Bedrijfsvoering nationale politie vereist aandacht voor samen leren

De Politiewet 2012 heeft geleid tot een landelijk politiekorps. Doel was om de politie efficiënter en effectiever te maken. De verwachting was dat met name rondom de bedrijfsvoering, veel schaalvoordelen te behalen waren. De Commissie Kuijken concludeerde in 2017 echter dat het toewerken naar een gecentraliseerde bedrijfsvoering lastig bleek en adviseerde toe te werken naar een flexibele en lerende organisatie. Dit is door de politie vertaald in een zogenaamde veranderbeweging voor de bedrijfsvoering. Doel hiervan was toe te werken naar een zelflerende bedrijfsvoeringsorganisatie die flexibel en wendbaar in kan spelen op de uitdagingen van de toekomst. De Universiteit Utrecht heeft onderzocht hoe deze verandering ervoor staat.

De onderzoekers concluderen dat een goede start gemaakt is, maar ook dat nog verschillende belangrijke stappen nodig zijn om bij de bedrijfsvoering van de politie te kunnen spreken van een zelflerende organisatie. Aan de hand van onder meer de ervaringen rond vijf concrete casussen doen de onderzoekers aanbevelingen. Zo is het van belang te prioriteren welke opgaven door de bedrijfsvoering opgepakt moeten worden, structuren te bieden die het leren vergemakkelijken en de opgedane kennis en ervaringen goed in te bedden in de organisatie.

Samen verder leren: een zaak van prioriteren, faciliteren en institutionaliseren

Op verzoek van de politie heeft het Wetenschappelijk Onderzoek- en Datacentrum (WODC) van het ministerie van Justitie en Veiligheid laten onderzoeken hoe de verandering richting een zelflerende organisatie ervoor staat. Dit onderzoek is uitgevoerd door onderzoekers van USBO advies, onderdeel van het Departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (USBO) van de Universiteit Utrecht. Hun bevindingen staan in het rapport Samen verder leren: een zaak van prioriteren, faciliteren en institutionaliseren. Lerende evaluatie voor de doorontwikkeling bedrijfsvoering politie.

Leren in de praktijk

Om te bepalen wat de veranderbeweging beoogde, in hoeverre deze effect heeft gehad op het leren en welke factoren deze beweging kunnen versterken, keken de onderzoekers van USBO advies naar de bedrijfsvoering rondom vijf concrete casussen: Robotic Process Automation, het Nationale Politie Introductieprogramma, Blue Portaal, de invoering van het stroomstootwapen en de opbouw van de decentrale activiteiten rond Bewaken en Beveiligen.

Kennis en ervaring meenemen bij nieuwe initiatieven

Waar hebben we het eigenlijk over, als het over leren in de organisatie gaat? Het gaat erom dat men het wiel niet elke keer opnieuw hoeft uit te vinden en kennis en ervaring uit eerdere projecten meegenomen wordt bij nieuwe initiatieven, zegt Marie-Jeanne Schiffelers, projectleider van het onderzoek.

Neem bijvoorbeeld de invoering van het stroomstootwapen. Dat was een complex proces dat heel secuur en goed onderbouwd aangepakt moest worden om rekening te houden met alle maatschappelijke, veiligheids- en operationele zaken die daarbij komen kijken. Dit proces heeft heel veel kennis en ervaring opgeleverd over het werken aan dit soort complexe opgaven. De zorg is echter dat deze kennis en ervaring niet veel verder komt dan de groep medewerkers die betrokken waren bij invoering van het stroomstootwapen, omdat er vaak geen tijd en capaciteit is voor een goede overdracht en omdat de volgende dringende opgaven zich alweer aandienen. De organisatie leert dan wel binnen specifieke projecten maar het breder leren met en van elkaar blijft dan uit, zegt Schiffelers.

Cultuurverandering die tijd en aandacht vergt

Er is binnen de politieorganisatie de afgelopen jaren veel aandacht geweest voor het toewerken naar een meer lerende organisatie. Net als iedere cultuurverandering vergt ook deze verandering veel tijd, aandacht, ruimte en capaciteit. En precies deze elementen zijn schaars binnen de politieorganisatie.  Er kan dan ook nog niet gesproken worden van een lerende organisatie die structureel aandacht heeft voor ‘leren leren’. 

De veeleisende buitenwereld leidt voortdurend tot nieuwe opgaven voor de politie. Het daarop inspringen om problemen op te lossen, is onderdeel van het DNA van de politie. Het leren lukt vooral rondom specifiek projecten waar het delen van ervaringen en kennis op individueel en groepsniveau goed tot stand wordt gebracht. Dat garandeert echter niet de borging van het geleerde in de bredere organisatie. 

Zonder inbedding gaan de kennis en ervaring verloren

Leren op organisatieniveau vergt namelijk dat het ingebed wordt in systemen, structuren, strategieën en routines. Leren moet een vast onderdeel zijn van de manier waarop mensen in de organisatie met elkaar omgaan. Van dergelijke institutionalisering van leren is nu nog onvoldoende sprake.

Door het gebrek aan deze structurele inbedding van kennis en ervaring loopt de politieorganisatie het risico dat die opgedane kennis verloren gaat. Dat risico wordt versterkt door het feit dat op relatief korte termijn veel politiemedewerkers met pensioen gaan en hun kennis en ervaring daarmee kunnen verdwijnen. Het faciliteren en institutionaliseren van het samen leren op organisatieniveau moet ervoor zorgen dat de kennis ingebed wordt en behouden blijft in de politieorganisatie.

Verder leren

De veranderbeweging rond de bedrijfsvoering binnen de politie is nog volop gaande. Vooruitkijkend naar de uitdagingen die eraan komen, stellen de onderzoekers dat drie aspecten nodig zijn om de ingezette veranderbeweging naar een zelflerende organisatie te versterken:
 

1. Prioriteren van bedrijfsvoeringsopgaven. Het verder verbeteren van de bedrijfsvoering vraagt om duidelijke keuzes van de politietop. Daarbij dient er zicht te zijn op hoeveel veranderingen de organisatie de komende jaren aankan en welke veranderingen prioriteit hebben.
    
2. Faciliteren van leergedrag. De gewenste veranderbeweging moet uiteindelijk leiden tot gedragsverandering van politiemedewerkers rondom leren, zowel vanuit de operatie, Politie Diensten Centrum (PDC) als beleidsteams. Leergedrag kan gefaciliteerd worden door structuren die het leren vergemakkelijken en borgen en die mensen rust en ruimte geven en belonen voor goede initiatieven.
    
3. Institutionaliseren van werkwijzen. De politie is goed in het uitvoeren van en leren tijdens tijdelijke, duidelijk afgebakende pilots, projecten en programma’s, maar een continue verbetering van de bedrijfsvoering vraagt dat tijdelijke initiatieven ingebed worden in cultuur, structuur en processen van de organisatie.

Onderzoeksteam

Het onderzoeksteam bestaat uit: Marie-Jeanne Schiffelers (projectleider), Kim Loyens en Scott Douglas. Met medewerking van: Joly-Eline Himpers, Mirko Noordegraaf, Sjors Overman en Tom Overmans.

Meer informatie

Wilt u meer weten over dit onderzoek? Lees dan het volledige rapport Samen verder leren: een zaak van prioriteren, faciliteren en institutionaliseren. Lerende evaluatie voor de doorontwikkeling bedrijfsvoering politie.

U kunt ook contact opnemen met projectleider Marie-Jeanne Schiffelers: (m.j.w.a.schiffelers@uu.nl).