Managementassistent directie Vastgoed & Campus (0,8 - 1,0 fte)

Functie

Binnen de directie Vastgoed & Campus (V&C) zijn we per 1 juli a.s. op zoek naar een ervaren managementassistent. Heb je een positieve instelling, ben je een teamplayer en geniet je van afwisseling in het werk? Dan maken we graag kennis met jou.

Primair werk je in deze functie voor de manager van team Strategie, Advies en Energie (SAE). Naast het proactief beheren van zijn Outlookagenda en inbox ben je met je drie collega-managementassistenten verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken van de directie V&C. Een goede samenwerking met de collega’s van het secretariaat is van essentieel belang, mede vanwege de vervanging bij afwezigheid en het flexibel kunnen overnemen van elkaars taken.
Je bent in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten, je stelt je dienstverlenend op en zet graag een stapje extra, zodat mensen zich echt geholpen voelen. Je pikt signalen op, bent sensitief en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld!

Naast bovenstaande voorbeelden van taken, krijg je de ruimte om ook andere werkzaamheden uit te voeren:

• complex agendabeheer in Outlook;
• organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• het mailverkeer in de centrale secretariaatsmailbox regelen met je collega’s;
• verrichten van beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken;
• signaleren en bewaken van de voortgang van acties;
• signaleren van verbeteracties in ondersteunende processen en die gezamenlijk oppakken met je collega’s.

De Universitaire Bestuursdienst biedt voor managementassistenten de mogelijkheid zich volop te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken).

Profiel

Wat breng je mee?

• Je hebt minimaal hbo- werk- en denkniveau en een mbo-diploma op zak.
• Je hebt een uitstekende beheersing van het hele Officepakket.
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een functie als managementassistent, Personal Assistant of officemanager.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Je bent stressbestendig en houdt ook bij een verhoogde werkdruk het overzicht.
• Je bent minimaal 32 uur beschikbaar, waarbij donderdag je vaste kantoordag is. I.v.m. de bezetting van het secretariaat is de vrijdag een vaste werkdag. Je werkt 1 a 2 dagen vanuit huis en de overige werkdagen op kantoor (Bestuursgebouw).

Aanbod

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,8-1,0 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.693,- en maximaal € 3.636,- (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden, sport en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.
 

Over de organisatie

Sharing science, shaping tomorrow. Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. Wil je een indruk krijgen van de universiteit? Bekijk dan de Utrecht University Campus Tour.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Vastgoed & Campus is één van de directies van de Universitaire Bestuursdienst en heeft als rol om ervoor te zorgen dat medewerkers, studenten en bezoekers van de universiteit optimaal ondersteund worden en kunnen excelleren in hun onderzoek en onderwijs. Vastgoed & Campus werkt aan inspirerende, veilige, duurzame huisvesting en omgeving op het Utrecht Science Park, International Campus Utrecht en de binnenstad van Utrecht.

Aanvullende informatie

Voor meer informatie kan je contact opnemen met Rukiye Aslan (Afdelingshoofd secretariaten) via r.aslan@uu.nl of (06) 34 38 77 57.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 30 september 2023.