Coördinator bedrijfsvoering departement Natuurkunde (0,9 fte)

Uren per week: 
34 tot 36
Faculteit of dienst: 
Faculteit Bètawetenschappen
Afdeling: 
Departement Natuurkunde, Instituut voor Theoretische Fysica
Uiterlijk reageren op: 

Functie

Het Instituut voor Theoretische Fysica (ITF), onderdeel van het departement Natuurkunde van de faculteit Bètawetenschappen van de Universiteit Utrecht, en de Landelijke Onderzoekschool Theoretische Natuurkunde (LOTN) is op zoek naar een coördinator bedrijfsvoering die zorg draagt voor een adequate bedrijfsvoering binnen het instituut en de onderzoekschool. In het bijzonder richt je je op de financiële én HR-processen.

Als coördinator bedrijfsvoering stuur je twee medewerkers op het secretariaat aan. Daarnaast ben je binnen het ITF en de LOTN verantwoordelijk voor een efficiënte uitvoering van het financiële, ICT-, HRM- en facilitaire beleid. Je pakt je rol op een proactieve wijze aan en bent duidelijk een kartrekker. Tot slot is het verder professionaliseren van de bedrijfsvoering binnen ITF en LOTN bij jou in goede handen.

De coördinator bedrijfsvoering is de “linking pin” met het departement natuurkunde, de faculteit Bètawetenschappen en de centrale Universitaire Bestuursdienst (UBD), waar alle centrale ondersteunende diensten ondergebracht zijn. Je werkt daarbij nauw samen met de coördinatoren bedrijfsvoering van andere instituten.

Het takenpakket van de coördinator bedrijfsvoering is breed. Denk daarbij aan de volgende werkzaamheden:

  • Je levert een bijdrage aan de voorbereiding van de begroting en realisatiecijfers van zowel het ITF en de LOTN, als ook van de projecten. Je bent de sparringpartner van de business controllers van het departement en de directeuren ITF en LOTN op financieel gebied en je voelt je verantwoordelijk voor de operationele sturing op de begroting.
  • Je levert een bijdrage aan de ontwikkeling van beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering binnen het instituut en zorgt voor een juiste en tijdige implementatie van beleid en besluiten.
  • Je bent een spin in het web en daarmee het eerste aanspreekpunt voor de directeuren, hoogleraren, onderzoekers en docenten, business controller, de projectcontrollers en de collega’s van de stafafdelingen voor wat betreft vragen m.b.t. HR, ICT, facilitaire diensten (inclusief werkplekken), financiën, projecten en ondersteuning.
  • Je draagt bij aan de interne communicatie, zodat alle collega’s altijd tijdig en volledig op de hoogte zijn van departementale én projectmatige aangelegenheden.
  • Je weet precies wat er speelt op het gebied van nieuwe en lopende projecten ten behoeve van het onderzoek dat binnen de instituten wordt uitgevoerd.
  • Je hebt je financiële administratie op orde: van het duiden van begrotingen, tot het borgen van declaraties en projectverslaglegging, en alles wat daarbinnen valt.

Profiel

We zijn op zoek naar een betrokken, communicatieve collega met leidinggevende ervaring en een positieve blik op zaken. Verder zien we graag dat je het volgende meebrengt:

  • Je hebt een hbo-werk- en denkniveau en pakt je werkzaamheden analytisch en doortastend aan. Je hebt aantoonbare relevante werkervaring op het gebied van ondersteunende bedrijfsprocessen in de volle breedte en in het bijzonder met financiën en HR. Je hebt een talent voor cijfers.
  • Je bent een betrokken, doortastende leidinggevende die geïnteresseerd is in medewerkers. Met jouw leidinggevende kwaliteiten en ervaring weet je op een coachende en verbindende wijze leiding te geven.
  • Je staat stevig in je schoenen, bent scherp op de inhoud en stuurt op resultaten. 
  • Samenwerken gaat je gemakkelijk af en tegelijkertijd pak je je werk zelfstandig en proactief op. Je hebt gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen, je weet wat prioriteren is en blijft daarbij nauwkeurig, resultaatgericht en stressbestendig.
  • Je neemt verantwoordelijkheid, staat open voor verandering en hebt een gezonde dosis humor.
  • Je hebt een uitstekende uitdrukkingsvaardigheid in woord en geschrift in het Engels (een vereiste).

Aanbod

  • een positie voor 1 jaar;
  • een voltijds bruto salaris variërend van minimaal € 2.968,- tot maximaal € 4.078,- in schaal 9;
  • 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering;
  • een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Naast de arbeidsvoorwaarden die zijn vastgelegd in de cao Nederlandse Universiteiten kent de Universiteit Utrecht een aantal eigen regelingen. Zo zijn er afspraken over professionele ontwikkeling, verlofregelingen en sport.​ Ook geven we je de ruimte om je arbeidsvoorwaarden zelf uit te breiden via het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden. Zo stimuleren we je graag om te blijven groeien.

Meer informatie over werken bij de faculteit Bètawetenschappen vind je hier.

Over de organisatie

Het onderzoek van het departement Natuurkunde is ondergebracht in vijf onderzoeksafdelingen: Theoretical Physics, Marine and Atmospheric Research, Gravitational and Sub-atomic Physics, Soft Condensed Matter & Biophysics, Nanophotonics. Een afdeling kan een of meerdere onderzoeksprogramma's omvatten die door een leerstoel worden gedragen. De onderzoeksprogramma's participeren in universitaire strategische thema’s (Sustainability) en focusgebieden (Foundations of Complex Systems) en in (nationale) onderzoeksinstituten en (nationale) onderzoekscholen. 

Het Instituut voor Theoretische Fysica (ITF) bestaat uit twee onderzoeksprogramma’s: Quantum Gravity, Strings and Elementary Particles (QGSEP), en Condensed-Matter Theory, Statistical and Computational Physics (CMTSCP). Het ITF is de penvoerder van de Landelijke Onderzoekschool Theoretische Natuurkunde (LOTN). De LOTN is een landelijk samenwerkingsverband tussen de theoretische fysica groepen van de zes Nederlandse universiteiten en de NIKHEF Theorie Groep.

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent vooral het bij elkaar brengen van bevlogen onderzoekers en docenten van diverse achtergronden, uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. We hebben zes departementen: Biologie, Farmaceutische Wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. We ondersteunen de faculteit bij het verrichten van excellent onderzoek en het uitvoeren van inspirerend onderwijs.

Bij de Universiteit Utrecht werken we samen aan een betere toekomst voor ons allemaal. Met meer dan 7.000 medewerkers zorgen we voor maatschappelijk relevant onderzoek en kwalitatief hoogstaand onderwijs. De universiteit is een actief en betrokken onderdeel van de maatschappij, met als toegevoegde waarde onze open blik op maatschappelijke vraagstukken. We werken samen met andere (internationale) universiteiten, het bedrijfsleven, overheden, de culturele sector en maatschappelijke organisaties.

Aanvullende informatie

Als je vragen hebt over deze functie of over de sollicitatieprocedure, stel ze gerust via science.recruitment@uu.nl o.v.v. de functietitel.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven. Spreekt deze functie je aan? Reageer dan via de "Solliciteer" knop! We ontvangen graag je motivatie en CV.

Als deze functie niet is waar jij naar op zoek bent, maar je kent iemand anders die misschien wel geïnteresseerd is, stuur deze link dan naar diegene door.

NB: Vanwege de situatie rondom het Coronavirus (COVID-19) is de sollicitatieprocedure mogelijk aan veranderingen onderhevig.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Uiterlijk reageren op 31 oktober 2021.