Management/Office Assistent (0,7 fte)

Functie

Het onderwijsteam van het departement Natuurkunde is verantwoordelijk voor de organisatie van het bachelorprogramma Natuur- en Sterrenkunde en het masterprogramma Physics. Voor ons team zoeken we momenteel een enthousiaste Management/Office Assistent.

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het onderwijsteam, en het secretarieel soepel laten verlopen van de onderwijsorganisatie van het departement Natuurkunde. Je krijgt een breed takenpakket waar je in goede onderlinge samenwerking, zelfstandig en proactief mee aan de slag gaat. Om dit zo goed mogelijk vorm te geven, krijg je ruimte voor het nemen van eigen initiatieven die het onderwijsteam kunnen helpen en zorg je ervoor dat op het secretariaat alles goed loopt. Verder zet je jouw sociale vaardigheden in op de werkvloer, leg je makkelijk contact en ben je aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie.

Taken die onder jouw verantwoordelijkheid vallen zijn:

• uitvoeren van algemene secretariële en organisatorische werkzaamheden ter ondersteuning van de onderwijs organisatie;
• agendabeheer van de opleidings- en onderwijsdirecteur;
• plannen van departementale onderwijsbijeenkomsten en bijbehorende verslaglegging;
• organisatie van studentevaluaties;
• verwerken van nieuwe dienstverbanden en verlengingen van studentassistenten in het digitale systeem van personeelszaken;
• tentamenorganisatie, waaronder het regelen van extra tijdsvoorzieningen en indelen van surveillanten;
• administratie van afstudeerders en het organiseren van examenuitreikingen.

Profiel

We zoeken een communicatieve en enthousiaste collega die goed is in samenwerken en servicegericht is. Je vindt het geen probleem om tussen verschillende taken te schakelen en bent in staat om prioriteiten te stellen in je werk. Daarnaast breng je het volgende mee:

• Je beschikt over een afgeronde opleiding op minimaal mbo+/hbo-niveau met werkervaring in een vergelijkbare functie (bijvoobeeld als secretaresse).
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office en bent in staat om snel met nieuwe systemen te werken.
• Je durft te staan voor je zaak en neemt je verantwoordelijkheid.
• Je kunt tactvol communiceren in alle lagen van de organisatie en je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
• Je hebt een gevoel voor verhoudingen binnen de organisatie. Daarnaast sta je open voor verandering, ben je flexibel, integer en positief ingesteld.

Aanbod

• Een positie voor een jaar (0,7 fte), met uitzicht op een vast dienstverband;
• een voltijd bruto salaris variërend van € 2.471,- tot € 3.336,- in schaal 7;
• 8% vakantiebonus en 8,3% eindejaarsuitkering;
• pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je om te blijven groeien. 

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van knappe koppen van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. We hebben zes departementen: Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de faculteit Bètawetenschappen.

Het departement Natuurkunde is nationaal en internationaal bekend vanwege haar fundamentele en toegepaste onderzoek in de Natuurkunde. Het onderzoek is fundamenteel van aard en kent zeer uiteenlopende inspiratiebronnen, variërend van de unificatie van alle krachten tot de werking van de zachte materie. De onderwijsorganisatie is onder gebracht in het Julius Instituut en organiseert voor het departement Natuurkunde het onderwijs binnen de bacheloropleiding Natuur- en Sterrenkunde, en master opleidingen Physics.

Aanvullende informatie

Als je vragen hebt over deze functie, stel ze gerust aan Pauline Wilmes via p.wilmes@uu.nl.

Heb je een vraag over de sollicitatieprocedure? Stuur dan een mail naar science.recruitment@uu.nl o.v.v. de functietitel.

De gesprekken zullen plaatsvinden op dinsdag 28 maart.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.
Als deze specifieke vacature niet is waar je naar op zoek bent, maar je kent iemand anders die mogelijk geïnteresseerd is, stuur deze link dan naar diegene door.

Some connections are fundamental – Be one of them

Uiterlijk reageren op 21 maart 2023.