Privacyverklaring Onderwijs voor professionals
Deze privacyverklaring is specifiek bedoeld voor deelnemers van en geïnteresseerden in onderwijs voor professionals bij de Universiteit Utrecht (UU).
De UU wil op een zorgvuldige manier omgaan met de persoonsgegevens van iedereen die bij ons aan het onderwijs deelneemt of interesse toont in ons onderwijsaanbod.
In deze privacyverklaring informeren we je in algemene zin over de persoonsgegevens die we verwerken, over de doeleinden waarvoor we dat doen, over jouw privacyrechten en over andere zaken die voor jou van belang kunnen zijn.
De persoonsgegevens die wij van je verzamelen, worden door de UU verwerkt voor de volgende doelen:
- Om te beoordelen of deelnemers voldoen aan de toelatingscriteria van het door hen gekozen onderwijs;
- Om deelnemers te registreren voor onderwijs;
- Om een persoonlijk account aan te maken voor deelnemers waarmee zij kunnen inloggen op de online leeromgeving voor OvP (Osiris);
- Om deelnemers in staat te stellen om studiemateriaal te downloaden en te gebruiken;
- Voor het toekennen en uitgeven van diploma’s of (deel)certificaten;
- Voor het sturen van praktische informatie naar deelnemers, bijvoorbeeld wanneer door een onvoorziene omstandigheid een wijziging in het programma optreedt;
- Om betalingen te verwerken;
- Om een OvP-alumniregistratie te voeren;
- Om nieuwsbrieven aan geïnteresseerden in ons cursusaanbod te sturen.
Wanneer je deelneemt aan een OvP-cursus kunnen de volgende persoonsgegevens van jou worden verwerkt:
- Voor- en achternaam;
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Geboorteland;
- Geboortestad (optioneel);
- Nationaliteit;
- E-mailadres;
- Telefoonnummer;
- Straatnaam en huisnummer;
- Postcode;
- Woonplaats;
- Voertaal;
- Studentnummer;
- Kopie identiteitsbewijs;
- (Zakelijke) factuurgegevens;
- Status van betaling, datum van betaling, bedrag dat betaald is etc.;
- Functietitel;
- Opleidingsniveau;
- Gegevens noodzakelijk voor toelating;
- Eventuele inhoud van correspondentie.
Wanneer je via professionals.uu.nl aangeeft dat je op de hoogte gehouden wilt worden van een cursus of jezelf op de wachtlijst plaatst, worden de volgende gegevens verwerkt:
- Voornaam;
- Tussenvoegsels (optioneel);
- Achternaam (optioneel);
- E-mailadres;
- Organisatie (optioneel);
- Functietitel (optioneel);
- Interessegebied (optioneel).
De UU verzamelt (persoons)gegevens direct bij jou, maar in voorkomende gevallen ontvangt de UU ook persoonsgegevens via derden. Dit gebeurt alleen voor zover dat in overeenstemming is met de wet of voor zover je daar toestemming voor hebt gegeven.
De UU mag jouw persoonsgegevens alleen verwerken op basis van een grondslag die in de wet is genoemd. De UU verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslag(en):
1. Overeenkomst of wettelijke verplichting
De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die we met jou zijn aangegaan of zullen aangaan of om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.
UU verwerkt persoonsgegevens voor de hierboven genoemde doeleinden voor de uitvoering van de opleidingsovereenkomst die wij met deelnemers aangaan. Daarnaast verwerken wij de financiële gegevens op grond van de wettelijke fiscale verplichting. Als de UU de persoonsgegevens wil verwerken voor andere doeleinden dan hierboven beschreven, zal UU dit alleen doen wanneer wij hiervoor toestemming hebben verkregen of een gerechtvaardigd belang hebben.
2. Gerechtvaardigd belang
De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de UU of van een derde.
De UU verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de rechtmatige grondslag gerechtvaardigd belang. Dit kan een gerechtvaardigd belang van de UU of van een derde zijn. Dat gerechtvaardigd belang omvat het bijhouden van een alumniregistratiesysteem en het stimuleren van de verbinding van alumni met de UU.
3. Toestemming
Je hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van jouw persoonsgegevens, via een formulier op professionals.uu.nl.
Via onze website is het mogelijk om op de hoogte gehouden te worden van ons onderwijsaanbod. Als je een formulier op onze website invult, zullen wij jou op de hoogte houden van onderwijsaanbod dat past bij de interesse die je hebt opgegeven of notificeren als de startdatum van een cursus bekend is.
De UU bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn. OvP houdt daarom de volgende bewaartermijnen aan:
- Persoonsgegevens van deelnemers blijven tot 50 jaar na afronding van de studie bewaard.
- Persoonsgegevens van deelnemers die hun aanmelding of studie niet volledig voltooid hebben, worden tot 1 jaar na einddatum bewaard.
- Jouw financiële gegevens blijven tot 7 jaar na de laatste betaling bewaard in verband met de wettelijke bewaarplicht.
- Persoonsgegevens van potentiële deelnemers die ingeschreven staan om op de hoogte gehouden te worden voor een cursus of interessegebied bewaren wij zolang je interactie met onze mailingen blijft tonen. Zodra je drie jaar inactief bent, zullen wij jouw gegevens verwijderen.
De UU kan andere organisaties opdracht geven om bepaalde onderdelen van onze dienstverlening namens ons te verzorgen. Als dergelijke organisaties in het kader van die opdracht persoonsgegevens verwerken, noemen we hen verwerkers. De UU maakt afspraken met deze verwerkers om een vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten verwerkersovereenkomsten.
Jouw persoonsgegevens worden nooit verhuurd of verkocht. De UU kan jouw (persoons)gegevens wél met derden delen als je daar bijvoorbeeld zelf toestemming voor hebt gegeven of als dat noodzakelijk is om een overeenkomst tussen jou en de UU te kunnen uitvoeren.
De categorieën van derden waarmee de UU persoonsgegevens deelt zijn:
- wij hebben hen ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
- dat is nodig om de overeenkomst met jou uit te voeren;
- wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).
De partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:
- ICT-leveranciers en -dienstverleners (bijvoorbeeld Osiris en Azorus);
- Online tools voor examinering en evaluatie;
- Betaalprovider;
- Incassobureau.
Organisaties die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens kunnen mogelijk ook gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Voor landen gevestigd buiten de EER gelden aparte regels. Doorgifte mag alleen plaatsvinden naar derde landen met een passend beschermingsniveau, dit kan op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, passende waarborgen en of specifieke uitzonderingen. Als je daar meer over wil weten kan je contact opnemen met privacy@uu.nl.
De AVG geeft jou een groot aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Zo heb je het recht om tijdig, duidelijk en volledig te worden geïnformeerd over onze verwerking van jouw gegevens. Vandaar onder meer deze privacyverklaring. Daarnaast heb je het recht om je gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. In bepaalde gevallen heb je het recht om de verwerking van je gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’), het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht om niet te worden onderworpen aan beslissingen die voortvloeien uit volledig geautomatiseerde processen (dus zonder menselijke tussenkomst) waar je serieuze gevolgen van kunt ondervinden. En tot slot heb je in enkele gevallen het recht om een hele set aan gegevens die we van je hebben, te laten overdragen op een andere organisatie. Dit wordt het recht op overdraagbaarheid genoemd.
Als we jouw gegevens verwerken op basis van je toestemming, heb je het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Dit kan altijd, dus ook nadat we jouw gegevens al hebben verzameld. Het intrekken van je toestemming gaat net zo gemakkelijk als het verlenen ervan, en je hoeft niet te zeggen waaróm je je toestemming intrekt. Houd wel rekening met het volgende: als je je toestemming intrekt, hoeven we datgene wat we tot op dat moment met je persoonsgegevens hebben gedaan, niet ongedaan te maken. Het intrekken van je toestemming werkt dus niet met terugwerkende kracht.
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we van jou verwerken. Op jouw verzoek verstrekken we je kosteloos een overzicht van al die gegevens of een specifiek deel waarin jij geïnteresseerd bent. Daarbij geven we je aanvullende informatie, bijvoorbeeld waarom we die gegevens verwerken, hoelang we ze bewaren, enzovoort.
Wij moeten er zorg voor dragen dat al jouw persoonsgegevens die op onze systemen staan, correct zijn. Als je merkt (of als je denkt) dat bepaalde persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, kun je ons verzoeken die gegevens te corrigeren. En omdat onze gegevens niet alleen correct moeten zijn, maar ook volledig, mag je die gegevens aanvullen. In bepaalde gevallen kun je dit doen door ons een verklaring aan te bieden die wij dan aan je gegevens toevoegen.
Er zijn situaties waarin je ons kunt vragen bepaalde gegevens van jou te wissen. Je kunt dit bijvoorbeeld doen als je vindt dat wij deze gegevens niet meer nodig hebben of dat we deze onrechtmatig verwerken, als je je toestemming hebt ingetrokken of als je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking. Wij gaan dan na of er gegronde redenen zijn om je persoonsgegevens desondanks te bewaren. Zijn die redenen er niet, dan wissen we jouw gegevens.
In bepaalde gevallen verwerken we jouw persoonsgegevens omdat dit nodig is voor het uitvoeren van een taak van algemeen belang of voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen (of die van een andere persoon of organisatie). In dergelijke gevallen vragen we je niet om toestemming te geven voor de verwerking, maar kun je daar wel bezwaar tegen maken op basis van jouw specifieke situatie. Als je bezwaar maakt, zullen we de verwerking opschorten en jouw rechten, vrijheden en belangen afwegen tegen onze belangen. Daarbij letten we op jouw specifieke situatie. Wegen onze belangen zwaarder, dan hervatten we de verwerking. Wegen de rechten, vrijheden en belangen in jouw specifieke geval zwaarder, dan stoppen we de verwerking definitief. In beide gevallen laten we je weten wat we hebben besloten.
Het beperken van de verwerking is niets anders dan dat je de verwerking tijdelijk kunt ‘bevriezen’. Als je ons verzoekt de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, mogen we er niets anders meer mee doen dan ze bewaren. Je hebt het recht om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als een van de volgende situaties van toepassing is:
- Je betwist de nauwkeurigheid van de gegevens, in welk geval we de verwerking van jouw gegevens onderbreken totdat we de juistheid ervan hebben geverifieerd.
- De verwerking is onrechtmatig of de UU heeft je persoonsgegevens niet meer nodig voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en je wilt niet dat wij jouw persoonsgegevens wissen.
- Je hebt, in overeenstemming met jouw recht op bezwaar, bezwaar gemaakt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en je bent in afwachting van de uitkomst op jouw bezwaar.
Je hoeft het niet te accepteren dat er beslissingen over jou worden genomen zonder dat daar een mens aan te pas komt, terwijl die beslissingen voor jou wél wezenlijke gevolgen hebben.
Voor deelnemers van of geïnteresseerden in het aanbod van onderwijs voor professionals geldt dat er door de UU nooit geautomatiseerde beslissingen worden genomen die wezenlijke gevolgen voor hen hebben.
Als wij persoonsgegevens van jou verwerken op grond van jouw toestemming of een met jou gesloten overeenkomst, heb jij ten aanzien van die gegevens het recht om deze door jou digitaal verstrekte gegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Je bent vrij die gegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Als je een of meer van bovengenoemde rechten wilt uitoefenen, kun je een verzoek indienen middels het formulier privacy verzoek. Wij hebben dan een maand de tijd om op je verzoek te reageren. Bij heel complexe verzoeken (of als er heel veel verzoeken tegelijk binnenkomen) hebben we soms meer tijd nodig (maximaal twee maanden extra). Dit laten we je dan binnen die eerste maand weten.
Bij het uitoefenen van jouw rechten is het noodzakelijk dat wij eerst jouw identiteit vaststellen. Dit doen we op een manier die past bij de situatie waar het om gaat en bij het recht dat jij wilt uitoefenen.
Individuele beoordeling
We willen je erop wijzen dat de bovenbeschreven rechten geen absolute rechten zijn. Ieder verzoek beoordelen we individueel. Soms kunnen er omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Als dit zo is, laten we je weten waaróm dat zo is
De UU gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. De UU neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat jouw persoonsgegevens goed worden beschermd.
Technische maatregelen
Om jouw persoonsgegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, heeft de UU passende beveiligingstechnologie in gebruik. Van (pogingen tot) misbruik doen wij aangifte. De UU neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
Organisatorische maatregelen
Binnen de organisatie heeft de UU een groot aantal maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat jouw gegevens niet alleen technisch beveiligd zijn, maar dat ook de kans op menselijke fouten en misbruik tot een minimum beperkt wordt.
Heb je naar aanleiding van de bovenstaande informatie nog specifieke vragen of heb je op- of aanmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op. Je kunt hiervoor een bericht sturen aan privacy@uu.nl.
De UU heeft een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dit is een interne adviseur en toezichthouder die ook voor jou van belang kan zijn, namelijk wanneer je informatie wenst over onze verwerking van persoonsgegevens of wanneer je daarover een klacht wilt indienen. Je kunt contact met onze FG opnemen via fg@uu.nl.
We wijzen je erop dat je bovendien het recht hebt om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens Universiteit Utrecht
Heidelberglaan 8
3584 CS Utrecht
Tel. (030) 253 35 50
Privacyverklaring - versie
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 6 augustus 2024. Van tijd tot tijd brengen we wijzigingen aan in deze privacyverklaring. Wil je zeker weten dat je de meest recente versie gebruikt, kijk dan op onze website.