Office-assistent bij het departement Natuurkunde (0,6 fte)

Uren per week: 
23 tot 24
Faculteit of dienst: 
Faculteit Bètawetenschappen
Afdeling: 
Departement Natuurkunde, Institute for Gravitational and Subatomic Physics
Uiterlijk reageren op: 

Functie

Voor het Institute for Gravitational and Subatomic Physics (GRASP) van het departement Natuurkunde zoeken we een ervaren en enthousiaste Office Assistant. Je draagt zorg voor een optimale secretariële en organisatorische ondersteuning van dit instituut. Met jouw positieve bijdrage aan het instituut ondersteun en ontzorg je jouw collega’s maximaal!

Als Office Assistent krijg je veel vrijheid in het vormgeven van je werk en daarnaast een breed takenpakket waar je zelfstandig en proactief mee aan de slag gaat. Je zet jouw sociale vaardigheden in op de afdeling en bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en studenten. Naast een basispakket aan werkzaamheden, kijken we gezamenlijk wat je nog meer interessant vindt om te doen. Hierbij kan je denken aan o.a. het bewerken van de website van het instituut of het opstellen van nieuwsberichten. Dit alles maakt deze positie afwisselend en uitdagend.

Bij het instituut heerst een informele sfeer. Vanwege de internationale werkomgeving communiceer je veel in het Engels. Binnen je functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de leden van het instituut, wat onder meer inhoudt:

  • de algemene secretariële werkzaamheden zoals algemeen telefoonverkeer, het afhandelen van e-mails en het beantwoorden van uiteenlopende vragen van medewerkers en externen;
  • het administratief en organisatorisch ondersteunen van de staf, het plaatsen van bestellingen, het voeren van correspondentie en het assisteren rondom personele aangelegenheden en facilitaire zaken;
  • het regelen van vergaderingen en bijeenkomsten en waar nodig notuleren tijdens vergaderingen;
  • het mede-organiseren van seminars, workshops en congressen;
  • het invoeren van publicaties.

Profiel

We zoeken een enthousiaste, energieke collega met een open houding en oog voor detail. Je houdt van aanpakken en haalt voldoening uit het leveren van goede ondersteuning. Je werkt zelfstandig en nauwkeurig en schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken. Je weet secuur om te gaan met vertrouwelijke informatie en hebt een goed gevoel voor verhoudingen.

Als je jezelf in één of meerdere van deze punten herkent is dit een leuke functie voor je! Daarnaast neem je het volgende met je mee:

  • een relevante afgeronde opleiding (minimaal mbo+/hbo) met werkervaring in een vergelijkbare functie (bijvoorbeeld als secretaresse);
  • een goede beheersing van Microsoft Office en je bent in staat om je snel nieuwe ICT-systemen eigen te maken;
  • zowel mondeling als schriftelijk een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (de voertaal binnen het instituut);
  • een proactieve en servicegerichte instelling;
  • een zorgvuldige manier van werken.

Aanbod

  • Een afwisselende functie in een dynamische omgeving;
  • een dienstverband voor één jaar met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd bij gebleken geschiktheid;
  • een voltijds brutosalaris variërend van € 2.471,- tot € 3.336,- in schaal 7;
  • 8% vakantiebonus en 8,3% eindejaarsuitkering;
  • een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. De faculteit heeft zes departementen: Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs.

Binnen het Institute for Gravitational and Subatomic Physics (GRASP) werken de wetenschappers van het departement Natuurkunde aan onderzoek rondom zware ionen en zwaartekrachtsgolven. Het instituut werkt nauw samen met het Nikhef in Amsterdam en de wetenschappers zijn betrokken bij grote internationale samenwerkingsverbanden zoals VIRGO en ALICE, een experiment bij CERN’s Large Hadron Collider (LHC) in Genève (Zwitserland).

Aanvullende informatie

Neem voor meer informatie contact op met Monique Lamers (Coördinator bedrijfsvoering), via m.f.a.lamers@uu.nl.

Heb je een vraag over de sollicitatieprocedure? Stuur dan een mail dan naar science.recruitment@uu.nl o.v.v. de functietitel.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen op onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. 

Als je enthousiast bent geworden, reageer dan via de "Solliciteer" knop! We ontvangen graag je motivatie en cv.

Als deze vacature niet is waar je naar op zoek bent, maar je kent iemand anders die misschien wél geïnteresseerd is, stuur deze link dan naar diegene door.

Uiterlijk reageren op 30 januari 2023.