Ervaren Managementassistent (0,8 fte)

Uren per week: 
32 tot 32
Faculteit of dienst: 
Faculteit Geesteswetenschappen
Afdeling: 
Secretariële Ondersteuning
Uiterlijk reageren op: 

Functie

Ben jij een energieke professional die met gemak prioriteiten stelt in het werk, overzicht houdt en een toegankelijk aanspreekpunt is voor zowel collega’s als externe contacten, ook als de druk soms hoog is? Dan zijn wij op zoek naar jou! Je gaat onderdeel uitmaken van een team van 5 managementassistenten die binnen het departement onderzoek, onderwijs en het departementsbestuur administratief ondersteunen. Wij zijn op zoek naar een managementassistent die in eerste instantie het departementshoofd en manager bedrijfsvoering gaat ondersteunen maar wij verwachten van jou wel de flexibiliteit dat je bij alle drie de disciplines inzetbaar bent.

Werkzaamheden zijn o.a.:

  • complex agendabeheer voor de bestuurders binnen het departement TLC;
  • voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten waaronder het overleg Departementaal Bestuur
    (1x per 2 weken) Opstellen van e-mails en afhandelen van verslagen, memo’s, brieven en rapporten in het Nederlands en Engels;
  • verzamelen van gegevens ten behoeve van overzichten en rapporten en (digitaal) archiveren van stukken;
  • logistiek ondersteunen van evenementen, visitaties, sollicitatieprocedures en B&O-cyclus en de ontvangst van gasten;
  • algemene administratieve werkzaamheden zoals: telefoonverkeer, zaalreserveringen, bestellingen, mailingen, , archivering, vragen van medewerkers en andere frontoffice-werkzaamheden.

Profiel

Voor deze baan zoeken wij een collega met:

  • hbo werk- en denkniveau met een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels;
  • ervaring in zeer complex agendabeheer en je kunt goed overzicht houden;
  • ervaring met notuleren in het Nederlands en Engels;
  • een uitstekende beheersing van het gehele officepakket, met name Outlook;
  • een grote mate van flexibiliteit en goed ontwikkelde interculturele vaardigheden;
  • affiniteit met ondersteuning in digitale vorm;
  • een service- en resultaatgerichte instelling.

En je bent:

  • iemand die het leuk vindt om pro-actief zaken te signaleren en zelfstandig werkzaamheden op te pakken;
  • stressbestendig en je hebt het vermogen tot improviseren;
  • flexibel, initiatiefrijk, en accuraat;
  • een netwerker en teamplayer.

Als managementassistent bij de faculteit GW val je onder de keten Huisvesting, Facilitaire- en Secretariële ondersteuning (HFS) . Je hiërarchisch leidinggevende is het afdelingshoofd secretariële ondersteuning van de faculteit. Functioneel word je aangestuurd door de manager bedrijfsvoering van het departement TLC.
We stellen een afwisselende functie in een plezierige werkomgeving in het vooruitzicht.

Aanbod

Het betreft een aanstelling van 0,8 fte voor de duur van een jaar. Bij goed functioneren hoort een dienstverband voor onbepaalde tijd tot de mogelijkheden. Het salaris bedraagt minimaal € 2.710,- en maximaal € 3.619,- (schaal 8 cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij
een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%. Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability. 

Aan de faculteit Geesteswetenschappen zijn ongeveer 1.100 medewerkers en 6.000 studenten verbonden. De faculteit omvat vier kennisdomeinen: filosofie en religiewetenschap, geschiedenis en kunstgeschiedenis, media- en cultuurwetenschappen en talen, literatuur en communicatie. Met het onderwijs en onderzoek op deze gebieden wil de faculteit bijdragen aan een beter begrip van Nederland en Europa in een sterk veranderende maatschappelijke en culturele context. De enthousiaste en betrokken collega's en de uitstekende voorzieningen in de historische binnenstad van Utrecht, waar de faculteit is gehuisvest, zorgen voor een inspirerend werkklimaat.

Aanvullende informatie

Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Monique Clabbers (Afdelingshoofd secretariele ondersteuning) via  m.clabbers@uu.nl.

Solliciteren

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

De gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 4 juli.

Uiterlijk reageren op 3 juli 2022.