Privacyverklaring voor sollicitanten
Deze privacyverklaring is specifiek bedoeld voor sollicitanten die solliciteren op een vacature van de Universiteit Utrecht. We waarderen de interesse in onze vacatures in hoge mate en hechten als Universiteit Utrecht veel belang aan de privacy van sollicitanten. In deze privacyverklaring voor sollicitanten informeren wij jou daarom op transparante wijze hoe wij omgaan met jouw gegevens en wat voor rechten jij daarbij hebt.
Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?
De Universiteit Utrecht (UU) is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staat omschreven. De UU is een publiekrechtelijk rechtspersoon krachtens artikel 1.8 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en is gevestigd aan de Heidelberglaan 8, te (3584 CS) Utrecht. De UU heeft de wettelijke plicht jouw persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken. De UU vindt het van essentieel belang dat de persoonsgegevens van haar medewerkers met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Voorop staat dat wij ernaar streven om in alle gevallen aan de eisen te houden die de AVG stelt.
Welke persoonsgegevens verzamelt de UU van mij?
De UU verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is voor de sollicitatieprocedure. Deze zijn als volgt:
- Voor- en achternaam;
- Adres en woonplaats;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- CV;
- Motivatiebrief;
- IP-adres.
Voor welke doeleinden verwerkt de UU mijn persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend met een bepaald doel verwerkt. In dit geval worden jouw persoonsgegevens verwerkt voor de sollicitatieprocedure of om je op de hoogte te houden van nieuwe, interessante vacatures die bij jouw opgegeven voorkeuren passen. Je bent in ieder geval niet verplicht om jouw gegevens achter te laten.
Wat is de wettelijke grondslag voor het verwerken van mijn persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden enkel verwerkt indien hier een wettelijke grondslag voor bestaat. De grondslag van de verwerkingen in het kader van de sollicitatieprocedures is het gerechtvaardigd belang. De UU heeft er belang bij om jouw persoonsgegevens te verwerken om zo het sollicitatieproces uit te kunnen voeren en nieuw personeel aan te kunnen nemen. Hierbij is het noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te verwerken. Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan nodig is voor de sollicitatieprocedure. Hierbij worden jouw rechten en vrijheden zoveel mogelijk gewaarborgd.
Wat zijn de bewaartermijnen?
De UU bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. De verkregen persoonsgegevens tijdens de sollicitatieprocedure worden tot 4 weken bewaard. Met jouw toestemming kunnen wij deze gegevens ook tot 1 jaar bewaren. Dit kan handig zijn als er in een later stadium een passende functie vrijkomt dat past bij jouw profiel. Je bent er volledig vrij in om ervoor te kiezen of je hiervoor toestemming wil geven. Daarbij heb je het recht om te allen tijde jouw toestemming weer in te trekken, zonder opgaaf van redenen. Dit heeft geen verdere gevolgen voor jou of voor de sollicitatieprocedure.
Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met de digitale omgeving genaamd Ubeeo via waar je je sollicitatie kunt indienen. Met deze partij is een verwerkersovereenkomst gesloten waarin onder andere afspraken gemaakt zijn over de nodige technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen. Er vindt verder geen doorgifte plaats van jouw persoonsgegevens buiten de Europese Unie.
Geautomatiseerde besluitvorming
Er wordt op geen enkele wijze geautomatiseerde besluiten genomen zonder enige menselijke tussenkomst.
Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?
De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens en heeft daarom passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om jouw persoonsgegevens goed te beschermen. Zo heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. Daarnaast neemt de UU organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden en zodat de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum beperkt wordt. Mocht je hier nog meer vragen over hebben, neem dan gerust contact op met ons via privacy@uu.nl.
Wat zijn mijn privacyrechten?
Bij het verwerken van jouw persoonsgegevens heb je een groot aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Zo heb je het recht om tijdig, duidelijk en volledig te worden geïnformeerd over de wijze van verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook heb je het recht op inzage, wijzigen en beperken van je gegevens. Je kunt ook verzoeken je gegevens te laten verwijderen. Dit is echter slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Je hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die voortvloeien uit volledig geautomatiseerde processen (dus zonder menselijke tussenkomst) waar je serieuze gevolgen van kunt ondervinden. En tot slot heb je in bepaalde gevallen het recht om een hele set aan gegevens die we van je hebben, te laten overdragen op een andere organisatie. Dit wordt het recht op overdraagbaarheid genoemd. Ben je benieuwd naar jouw rechten als werknemer van de UU? Raadpleeg dan hier de privacyverklaring voor werknemers.
Je kunt je verzoek indienen via het volgende formulier: Formulier privacy verzoek (uu.nl). Bij het indienen van je verzoek kan het mogelijk voorkomen dat we je een aantal vragen stellen om jouw identiteit vast te stellen.
Contact- en klachtmogelijkheden
Heb je naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken of een e-mail sturen aan privacy@uu.nl. Daarnaast bestaat ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij onze Functionaris voor gegevensbescherming (FG) via fg@uu.nl. Je hebt tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over het gebruik van jouw persoonsgegevens. Dit kan via de website van AP.
Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 4 maart 2024. De UU behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring.