Medewerker Studentzaken voor Studiepunt, Examensecretariaat en International Office (0,7 fte)

Functie

Het Studiepunt, Examensecretariaat en International Office, onderdelen van de afdeling Onderwijs- en Studentzaken (OSZ) van de faculteit Geesteswetenschappen, zoeken een nieuwe collega! Vanwege verschillende piekmomenten in het jaar zijn we op zoek naar een collega die deze teams komt versterken.
De drie teams ondersteunen en begeleiden onderwijsprocessen van aanmelding tot afstuderen van studenten, elk met een andere focus:

• Het Studiepunt is het eerste aanspreekpunt voor (aankomende) studenten van de faculteit en een belangrijke schakel tussen de student en de opleiding en universiteit;
• Het Examensecretariaat is van start tot eind studie betrokken bij de student, en organiseert ook de diploma-uitreikingen;
• Het International Office is primair verantwoordelijk voor het organiseren van de studentenuitwisseling, zowel voor inkomende als uitgaande studenten.

Je werkt tijdens de cursusinschrijfperiodes (juni en november) vooral bij het Studiepunt, in de zomerperiode en de herfst bij het Examensecretariaat voor de afhandeling van de afstudeerdossiers en het opstellen van diploma’s en cijferlijsten en in december en januari bij het International Office  t.b.v. de aanmeldingen voor Studeren in het buitenland.

De functie behelst zowel front- als backofficetaken. Als je bij ons komt werken, zijn je taken onder andere:

• Administratieve ondersteuning in de diverse processen, van matching en aanmelding, studeren in het buitenland tot afstuderen;
• Het beantwoorden van vragen van studenten en docenten via email, telefoon, whatsapp en aan de balie;
• Organisatie van evenementen zoals voorlichtingsdagen en diploma uitreikingen.
• informatie opvragen bij en doorverwijzen naar collega’s binnen en buiten Onderwijs- en Studentzaken;
• Meedenken over hoe onze werkprocessen het beste kunnen worden ingericht

Daarnaast biedt een roulerende functie in deze 3 teams je een uniek kijkje in de keuken. We moedigen je dan ook aan met helicopterview naar de drie teams te kijken. Heb je ideeën over verbeterde samenwerking? Zie je hoe processen team overstijgend efficiënter ingericht kunnen worden? Wij staan open voor initiatieven die jouw ontwikkeling en die van het team ondersteunen.

Je zult deels thuis en deels op ons kantoor in de binnenstad van Utrecht werken.

Profiel

We vinden het belangrijk om samen te werken op basis van vertrouwen. Je hebt een kritische houding en kan tegelijk feedback waarderen
We zoeken iemand die:

• Affiniteit met en kennis van het hoger onderwijs heeft;
• Graag samenwerkt en flexibel is;
• Beschikt over mbo+/hbo werk-/-denkniveau;
• Open staat voor verandering;
• Uit zichzelf signaleert wanneer iets beter kan en daar actief mee aan de slag gaat;
• Communicatief sterk is: je kan informatie helder overdragen, zowel in correct Engels als Nederlands, waarbij klantvriendelijke ondersteuning centraal staat.

Onze vacature is helaas niet geschikt voor mensen die nog aan de Universiteit Utrecht studeren. Ben je afgestudeerd op het moment dat het dienstverband ingaat? Dan ben je van harte uitgenodigd om te solliciteren.

Aanbod

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,7 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2818,- en maximaal € 3764,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 7.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Aanvullende informatie

Neem voor meer informatie contact op met Bart Weerdenburg (Teamleider International Office) via B.weerdenburg@uu.nl.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 4 april 2023.