Recordmanager (1,0 fte)

Positie: 
Ondersteunend personeel (secretarieel, administratief, facilitair)
Uren per week: 
38 tot 40
Faculteit of dienst: 
Universitaire Diensten
Afdeling: 
Algemene Directie
Uiterlijk reageren op: 

Functie

Een goede organisatie van de informatievoorziening is van primair belang voor de bedrijfsvoering en de verantwoording van beleid. De afdeling DB&A is binnen de Universiteit Utrecht onder andere verantwoordelijk voor de documentregistratie en het archiefbeheer van de Bestuursdienst. Daarnaast is DB&A bezig met de verbetering van het documentmanagement en het digitaal archiefbeheer van de Universiteit Utrecht. DB&A werkt daarin samen met de faculteiten.

Je begeleidt, met je collega’s, veranderingsprocessen op het gebied van informatie- en archiefbeheer in een complexe omgeving. Hiervoor ben je op de hoogte van de laatste relevante ontwikkelingen op het vakgebied. Je bent één van de ambassadeurs voor het verder optimaliseren en digitaliseren van documentstromen. Je signaleert de behoefte aan operationeel beleid (werkinstructies, procedures, richtlijnen, etc.) op het gebied van recordmanagement. Je vertaalt vakspecifieke onderwerpen naar begrijpelijke adviezen en gebruiksvriendelijke toepassingen voor de verschillende eenheden en proceseigenaren binnen de universiteit en brengt deze in bij (project)activiteiten voor de verbetering van het digitale document- en archiefbeheer. Je werkt zorgvuldig en gestructureerd en hebt in jouw adviesrol oog en oor voor de behoeften van de klant. Bij toerbeurt verzorg je de dagelijkse postverwerking. Je ondersteunt de eenheden met het archiveren, selecteren en vernietigen van digitale en analoge dossiers en je ondersteunt de eenheden bij complexe zoekvragen. Je participeert in interne en externe werk- en projectgroepen.

Profiel

  • Een afgeronde hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement of informatiemanagement (of een vergelijkbare opleiding) en het daarbij behorende denk- en werkniveau;
  • Minimaal twee jaar relevante werkervaring in een grote organisatie in een vergelijkbare functie/rol;
  • Actuele kennis van en ervaring met het toepassen van wettelijke regelingen en standaarden voor informatiekwaliteit en metadata;
  • Ervaring met systemen voor het archiveren en beheren van documenten en dossiers;
  • Affiniteit en ervaring met het digitaal archiveren en beheren van beleidsdocumenten en dossiers;
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden. Je kunt zelfstandig werken, maar functioneert ook goed in een team.

Aanbod

Het betreft een tijdelijk dienstverband (1,0 fte) voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

Het Bestuurssecretariaat is onderdeel van de Universitaire Bestuursdienst en verzorgt secretariële, logistieke en coördinerende taken voor het College van Bestuur, de raad van toezicht, de universiteitsraad en andere organen op universitair niveau.

Het Bestuurssecretariaat bestaat onder meer uit het secretariaat van de leden van het College van Bestuur, de griffie, de afdeling Documentbeheer en Archief (DB&A) en het Bureau Pedel en staat onder leiding van de bestuurssecretaris. De huidige vacature voor een recordmanager valt binnen de afdeling DB&A. De afdeling - bestaande uit zes medewerkers - verzorgt de postregistratie van de Universitaire Bestuursdienst en de archivering van beleidsdocumenten van de universitaire bestuurlijke organen en de faculteiten. De Universiteit Utrecht gebruikt sinds eind 2015 een DMS/RMA in Sharepoint voor het beheren van documenten en dossiers.

Aanvullende informatie

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met:
Stef van der Lelie (teamleider DB&A), via S.A.H.vanderLelie@uu.nl of (030) 253 46 61 op donderdag.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via onderstaande sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 10 december 2020.