Management Assistent voor directeur (0,8 - 1,0 fte)

Uren per week: 
32 tot 40
Faculteit of dienst: 
Universitaire Diensten
Afdeling: 
Directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek
Uiterlijk reageren op: 

Functie

Ben jij de Management Assistent die de directeur van SO&O op hoog niveau ondersteunt? Ben jij gemotiveerd, een teamplayer en wil je aan je eigen ontwikkeling en die van het secretariaat werken? Dan zoeken we jou!

In deze functie als Management Assistent (MA) run je samen met acht collega's het secretariaat en zijn jullie samen het visitekaartje van de Directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek (SO&O).

In deze dynamische functie ben je in staat het hoofd koel te houden op drukke momenten. Dankzij jou is altijd alles goed geregeld en beschikt de directeur over de juiste informatie voor zijn afspraken. Jouw pro-activiteit laat zien dat je weet welke uitdagingen er liggen voor de directie. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en toont eigenaarschap. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner voor de directeur en het hoofd secretariaat en pak je als vanzelfsprekend het initiatief. Je bent een echte doener, die óók - en vooral heel graag - op inhoud mee wil denken om de beste ondersteuning te bieden.

Omdat je samen met je collega's het secretariaat bemenst en je elkaars vaste back-up bent, is het belangrijk dat je ook elkaars taken op hoofdlijnen kunt én wilt overnemen. Dit vraagt een hoge mate van collegialiteit.

Het secretariaat is volop in beweging en daarom vinden wij het belangrijk dat onze nieuwe collega met ons mee wil bewegen. Je hebt een frisse blik en creatieve ideeën rondom het verder stroomlijnen van de bestaande processen en procedures op het secretariaat. Tevens denk je in oplossingen en leg je de lat voor jezelf hoog.

Wij komen graag in contact met een MA die ervaring heeft in dit type functie. Je maakt het plaatje helemaal compleet als je ook ervaring hebt binnen een grote organisatie. Natuurlijk begrijp jij hoe belangrijk het is om overzicht te hebben en planmatig te werken.

Naast onderstaande taken, krijg je de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken.

  • Zeer complex agendabeheer in Outlook.
  • Het in goede banen leiden van mailverkeer in de mailbox van de directeur (prioriteiten stellen en waar mogelijk al (voorbereidende) acties nemen.
  • Het voorbereiden van de wekelijkse MT-vergaderingen, het maken van korte actielijsten en het monitoren van de acties.
  • Verrichten van beleidsondersteunende inhoudelijke werkzaamheden zoals het nalezen, aanpassen en in routing brengen van bestuurlijke stukken.
  • Het organiseren, ondersteunen en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding of programmering van bijeenkomsten.
  • Geven van aanwijzingen en instructies over te volgen werkwijzen en procedures.
  • Maken van roosters en afstemmen van vrije dagen binnen het team.
  • Voorstellen formuleren voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen.
  • Overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega's.
  • Het regelen van catering, zaalreserveringen.
  • Het ontvangen van gasten (hospitality rol).

Je leidinggevende is het hoofd Secretariaat van drie secretariaten binnen de Universitaire Bestuursdienst (UBD).

Profiel

Wij zoeken een nieuwe collega met:

  • een afgeronde opleiding op HBO-niveau (bijvoorbeeld Office Management);
  • minimaal vijf jaar werkervaring als bijvoorbeeld Directiesecretaresse, PA;
  • uitstekende beheersing van de Nederlandse- en goede beheersing van de Engelse taal;
  • affiniteit met ondersteuning in digitale vorm;
  • uitstekende beheersing van het gehele Officepakket, met name Outlook.

Aanbod

Het betreft een aanstelling van 0,8 - 1,0 fte voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.700,- en maximaal € 3.606,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk hier voor meer informatie over werken bij de Universiteit Utrecht.

De Bestuursdienst biedt MA's de mogelijkheid om zich volop te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken).

Gedeeltelijk thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Je ontvangt een laptop en een mobiele telefoon van het werk.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek ondersteunt het college van bestuur en de faculteiten bij de ontwikkeling en uitvoering van het strategische beleid ten aanzien van onderwijs, onderzoek en studenten.

Ambities
De directie draagt bij aan de ambitie van de Universiteit Utrecht om de internationale reputatie op onderwijs- en onderzoeksgebied te versterken en om de randvoorwaarden te scheppen waarbinnen studenten het beste uit zichzelf en uit hun studie halen in een academic community van docenten en studenten.

Begeleiding studenten
Daarnaast is de directie Studenten, Onderwijs & Onderzoek verantwoordelijk voor de begeleiding van studenten op universitair niveau (decanen, psychologen) en voor de contacten met studie- en studentenverenigingen.

Aanvullende informatie

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met:
Marloes Strijk (Hoofd secretariaten FSC, C&M, SO&O), via m.f.c.strijk@uu.nl of 0639194538

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. 

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via onderstaande sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 19 november 2021.