Registratie

Voordat een promotietraject kan beginnen, moeten de promovendus en de (co)promotoren zich op de correcte manier registreren.

De pagina Registratievoorschriften voor promovendi en (co)promotoren licht toe hoe dit moet.

Vereiste handelingen om een promotietraject te voltooien

Een promotietraject wordt voltooid met een promotieplechtigheid. Tijdens de plechtigheid verdedigt de promovendus het proefschrift ten overstaan van een promotiecommissie. Om tot de plechtigheid te worden toegelaten, moeten de promovendus en (co-)promotoren tijdens het promotietraject aan verschillende zaken voldoen.
Alle vereiste handelingen zijn opgesomd op de pagina Vereisten voor het voltooien van een promotietraject.

Promotieplechtigheid

Tijdens de promotieplechtigheid ontvangt de promovendus een in het Latijn geschreven diploma (bul), een Engelse vertaling en een rechtsgeldige Engelse verklaring van het doctoraat. De promovendus ontvangt slechts één origineel van de bul. Zie ook de Aanwijzingen voor promovendi (pdf), artikel 27.

Bekijk voor meer informatie over de belofte Bijlage E (pdf): 'Tekst zoals uitgesproken tijdens de promotie tot doctor' en Bijlage E1 (pdf): 'Veelgestelde vragen bij belofte voor promovendi'.