Personal Assistant (1,0 fte)

Positie: 
Administratieve en secretariele ondersteuning
Uren per week: 
36 tot 40
Faculteit of dienst: 
Faculteit Betawetenschappen
Afdeling: 
Inorganic Chemistry and Catalysis
Uiterlijk reageren op: 
27 januari 2020

Functie

Dynamiek, afwisseling en veel verantwoordelijkheid. Dat kenmerkt jouw baan. Ben jij een proactieve, doortastende en organisatorisch sterke Personal Assistant, die stevig in de schoenen staat en zich thuis voelt in een resultaatgerichte en ambitieuze werkomgeving? Reageer dan snel op deze uitdagende vacature! Wij zijn op zoek naar een fulltime Personal Assistant voor één van onze hoogleraren.

Als Personal Assistant ben jij de rechterhand van universiteitshoogleraar Bert Weckhuysen en ondersteun je hem in zijn rol als leidinggevende van zijn internationale onderzoeksgroep. Hij is tevens wetenschappelijk directeur van het Netherlands Center for Multiscale Catalytic Energy Conversion (MCEC) en het Advanced Research Center, Chemical Building Blocks for Sustainable Future (ARC CBBC).

Bij de Personal Assistant komen veel informatiestromen bij elkaar. Jij weet deze informatie te filteren en te prioriteren, je stemt af en bewaakt de deadlines. Een energieke en proactieve instelling hoort bij jou. Verder zijn een goed gevoel voor verhoudingen, representativiteit en discretie een must. Je bezit een hoge mate van senioriteit in deze functie en zelfstandigheid. In deze dynamische functie ondersteun je het dagelijks werk van de hoogleraar. Dit behelst complex agendabeheer, waarbij vooruitkijken en anticiperen essentieel is. Je bent analytisch sterk, kan op niveau meedenken, signaleert actief en kunt, waar nodig, zelfstandig beslissingen nemen. Je staat stevig in je schoenen zodat je als sparringpartner kunt optreden. Je kunt goed omgaan met feedback en geeft zelf feedback waar nodig. Je werkt samen met twee collega’s van het algemene secretariaat van de groep Inorganic Chemistry and Catalysis waar de hoogleraar ook deel van uitmaakt. Tevens ben je lid van het Management Ondersteuningsteam, dat wekelijks bij elkaar komt.

Veel voorkomende werkzaamheden:

  • complex agendabeheer;
  • plannen en organiseren van dienstreizen naar binnen- en buitenland;
  • signaleren en bewaken van voortgang van acties;
  • afhandelen mail, post, telefoon en declaraties.

Wij bieden een uitdagende functie in een prettige werksfeer, met de mogelijkheid je te ontwikkelen en een groot netwerk op te bouwen binnen en buiten de universiteit. Het gaat om een fulltime functie verdeeld over vijf werkdagen per week.

Profiel

Functie eisen:

  • Je hebt een hbo-diploma of gelijkwaardig niveau;
  • Je hebt ruime ervaring in een soortgelijke functie, als PA, bestuursassistent of senior secretaresse en je bent vanzelfsprekend digitaal vaardig;
  • Je legt makkelijk contact, spreekt en schrijft uitstekend, helder en zakelijk Nederlands en Engels;
  • Je bent een samenwerkingsgerichte teamplayer, heel secuur en schakelt makkelijk tussen taken.

Aanbod

  • Een afwisselende functie in een academische en dynamische omgeving;
  • Het betreft een fulltime aanstelling voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren;
  • Salaris bedraagt bruto minimaal € 2.579,- (schaal 8) en maximaal € 3.895,- (schaal 9);
  • Je ontvangt 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
  • Aansluiting bij APB pensioen, ontwikkelingsmogelijkheden, keuze voor een goede balans tussen werk en privé (goede verlofregeling);
  • Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

De faculteit Bètawetenschappen van de Universiteit Utrecht omvat zes departementen: Biologie, Farmacie, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. Zij heeft omstreeks 6.200 studenten en bijna 1.500 medewerkers, en staat internationaal bekend om haar kwaliteit in onderzoek. De wetenschappelijke programma's van de faculteit weerspiegelen de ontwikkelingen in de maatschappij en de wetenschap van vandaag.

Het departement Scheikunde wordt gekenmerkt als een omgeving waar toponderzoek gecombineerd wordt met inspirerend onderwijs. Onderzoek en onderwijs vormen een geïntegreerd geheel, waarbij onze studenten vanaf het begin bijdragen aan het onderzoek. Het departement biedt een algemene Scheikunde BSc opleiding en een BSc track Molecular Life Sciences aan, die onder andere toegang bieden tot de MSc opleidingen Nanomaterials Science en Molecular and Cellular Life Sciences. Het onderzoek binnen het departement Scheikunde is gefocust op twee strategische thema’s: Life Science vraagstukken worden onderzocht in het Bijvoet Centrum en duurzaamheid in het Debye Instituut.

Aanvullende informatie

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met: 

Sandra Faas (a.i. personal assistant), via s.faas-buitenhuis@uu.nl of (030) 253 73 43.
1e gespreksronde: donderdag 6 februari 2020
2e gespreksronde: dinsdag 11 februari 2020.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via onderstaande sollicitatie button.

Uiterlijk reageren op 27 januari 2020.