Twee supportassistenten voor de Human Resources-afdeling (beide 1,0 fte)

Functie

Ben je goed in het plannen en organiseren en kan je goed omgaan met verschillende deadlines op één dag? Dan ben jij misschien de supportassistent die ons secretariaatsteam komt versterken. We gaan graag met jou in gesprek!

Als supportassistent ben je samen met jouw leuke team het visitekaartje voor de directie. Samen zorgen jullie dat alles voor de trainingen en algemene secretariële taken op rolletjes loopt. Je biedt ondersteuning aan de afdelingen Work2Work en International Service Desk en bij verschillende trainingen & programma’s. Je weet van aanpakken, bent goed in het overzicht houden en haalt energie uit het aftikken van alle werkzaamheden die gedaan moeten worden. Je bent 1 à 2 dagen vanuit huis aan het werk en de overige dagen op kantoor (Bestuursgebouw).

De functie van supportassistent is heel veelzijdig. Jouw taken zijn:

• Ondersteuning van trainingen en programma’s:

• Contact met de trainers over trainingsdata;
• Sparringpartner van de programmamanager;
• Reserveren vergaderruimtes, bestellen catering, reserveren conferentiecentra;
• Plannen jaarlijkse beoordelingsgesprekken en het beheren van het bijbehorende online programma;
• Bijhouden van deelnemers voor trainingen en beantwoorden vragen.

• Ondersteuning van de afdelingen:

• Afspraken inplannen met kandidaten voor Work2Work en gegevens noteren in programma;
• Contact met nieuwe buitenlandse collega’s over aankomst in Nederland - International Service Desk;
• Bijhouden voorraad en klaarleggen welkomsttassen.

• Algemene supporttaken:

• Zorgdragen voor de digitale verwerking van in- en uitgaande post;
• Bijhouden van de algemene secretariaatsinbox;
• Verrichten van overige algemene secretariële werkzaamheden voor de directie;
• Afhandelen van facturatie.

Profiel

Wie zoeken wij?

• Je kan gestructureerd werken en het overzicht houden over verschillende soorten werkzaamheden.
• Je vindt het type werk écht leuk en wil graag een lange werkrelatie aangaan in een secretariële functie.
• Je hebt een mbo-diploma (niveau 4) op zak.
• Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van de Engelse taal.
• Je kan goed omgaan met vertrouwelijkheid en je bent integer.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket.

Aanbod

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (1,0 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden, cultuur, sport en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.
 

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.

Wil je meer weten over onze universiteit? Bekijk dan de Utrecht University Campus Tour.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Human Resources ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten bij het voorbereiden, ontwikkelen en implementeren van universitair hr-beleid. De directie verzorgt, onderhoudt en informeert management, medewerkers en hr-professionals over die hr-voorzieningen en -producten, die vanuit het oogpunt van kwaliteit, eenheid van werkgeverschap en efficiëntie op universitair niveau warden ingevuld.

Aanvullende informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Rukiye Aslan (Afdelingshoofd secretariaten) via r.aslan@uu.nl of (06) 34 38 77 57.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je cv toe via de sollicitatieknop. Een uitgebreide sollicitatiebrief is niet nodig, enkel of je deze twee vragen wilt beantwoorden:

1. Welke taken spreken je het meeste aan en waarom?
2. Wat zou je ons graag willen vragen bij een sollicitatiegesprek?

Uiterlijk reageren op 30 september 2023.