Privacyverklaring ISNI

Aanmaken ISNI’s

De Universiteit Utrecht wil op een zorgvuldige manier omgaan met de persoonsgegevens van iedereen die bij ons werkt, studeert of deelneemt aan onderzoek.

De Universiteit Utrecht verwerkt persoonsgegevens bij het aanmaken van een International Standard Name Identifier (ISNI). In deze Privacyverklaring informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens in dat kader verwerkt wor­den, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn.

 

1. Verantwoordelijke en verantwoordelijkheid

De UU is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. De UU vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens die de UU verwerkt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe.

 

2. Voor welke doeleinden verwerkt de UU uw persoonsgegevens?

Het verwerken van de persoonsgegevens, waaronder geboortejaar data, van onderzoekers heeft de volgende doelen:

  • Het toekennen van unieke identifiers (ISNI’s) om de naam van een onderzoeker te koppelen aan de juiste publicatie en dit op te nemen in de ISNI database. Zo wordt een onderscheid gemaakt tussen naamgenoten en voorkomen dat publicaties aan de verkeerde onderzoeker (met dezelfde naam) worden gekoppeld. Dit dient ook een auteursrechtelijk doel;

  • Het vergroten van de vindbaarheid van publicaties in internationale databases en zoeksystemen;

  • Alle naamsvormen waaronder de onderzoeker publiceert kunnen samenvoegen;

  • Een ISNI en bijbehorende metadata toevoegen aan eigen records in de catalogus van de Instellingen om deze informatie in het kader van het uitvoeren van de publieke taak en de eigen collectievorming zichtbaar en vindbaar te maken;

  • Een ISNI toekennen aan onderzoekers om daarmee bij te dragen aan unieke identifiers voor alle publicerende onderzoekers in Nederland.

 

3. Van wie verzamelt de UU persoonsgegevens?

Bij het aanmaken van ISNI’s verzamelt de UU gegevens van onderzoekers die ooit een aanstelling bij de UU hebben gehad of nog hebben en die minimaal één publicatie in Pure hebben. Dit geldt ook voor onderzoekers die ooit een aanstelling bij het UMC Utrecht hebben gehad of nog hebben en die verbonden zijn aan de faculteit Geneeskunde van de UU. Pure is het huidige onderzoeksinformatiesysteem (CRIS) van de UU. Een CRIS (Current Research Information System) is een onderzoeksinformatiesysteem waarin alle informatie over afgerond, lopend en toekomstig onderzoek kan worden vastgelegd: informatie over onderzoeksgroepen, onderzoekers en onderzoekspublicaties.

4. Welke persoonsgegevens verzamelt de UU?

De volgende persoonsgegevens worden verzameld:

  • Naam
  • Naamsvariant
  • UUID
  • DAI
  • Geboortejaar
  • Affiliatie
  • Publicaties
  • Organisations > Job title
  • ID
  • SEP/KUOZ unit associations > Staff type
  • Title of the contribution in original language
  • Journal > Journal
  • Journal > ISSN

De UU beschikt al over deze gegevens. Om ISNI’s aan te kunnen maken wordt het geboortejaar uit SAP HR gehaald en de overige informatie komt uit Pure.

5. Grondslag gegevensverwerking 

Uw gegevens worden verwerkt op grond van het gerechtvaardigde belang van de UU kennis te kunnen verspreiden en daarmee te voldoen aan haar publieke taak.

Hoe zorgt de UU voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?

De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt passende technische en orga­ni­satorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. De UU deelt persoons­gegevens alleen in overeenstemming met deze Privacyverklaring en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.

6. Gegevensdeling met derden

De naam, naamsvariant, geboortejaar, affiliatie en publicaties zullen worden gedeeld met de beheerder van de ISNI database. Ook worden de persoonsgegevens, afgezien van het geboortejaar, publiek toegankelijk via de ISNI-database op de website https://isni.org.

7. Doorgifte van uw gegevens buiten de EU

Er worden geen persoonsgegevens gedeeld buiten de EU.

8. Hoe lang worden gegevens bewaard? 

Nadat de ISNI’s zijn aangemaakt zal het werkbestand met de verzamelde persoonsgegevens die daarvoor nodig waren worden verwijderd. Dit betekent niet dat de persoonsgegevens die in Pure en SAP HR staan daarmee ook worden verwijderd.

9. Hoe kunt u uw gegevens inzien, corrigeren of verwijderen?

U kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan de UU of aan ISNI.org, de beheerder van de ISNI database. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover de UU nog aan haar wettelijke ver­plich­tingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen.

Houdt u er rekening mee dat het ver­strekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te controleren. Een veilige kopie van uw legitimatiebewijs maken, kunt u eenvoudig doen met de ‘KopieID’-app van de overheid die u in de kunt downloaden in de appstore. 

Stuur uw verzoek naar het volgende emailadres: privacy@uu.nl en noteer in het onderwerp welk verzoek het betreft. 

U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

10. Technische beveiliging

Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past de UU passende beveiligingstechnologie toe. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.

11. Vragen

Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt hiervoor het contactformulier op de website gebruiken of een bericht sturen aan privacy@uu.nl. De functionaris voor gegevens­bescherming (FG) van de UU is tevens bereikbaar via dit emailadres.

Privacyverklaring - versie

Deze Privacyverklaring is opgesteld op 14 december 2021. De UU behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. De wijzigingsdatum wordt in dat geval opgenomen in deze privacyverklaring.