Registratievoorschriften voor promovendi en (co)promotoren

Promovendi moeten zich registreren in het universitaire promovendivolgsysteem MyPhD, voordat een promotietraject kan starten. Vervolgens controleren onder andere alle betrokken (co-)promotoren deze registratie en keuren zij deze goed.

Promovendus

Alle promovendi met een aanstelling moeten zich zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden na de start van het onderzoek/de aanstelling, registreren in MyPhD. Promovendi die geen aanstelling hebben (de zogenaamde ‘buitenpromovendi’) met uitzicht op een promotieplechtigheid moeten dit ongeveer twee jaar voor de verwachte promotiedatum doen. Sommigen faculteiten regelen dit anders, promovendi zonder aanstelling ontvangen bericht hierover van de betreffende faculteit/graduate school.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 4 en 5.

De registratie in MyPhD is volledig digitaal en kan met één druk op de knop worden doorgestuurd ter controle en goedkeuring door het PhD Office, alle betrokken (co-)promotoren, het departementshoofd, de decaan en het Bureau College voor Promoties.

Let op:

  • Het ontbreken van informatie (zoals digitale kopieën van het proefschrift), formulieren of handtekeningen kan gevolgen hebben voor de ontheffing en/of toelating tot het promotietraject, of de datum van de promotieplechtigheid.
  • Voor meer informatie over het College voor Promoties en over MyPhD: kunnen promovendi terecht bij de secretaresse (pdf) van de relevante faculteit/het relevante departement.
  • Voor meer informatie over technische zaken rondom MyPhD, neem contact op met het ICT Service Centrum. E-mail: ict-servicedesk@uu.nl. Telefoon: +31 (0)30 253 4500.
  • Meer informatie over de vereiste taalvaardigheid (Engels).

Bij de registratie in MyPhD moeten de volgende documenten worden toegevoegd:

  • Een kopie van het meest relevante diploma. Vragen over de geldigheid van (buitenlandse) diploma's? Stel deze via Qdesk.
  • Een kopie van een geldig legitimatiebewijs. Deze kopie wordt uitsluitend gebruikt voor de juiste registratie van de naam en niet ter controle van de identiteit van de persoon. Indien gewenst is het toegestaan om het burgerservicenummer (BSN) in de kopie onleesbaar te maken. Rijksoverheid.nl beschrijft hoe u veilig een legitimatiebewijs kunt kopiëren.

Voor het registreren is het handig om de volgende gegevens bij de hand te hebben:

  • Informatie over het meest relevante diploma: MyPhD vraagt om naam instituut, soort opleiding, soort diploma, datum diploma.
  • MyPhD vraagt ook om een werktitel van het proefschrift. Deze kan altijd in een later stadium nog worden aangepast.
  • De gegevens van de (co-)promotor(en) die niet werkzaam zijn bij de Universiteit Utrecht. Van belang zijn: volledige naam, voorletters, titulatuur, naam instituut, adres instituut, e-mail. Van de (co-)promotor(en) die wel werkzaam zijn bij de Universiteit Utrecht staat de gegevens in een hulplijst in MyPhD.

▶ MyPhD

(Co)promotor(en)

De benoeming van de (co-)promotor(en) moet plaatsvinden voordat de betrokken hoogleraar een eervol ontslag heeft gekregen.

Zorg dat de promovendus zich registreert in MyPhD. Zodra de promovendus de digitale registratie heeft doorgestuurd ter controle en goedkeuring, handel zo spoedig mogelijk de e-mail af die vanuit MyPhD is verstuurd met het verzoek om goedkeuring.
Zie ook: het Promotiereglement artikel 4 en 5.

 

Voor meer informatie over de formulieren die ingevuld moeten worden en de reglementen waaraan moet worden voldaan tijdens het promotietraject, bekijk Vereisten voor het voltooien van een promotietraject.