Managementassistent voor de directeur Vastgoed & Campus (0,8-1,0 fte)

Functie

Voor de directeur Vastgoed & Campus (V&C) binnen de Universitaire Bestuursdienst zijn we per 1 september op zoek naar een managementassistent. Jij richt je op de ondersteuning van de directeur en bemenst samen met je collega’s het secretariaat en bent elkaars back-up. Het is daarom belangrijk om de taken van je collega’s op hoofdlijnen te kennen en te willen overnemen. Dit vraagt een hoge mate van collegialiteit. 

Wat wij van jou verwachten:

• Snel schakelen en denken in oplossingen is voor jou geen probleem. Bij jou komen veel informatiestromen bij elkaar.
• Het gaat je makkelijk af om het overzicht te bewaren, deze informatie te filteren, te prioriteren en daarover te signaleren en adviseren. Hierin fungeer je als sparringpartner.
• Je bent dienstverlenend en zet graag een stapje extra, zodat mensen zich echt geholpen voelen.
• Je pikt signalen op, bent sensitief, hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en toont eigenaarschap.
• Je bent integer en kunt goed met vertrouwelijke zaken omgaan.

Jouw werkzaamheden bestaan uit:

• Complex agendabeheer in Outlook en het verzorgen van de secretariële en organisatorische ondersteuning van de directeur;
• Het in goede banen leiden van mailverkeer in de mailbox van de directeur, prioriteiten stellen en waar mogelijk al (voorbereidende) acties nemen;
• Inplannen, voorbereiden en notuleren van het MT-overleg en het bijhouden van de acties;
• Verrichten van beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken en het actualiseren van de planning;
• Het organiseren, ondersteunen en bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering van bijeenkomsten;
• Zorgdragen voor de digitale verwerking van in- en uitgaande post;
• Verrichten van overige algemene secretariële werkzaamheden voor de directie, zoals aanschaf van kantoorartikelen, facturatie, inkoopopdrachten, toegang verlenen voor bepaalde mappen of sites;
• Ondersteuning in sollicitatieprocedures.

En terwijl jij het overzicht houdt, plant en creatief organiseert, werk je ook nog eens aan je eigen groei en ontwikkeling. De Universitaire Bestuursdienst biedt Managementassistenten namelijk de mogelijkheid zich volop te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken).

Profiel

Je bent geknipt voor de functie als je:

• een hbo- werk- en denkniveau heeft en een mbo-diploma op zak hebt;
• enkele jaren werkervaring hebt in een functie als bijvoorbeeld MA, PA, Officemanager;
• gestructureerd kunt werken en overzicht kunt houden over verschillende soorten werkzaamheden;
• beschikt over een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van de Engelse taal;
• zorgvuldig en integer bent en goed kunt omgaan met vertrouwelijkheid;
• beschikt over een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket.

Aanbod

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,8 - 1,0 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 3.072,- en maximaal € 4.103,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden, cultuur, sport en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.
 
 

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.  

Wil je een indruk krijgen van de universiteit? Bekijk dan de Utrecht University Campus Tour.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Vastgoed & Campus is één van de directies van de Universitaire Bestuursdienst en heeft als rol om ervoor te zorgen dat medewerkers, studenten en bezoekers van de universiteit optimaal ondersteund worden en kunnen excelleren in hun onderzoek en onderwijs. Vastgoed & Campus werkt aan inspirerende, veilige, duurzame huisvesting en omgeving op het Utrecht Science Park, International Campus Utrecht en de binnenstad van Utrecht.

Aanvullende informatie

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Rukiye Aslan (Afdelingshoofd secretariaten) via r.aslan@uu.nl of (06) 34 38 77 57.

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.
 

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 30 september 2023.