Ervaren Managementassistent (1,0 fte)

Uren per week: 
36 tot 40
Faculteit of dienst: 
Faculteit Geowetenschappen
Afdeling: 
GEO / Dept SGPL
Uiterlijk reageren op: 

Functie

Je coördineert de werkzaamheden binnen het secretariaatsteam, dat bestaat uit 3 managementassistenten, en werkt dagelijks nauw samen met de departementsmanager en de coördinator bedrijfsvoering. Je ondersteunt in de eerste plaats het departementsbestuur en daarnaast help je samen met  je collega’s onze diverse en internationale staf met allerhande taken. En terwijl jij het overzicht houdt, plant en coördineert, is er binnen deze functie ook volop ruimte voor je eigen ontwikkeling.

Je gaat je binnen het secretariaat vooral bezig houden met:

  • het organiseren, ondersteunen en het bijdragen aan de inhoudelijke voorbereiding en/of programmering van bijeenkomsten;
  • voorbereiden van terugkerende vergaderingen en opstellen van de agenda’s;
  • maken van roosters en afstemmen van werk en vrije dagen binnen het team;
  • formuleren van voorstellen voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen binnen het team;
  • prioriteiten stellen en waar mogelijk al voorbereidende acties nemen;
  • overdragen van vakinhoudelijke en procesmatige kennis aan nieuwe of minder ervaren collega's.

Profiel

Je houdt van werkzaamheden coördineren en met je organisatietalent ben je anderen net een stap voor om te zorgen dat alles op het secretariaat op rolletjes loopt. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen. Ook houd je het hoofd koel en kom je met creatieve oplossingen wanneer de zaken even niet lopen zoals het zou moeten. Met jouw open houding heb je snel door wat er speelt binnen ons departement. Je legt makkelijk onderlinge verbanden en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner en neem je als vanzelfsprekend het initiatief als de situatie daarom vraagt.

Voor deze functie zoeken wij een collega met:

  • hbo werk- en denkniveau met een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
  • bij voorkeur ervaring met het coördineren van werkzaamheden van anderen;
  • een uitstekende beheersing van het gehele Officepakket;
  • een grote mate van flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele vaardigheden;
  • gevoel voor dienstverlening en bestuurlijke verhoudingen en je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
  • bij voorkeur ervaring met het inzetten van sociale media;
  • affiniteit met de universitaire omgeving.

Aanbod

Het betreft een aanstelling van 1,0 fte voor de duur van één jaar. Bij goed functioneren wordt het dienstverband daarna omgezet naar onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden , waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De faculteit Geowetenschappen onderzoekt de aarde: van de aardkern en aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Het departement Sociale Geografie en Planologie  (SGPL) bestaat uit breed georiënteerde, interdisciplinair bekwame en maatschappelijk betrokken wetenschappers, die de sociale consequenties van ruimtelijke processen, ontwikkelingen en ongelijkheden bestuderen. Het doen van hoogwaardig wetenschappelijk en sociaal relevant onderzoek en het geven van inspirerend en bevlogen onderwijs zijn onze centrale ambities.

Binnen haar onderzoeksprogramma ‘Urban Futures: Transitions Towards Economic and Social Sustainability for Cities’ richt het departement Sociale Geografie en Planologie zich o.a. op de economische langetermijnontwikkeling van steden, de oorzaken van en de wijze waarop omgegaan kan worden met sociale ongelijkheid, de effecten van migratiestromen op de landen van herkomst en de samenlevingen waarin men arriveert, de effecten van mobiliteit op het welbevinden en de wijze waarop de transitie naar een duurzame stad en infrastructuur bereikt kan worden.
Het onderzoeksprogramma is de basis voor de tweejarige onderzoeksmaster Human Geography en Geographical Information Management and Applications (GIMA) en de eenjarige professionele master Spatial Planning, Human Geography en International Development Studies. Daarnaast verzorgt het een groot en hooggewaardeerd bachelorprogramma Sociale Geografie en Planologie. Uniek voor het departement zijn een leerstoelgroep (Geography Education), die zich richt op de ontwikkeling van het onderwijs in de geografie.

Aanvullende informatie

Mocht je meer informatie willen over deze functie dan kun je terecht bij Jipke Detrie (departementsmanager) via j.w.detrie@uu.nl of 06 22 98 59 64. 

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Denk jij na het lezen van deze vacature dat jij de geknipte persoon bent om met ons te komen samenwerken? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 10 oktober 2022.