De antwoorden op de onderstaande tien vragen helpen u op weg met DataverseNL.

Wie heeft toegang tot DataverseNL?

Onderzoeksgroepen of -projecten binnen universiteiten in Nederland kunnen via de universiteitsbibliotheek een Dataverse aanvragen. Iedere medewerker van de Universiteit Utrecht met universitair Solis-ID kan rechten krijgen in DataverseNL. 
Eigenaren van een Dataverse kunnen voor deelnemers zonder Solis-ID zelf een DataverseNL-account aanmaken dat toegang geeft tot die Dataverse, met zelf te specificeren rechten. 
LET OP: er zijn afzonderlijke inlogschermen voor Solis- en DataverseNL-accounts.

Welke structuren kan ik opzetten?

Binnen een Dataverse kunt u studies aanmaken voor afzonderlijk deelprojecten, experimenten, of andere onderdelen binnen een onderzoeksproject of onderzoeksloopbaan. In beperkte mate kan de vormgeving van een Dataverse gepersonaliseerd worden via kop- en voetteksten en banners ('Layout branding'), een beschrijvende tekst en eigen gebruiksvoorwaarden.

Daarnaast kunt u binnen een Dataverse ook collecties definiëren, waarbinnen weerstudies kunnen worden ondergebracht. Binnen zo'n collectie kunt u ook deelcollecties definiëren, zodat een boomstructuur met meerdere lagen ontstaat. In collecties kunnen ook studies uit andere Dataverses worden opgenomen (zelfs van andere eigenaren - mits ze vrij toegankelijk zijn).

Hoe start ik mijn eigen Dataverse op, en hoe maak ik daarin studies aan?

Een Dataverse kunt u aanvragen bij de universiteitsbibliotheek via bibliotheek@uu.nl
Om binnen die Dataverse een study aan te maken logt u in met uw Solis-ID en bijbehorend wachtwoord op https://dataverse.nl/dvn/. Daar staat direct (rechts bovenaan) de optie Create Study + Upload Data.

Hoe kan ik het beheer of onderhoud aan een study uitvoeren?

Als u voor onderhoud of beheer bij een study wilt komen, dan dient dat altijd te gebeuren na inloggen via de Dataverses op de DataverseNL-beginpagina of via de persoonlijke gegevens onder uw gebruikersnaam (deze laatste optie kunt u alleen gebruiken als u zelf eigenaar van die study bent). 

LET OP: het zoekvenster op de beginpagina van DataverseNL kunt u NIET gebruiken voor het beheren en onderhouden van uw data, want langs deze route kunt u geen toegang tot de beheersopties krijgen.

Waar moet ik op letten bij het uploaden van bestanden?

Houd er rekening mee dat bij grote bestanden het uploaden soms lang kan duren. De uploadtijd kan echter per locatie verschillen, omdat deze voornamelijk afhankelijk is van de netwerkverbinding en van de computer waarvandaan het uploaden plaatsvindt.

Een study krijgt een zogenaamde persistent identifier, dat is een unieke URL die verwijst naar deze study en altijd hetzelfde blijft. Als de data op een dag verplaatst worden, blijft deze URL toch bestaan. 
De data blijven dus permanent beschikbaar via de URL; hierdoor is deze link geschikt om op te nemen bij verwijzingen naar data in een publicatie.

Dataverse heeft een archieffunctie. Na het vrijgeven van een study kan deze niet meer door uzelf verwijderd worden. Let er dus op dat de versie die u uploadt en vrijgeeft een (voorlopige) definitieve versie is. 
U kunt wel altijd een nieuwe versie uploaden, waarbij de oude versie blijft staan. Depersistent identifier wijst altijd naar de nieuwste versie. 
U kunt ook zelf de study op deaccession zetten.

Hoe houd ik als eigenaar van de data controle over de toegang tot die data?

De eigenaar van een Dataverse kan zelf bepalen welke groepen of personen toegang totstudies en bestanden krijgen. Dat varieert van niemand tot iedereen. 
U kunt daarbij ook zelf bepalen of u anderen alleen toestaat de opgeslagen data te bekijken, of ook rechten geeft om bijvoorbeeld bestanden of datasets toe te voegen.

Het is aan te raden goed overzicht te houden op de door u uitgedeelde rechten.

Wat moet ik weten van metadata?

Het toevoegen van metadata (in de vorm van legenda’s, glossary’s, codeboeken, etc.) aan een study is belangrijker dan velen aanvankelijk wellicht geneigd zijn te denken. Deze data zijn namelijk essentieel voor interpretatie en hergebruik (en voor het terugvinden!) van datasets. 
 
Maak vooraf een selectie van metadata die noodzakelijk zijn voor de juiste interpretatie van de data en die in elk geval moeten worden toegevoegd; hiermee kunt u voorkomen dat u veel tijd en moeite gaat besteden aan het uploaden van bestanden die minder nuttig blijken te zijn.

Wanneer u verwacht in de loop van de tijd meer gelijksoortige studies aan te zullen maken, is het aan te raden daarvoor een standaard (metadata-)template aan te maken. Dat bevat een keuze van noodzakelijk in te vullen velden: waar mogelijk kunnen bepaalde velden daarin al een vooraf ingevulde standaardwaarde krijgen.

Hoeveel informatie kan worden opgeslagen?

Technisch gezien zijn er geen beperkingen aan de hoeveelheid informatie die in een Dataverse kan worden opgenomen, in de vorm van beeldmateriaal, datasets of artikelen. 
Voor de gratis dienstverlening is er echter wel een bovengrens: per medewerker van de Universiteit Utrecht kan zonder kosten tot 5 gigabyte aan data worden opgeslagen. 
Bij een grotere omvang kunnen er in de toekomst kosten in rekening worden gebracht. Ter indicatie: maximaal €7,50 per GB per jaar.

Met welke juridische voorwaarden moet ik rekening houden?

Er zijn juridische voorwaarden waar u akkoord mee dient te gaan bij het gebruik, het uploaden en het downloaden van gegevens. Deze voorwaarden worden op het scherm getoond. 

Houd er rekening mee dat opslag van privacygevoelige data niet is toegestaan!

Waar kan ik terecht voor extra ondersteuning en andere vragen?

Voor vragen en ondersteuning kunt u contact opnemen met de Universiteitsbibliotheek: bibliotheek@uu.nl.