Creatieve Managementassistent (0,8 fte)

Functie

Eén van onze Managementassistenten groeit intern door, daarom zijn wij op zoek naar een nieuwe collega. Een collega die samen met Britt het secretariaat van de directie Communicatie runt. De directie Communicatie is een mega leuke afdeling, met zo’n 100 collega’s die zich bezig houden met communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit.

Het is een heel zelfstandige baan waarin jij het overzicht houdt, plant en creatief organiseert en waar je ook nog eens mag werken aan je eigen groei en ontwikkeling. Je weet van aanpakken en hebt er plezier in om de dagelijkse werkzaamheden af te ronden. We staan altijd open voor nieuwe initiatieven en ideeën. Of je nu deze week begonnen bent, of al een maand of een jaar bij ons werkt. We zoeken iemand die dit type werk écht leuk vindt, iemand die een lange werkrelatie aan wil gaan. Werk om helemaal in op te gaan, zodat je af en toe vergeet dat je aan het werk bent. Zelfs als je een complexe agenda afspraak weer moet verzetten, omdat er andere afspraken toch prioriteit hebben. Je pikt signalen op, legt onderlinge verbanden en hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Daarbij ben je een gewaardeerd sparringpartner voor de directeur en het hoofd secretariaat en neem je als vanzelfsprekend het initiatief. Je bent iemand die graag organiseert, plant, maar ook graag verbindt. Zonder jou en Britt draait alles in de soep.

Het secretariaat staat voor een hoogwaardige dienstverlening en het is jouw passie om daaraan bij te dragen. We vinden het ook helemaal niet erg als je géén old skool secretariaatsmedewerker of secretaresse bent; de tijd van teksten uittypen, koffie halen en secretaressedag is geweest.

Naast onderstaande taken, krijg je de vrijheid om werkzaamheden naar je toe te trekken.

• Je verzorgt samen met Britt de secretariële en organisatorische ondersteuning voor het Management Team en directeur.
• Je bent een verbindende factor richting de teams.
• Je coördineert bij in- en uitdiensttreding van collega’s.
• Je organiseert sociale activiteiten rondom jubilea, pensioen etc. Daarnaast heb je een belangrijke rol in het organiseren van sociale activiteiten voor de teams. Denk aan uitjes zoals een kanotocht, een pingpong competitie, sinterklaas en kerstactiviteiten.
• Je regelt (samen) het mailverkeer in de centrale secretariaatsmailbox.
• Je maakt afwisselend met Britt actie- en besluitenlijsten voor bijvoorbeeld de tweewekelijkse MT-vergaderingen. Daarbij houd je ook nog in de gaten of de directieleden hun acties wel oppakken.
• Het ontvangen van gasten (hospitality rol).
• Het schrijven en vormgeven van een digitale nieuwsbrief.
• Je formuleert voorstellen voor het verbeteren en aanpassen van procedures en werkprocessen.

Wij zoeken vooral een collega waarmee het leuk is om samen te werken. Dat betekent open, toegankelijk en gericht op meedenken en meedoen. Zelfstandig werken, successen vieren met je collega’s én een glimlach toveren op het gezicht van de directie. Zo ziet je baan als managementassistent er bij ons uit. Wij komen heel graag in contact met jou!

Profiel

Wat breng je mee?

• Je hebt minimaal hbo-werk- en -denkniveau en een mbo-diploma op zak.
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een functie als bijvoorbeeld managementassistent, Personal Assistant, Office/hotelmanager of evenementencoördinator.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
• Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren. Super handig in deze functie :)
• Het Officepakket, vooral Outlook heeft nauwelijks geheimen voor jou.
• Je bent beschikbaar voor 32 uur per week, waarbij vrijdag je vaste roostervrije dag is. Je werkt 1 à 2 dagen vanuit huis en de overige werkdagen op kantoor (Bestuursgebouw).

Aanbod

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,8 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.818,- en maximaal € 3.764,- (schaal 8 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. De Bestuursdienst biedt voor managementassistenten de mogelijkheid om zich volop te ontwikkelen in het programma LOS (Leren, Ontwikkelen, Samenwerken). Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.

De directie Communicatie van de Universitaire Bestuursdienst (UBD) ondersteunt het College van Bestuur en de faculteiten en diensten bij het ontwikkelen en implementeren van beleid rondom communicatie en onderwijsmarketing van de universiteit. Strategie, beleid en uitvoer komen samen bij Communicatie.

Aanvullende informatie

Voor eer informatie kan je contact opnemen met: Marloes Strijk (Hoofd secretariaten), via m.f.c.strijk@uu.nl of 06 39 19 45 38.

Wij zijn op zoek naar iemand die zich verder wil ontwikkelen op secretarieel gebied. Als je een functie ambieert als communicatie- en/of marketingmedewerker is dit niet de geschikte functie voor je en verzoeken we je vriendelijk de vacaturesite van de Universiteit Utrecht in de gaten te houden voor meer passende functies.

De vacature staat open tot 4 juni 2023. Het is mogelijk dat we de vacature eerder sluiten, als we in de tussentijd een geschikte kandidaat vinden.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 4 juni 2023.