Privacyverklaring UU Repository
De Universiteit Utrecht verwerkt je persoonsgegevens wanneer je jouw werk open access publiceert via de Utrecht University Repository. In deze Privacyverklaring lees je onder andere hoe wij dat doen en hoe je jouw privacyrechten kunt uitoefenen.
1. Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens bij het aangaan van een licentieovereenkomst?
De persoonlijke gegevens die van jouw worden verzameld, worden door de UU gebruikt om een licentieovereenkomst met je aan te kunnen gaan. Ook worden ze gebruikt om jouw auteursrechtelijke werk open access beschikbaar te stellen via de Utrecht University Repository.
2. Welke persoonsgegevens verzamelt de UU bij het aangaan van de licentieovereenkomst?
- naam
- woonplaats
- publicaties
3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Het is onze taak om kennis te delen ten behoeve van de maatschappij. Hiervoor is het nodig persoonsgegevens te verwerken.
4. Wanneer delen we gegevens met derden?
In opdracht van de UU kunnen derden ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten 'verwerkersovereenkomsten'.
Jouw persoonsgegevens worden niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. De UU kan je (persoons)gegevens met derden delen wanneer je daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor heeft gegeven of als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.
De UU verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraudebestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
5. Hoe lang worden gegevens bewaard?
De UU bewaart je persoonsgegevens zolang er publicaties van jou in de Utrecht University Repository zijn opgenomen. Dit is in beginsel voor onbepaalde tijd.
6. Hoe kun je jouw gegevens inzien, corrigeren, overdragen of verwijderen?
Je kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan de UU. Geef daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. Ook kun je een verzoek doen om jouw gegevens over te laten dragen. Daarnaast kun je verzoeken jouw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover de UU nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houd er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om jouw identiteit te controleren.
Een veilige kopie van jouw legitimatiebewijs maken, kun je eenvoudig doen met de ‘Kopie Id’-app van de overheid die je kunt downloaden in de appstore.
Stuur jouw verzoek naar het volgende emailadres: privacy@uu.nl en noteer in het onderwerp welk verzoek het betreft. Je mag ook een klacht in te dienen over het gebruik van jouw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
7. Hoe zorgen we voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
Om jouw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past de UU passende beveiligingstechnologie toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
8. Waar kan je heen met vragen?
Heb je nog specifieke vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op door een e-mail sturen aan privacy@uu.nl. De functionaris voor gegevensbescherming (FG) van de UU is ook bereikbaar via dit emailadres.
Privacyverklaring - versie
Deze Privacyverklaring is opgesteld op 22 maart 2021 en als laatst gewijzigd op 24 juni 2021. De UU behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het privacy statement.