Managementassistent

Wil jij jouw vak als managementassistent verder ontwikkelen binnen een afdeling waar samenwerking, groei en werkplezier centraal staan? Binnen Management Support UBD maak je deel uit van een hecht team én ondersteun je samen met collega’s verschillende afdelingen. Je leert van collega’s, ontwikkelt je in je vak en bouwt mee aan een afdeling die volop in beweging is.

Wat ga je doen?

Als managementassistent werk je bij de afdeling Management Support UBD (MSU). Samen met zo’n 40 collega’s ondersteun je vanuit MSU de verschillende afdelingen zoals bijvoorbeeld Communicatie, Juridische Zaken, HR, Campus & Facilities, Studenten, Onderwijs & Onderzoek en het Universiteitsmuseum.

Onze afdeling MSU is nieuw en in opbouw. We werken aan het centraliseren en professionaliseren van managementondersteuning binnen de UBD. Samen bouwen we aan sterke ondersteuning van de organisatie én een werkklimaat waarin jij je verder kunt ontwikkelen en werkplezier centraal staat. We helpen je goed op weg met een buddy, een ontwikkelprogramma en de ruimte om vakgerichte opleidingen te volgen. Dit betekent dat je niet alleen uitvoert, maar ook actief bijdraagt aan het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je je kunt vinden in onze vier cultuurwaardes; geven en nemen van verantwoordelijkheid, transparant en open in communicatie, samenwerken met focus op kwaliteit & resultaat en werken vanuit vertrouwen en waardering.

Afhankelijk van je portefeuille kun je denken aan werkzaamheden zoals:

• het organiseren van evenementen en trainingen inclusief inhoudelijke voorbereiding en afstemming;
• complex agendabeheer in Outlook;
• een coördinerende rol in de werkuitvoering;
• het beheren van mailboxen van directeuren en het stellen van prioriteiten;
• ondersteuning bij beleidsstukken, zoals het nalezen en verwerken daarvan;

Je krijgt bij ons de ruimte om verder te groeien in je rol én de vrijheid om te verkennen wat nog meer bij je past. We kijken graag samen met jou welk aandachtsgebied past bij jouw ervaring en leerwensen. Zo leer je verschillende afdelingen en werkvelden kennen. Daarbij verwachten we dat je flexibel inzetbaar bent en meebeweegt met de ontwikkeling van de afdeling en de organisatie. 
Afhankelijk van de behoefte werk je voor verschillende afdelingen en portefeuilles.

Wat breng je mee?

Je past in deze functie als je je wilt ontwikkelen in een secretariële en ondersteunende rol én het leuk vindt om te werken in een veranderende organisatie waarin nog niet alles vastligt. Je werkt gestructureerd, houdt gemakkelijk overzicht en weet soepel te schakelen tussen verschillende taken. Zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en servicegericht zijn voor jou vanzelfsprekend en je vindt het prettig om anderen te ondersteunen.

Daarnaast breng je mee:

• minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4);
• enkele jaren relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, zoals managementassistent, personal assistent, hotelmanager of je bent een starter (recent afgestudeerd) met de ambitie om jezelf in deze rol verder te ontwikkelen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (C1) en voldoende beheersing van de Engelse taal (B1);
• ruime ervaring met het Microsoft Office-pakket, waarbij met name Outlook en Teams geen geheimen voor je hebben;
• affiniteit met digitalisering en je staat open voor het werken met en verbeteren van slimme tools (zoals AI) en het delen van je kennis met anderen.

Wat bieden wij?

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• hybride werken, minimaal 3 dagen op kantoor;
• een buddy en een ontwikkelprogramma dat aansluit op jouw groeiwensen en  ruimte voor opleiding en training met aandacht voor professionalisering van het vakgebied en ontwikkeling in digitale en nieuwe werkwijzen;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3057,- tot maximaal € 4484,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7-8 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een ruim aantal vakantiedagen, een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten biedt de Universiteit Utrecht ook een aantal eigen regelingen. Denk hierbij aan mogelijkheden voor professionele ontwikkeling, diverse verlofregelingen en een aantrekkelijk aanbod op het gebied van sport en cultuur. Bovendien kun je via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden zelf je arbeidsvoorwaarden uitbreiden of aanpassen. Zo stimuleren we je graag om je te blijven ontwikkelen. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow. 

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met één van de afdelingshoofden, Emma Cornielje via e.cornielje@uu.nl of Marloes Strijk via  m.f.c.strijk@uu.nl. 

Wij verzorgen zelf de werving voor deze vacature. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld. 

Sollicitatie

Als Universiteit Utrecht willen we een thuis zijn voor iedereen. We waarderen medewerkers met diverse achtergronden, perspectieven en identiteiten, onder andere op het gebied van culturele, religieuze of etnische achtergrond, gender, seksuele oriëntatie, functiebeperking of leeftijd. We streven naar een veilige en inclusieve omgeving waarin iedereen kan floreren en waaraan iedereen kan bijdragen.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 19 april 2026.