Coronavirus - werken en studeren (op afstand)

Op deze pagina lees je wat de mogelijkheden, aandachtspunten en tips zijn voor docenten en studenten om onderwijs te geven en te volgen op afstand. Daarnaast vind je ook informatie over onderzoek werkzaamheden, thuiswerken en vergaderen op afstand.

Computeraccessoires voor thuiswerken

Nu er langer vanuit huis gewerkt moet gaan worden, neemt behoefte aan computeraccessoires toe. Om hier in deze uitzonderlijke situatie aan tegemoet te komen, creëren we een mogelijkheid om noodzakelijke spullen om thuis te kunnen werken van de UU-werkplek op te halen. Daarnaast is het mogelijk om computeraccessoires voor thuis te kopen en te declareren. Lees hier meer over wat je op kunt halen en de regels over wat je kunt aanschaffen en over de aanmeldprocedure.

Ik ben docent en wil onderwijs geven op afstand. Hoe doe ik dat?

De Universiteit Utrecht biedt verschillende manieren om op afstand onderwijs te geven. Op deze intranetpagina vind je informatie over hoe je je onderwijs op afstand kunt inrichten. 

Ik ben student en wil onderwijs volgen op afstand. Hoe doe ik dat?

Je docent informeert je hoe de cursus op afstand zal worden aangeboden.

Op deze handleidingensite vind je praktische informatie over colleges volgen via Teams, software openen via MyWorkplace en online toegang via Library Access.

Ik ben student en ik wil online begeleiding met studeren en schrijven. Waar kan ik terecht?

Zit je nu alleen thuis te studeren en kan je wel wat ondersteuning gebruiken? Hoe houd je het tempo erin en wat moet je nu met je planning? Bespreek het met één van onze studeercoaches. 

Ben je een paper aan het schrijven of met je scriptie bezig? Je staat er niet alleen voor. Bespreek je tekst met een schrijfcoach en kijk samen naar de structuur en stijl van je tekst.

Maak nu gratis een afspraak voor een online gesprek met een studeercoach of een schrijfcoach

Ik ben student of medewerker en heb urgent een (fysieke) publicatie uit de UB nodig. Wat doe ik?

Heb je urgent een (fysieke) publicatie nodig uit de collectie van de Universiteitsbibliotheek voor je studie of onderzoek? Doe dan een aanvraaag via bibliotheek@uu.nl. Vermeld de gewenste publicatie en je contactgegevens. Het werk wordt dan zo snel mogelijk digitaal of fysiek naar je verstuurd. Als er nog geen digitale versie beschikbaar is, dan wordt deze alsnog gemaakt. Bijzondere Collecties worden niet uitgeleend, daarvan ontvang je altijd een digitale kopie.

Houd er rekening mee dat dit een noodvoorziening is. Doe daarom alleen een aanvraag als het echt noodzakelijk is en weet dat er een wachttijd kan zijn. Meer informatie vind je op de website van de UB.

Ik ben medewerker en werk thuis. Waar moet ik op letten en welke tips zijn er?
  • Als medewerker werk je thuis, tenzij er sprake is van een vitaal proces. Of dit laatste het geval is, bepaalt je leidinggevende.
  • Wij stellen ons flexibel op en doen tegelijk een beroep op de flexibiliteit van alle collega’s: alleen samen kunnen we er zorg voor dragen dat onze universiteit haar kerntaken zo goed mogelijk kan blijven uitoefenen. Dat betekent dat we iedereen vragen zoveel als mogelijk het eigen werk thuis voort te zetten, in ieder geval tot 1 juni 2020.
  • We zullen wekelijks vaststellen of en hoe lang thuiswerken nog aan de orde is. Als je niet (al je) werk thuis kunt doen, omdat het werk dat niet toelaat of omdat je kinderen thuis zijn, dan heeft dat nu geen gevolgen voor verlof of salaris..
  • Zie alle technische mogelijkheden voor thuiswerken en voor op afstand vergaderen/overleggen.
  • Ook van belang bij thuiswerken is dat je je werkplek zo goed als mogelijk is inricht en let ook op je werkhouding; zie hier voor tips. 
  • De meeste mensen werken thuis en er worden deze weken bijzonder veel digitale middelen ingezet. Het betekent ook dat er meer mensen privé-apparatuur gebruiken. We vragen je om veilig te werken en te letten op phishingmails. Ontvang je een verdachte email, open deze niet maar stuur de mail door naar cert-uu@uu.nl. Meer informatie over veilig werken vind je op de pagina Veilig werken.
  • Houd je mail in de gaten, eventueel op vaste momenten gedurende de dag.
  • Als je een mobiele telefoon van de UU hebt, zorg dat je nummer op je profielpagina staat (als je alleen een privé mobiel hebt, hoeft dat niet).
  • Houd contact met en/of ben bereikbaar voor je leidinggevende, en indien aan de orde geef aan wat je wel/niet kunt oppakken.
  • Indien door ziekte niet (thuis) gewerkt kan worden dan vragen we je ziek te melden bij je leidinggevende.
  • Stem af met leidinggevende en overleg met collega’s als je kinderen onder de 12 jaar thuis hebt en daardoor beperkt of niet inzetbaar bent. Dit is vooral van belang als het gaat om bedrijfskritische processen of onderwijs op afstand. Ander werk kan op dit moment even wachten als je kinderen/zorgtaken thuis hebt.
  • Indien je een specifiek voor jou op maat gemaakte bureaustoel hebt kan je in overleg met je leidinggevende regelen dat je deze mee naar huis kan nemen om thuis beter te kunnen werken.
  • Accessoires voor een computer van de UU mogen in principe tijdelijk mee naar huis. Overleg dit met je leidinggevende en leg per mail vast welke spullen meegaan en dat ze terugkomen zodra je weer op je werkplek bij de UU kunt werken.
  • Je mag in principe geen spullen aanschaffen voor thuis op kosten van de UU. Alleen als er een (medische) noodzaak is en dan altijd in overleg met je leidinggevende. Graag de afspraken en de toestemming vastleggen via een e-mailwisseling met je leidinggevende.
Gaan mijn afspraken nog door?

Afspraken gaan alleen door als ze online/telefonisch kunnen worden afgehandeld. Alle fysieke bijeenkomsten (afsprak met studentdecaan of bedrijfsarts, vergadering, werkoverleg, etc.) zijn afgelast tot minimaal 1 juni 2020, tenzij een bijeenkomst noodzakelijk is voor bedrijfskritische processen. Afspraken kunnen online doorgaan tot wat effectief mogelijk is, dit ter beoordeling van de organisator. Als het niet mogelijk is om een overleg effectief op afstand te organiseren, dan wordt het overleg verplaatst.

Alle geplande en nog te plannen spreekuren met de bedrijfsarts worden tot en met 1 juni 2020 omgezet of ingepland als telefonische spreekuren. De bedrijfsarts belt je rondom het afgesproken tijdstip. Ook de bedrijfsmaatschappelijk werkers zullen de afspraken telefonisch doen.

Ik ben medewerker en wil vergaderen op afstand. Hoe doe ik dat?

Afspraken (ook 1 op 1) vinden vanaf nu alleen online plaats, of worden verzet. Online vergaderen doe je via Microsoft Teams. Deze handleiding laat zien hoe dit in z'n werk gaat. 

 

Ik ben onderzoeker, kan mijn onderzoek/experiment doorgaan?

Onderzoeken en experimenten die op dit moment lopen op een van de locaties van de UU, en niet onderbroken kunnen worden of die gerelateerd zijn aan het coronavirus, kunnen op locatie voortgezet worden na toestemming van de decaan. Neem hierbij wel de hygiënemaatregelen in acht, en probeer waar mogelijk te werken en overleggen op afstand. Houd hierbij ook rekening met het sluiten van een groot aantal gebouwen en de aangepaste openingstijden van de gebouwen die nog open zijn.

Voor overige onderzoeken en experimenten geldt, indien je je onderzoek vanuit huis kunt voortzetten, dan vragen we je hier thuis verder aan te werken. Ben je van plan te starten met nieuw onderzoek/experiment op een van de locaties van de UU, dan is dit in ieder geval tot 6 april niet mogelijk, ook niet in de gebouwen die open zijn.

Ik ben onderzoeker en mijn onderzoek loopt vertraging op. Wat doe ik?

Onderzoek kan vertraging oplopen door de coronacrisis. Hiervoor is alle begrip. We inventariseren momenteel wat de knelpunten zijn en welke regelingen we hiervoor universiteitsbreed (en mogelijk ook landelijk) kunnen treffen. We hopen in de week van 30 maart meer informatie te geven.

Ik ben onderzoeker. Wat zijn de gevolgen voor subsidies en gesubsidieerde projecten?

Het coronavirus heeft ook gevolgen voor subsidies en gesubsidieerde projecten. Op intranet vind je een pagina voor onderzoekers met daarop informatie over deze gevolgen voor voorstellen en projecten van Horizon2020 en NWO.

Mijn geplande vakantie gaat niet door, wat gebeurt er met mijn verlofuren?

Indien je voor de komende weken een vakantie gepland hebt die niet door kan gaan vanwege de wereldwijde maatregelen, dan vragen we je met je leidinggevende te overleggen of de werkzaamheden vanuit huis hervat kunnen worden. Als het werk kan worden hervat dan worden de vakantieuren teruggeboekt.

Welke beroepen vallen binnen de UU onder cruciale beroepen?

Noodopvang voor kinderen van ouders in cruciale beroepen of vitale processen
Docenten en ICT-personeel van universiteiten zijn aangewezen als cruciale beroepsgroep. De Universiteit Utrecht heeft hieraan dierenartsen en dierverzorgers toegevoegd.

Medewerkers die een cruciaal beroep uitoefenen, kunnen onder voorwaarden gebruik maken van kinderopvang. De rijksoverheid geeft het volgende aan: is er in een gezin één ouder die een cruciaal beroep uitvoert, dan is het verzoek om zelf de kinderen op te vangen. Als dat niet lukt, kunnen ouders  een beroep doen op de school en/of kinderopvang (dagopvang, BSO, gastouderopvang). Hierbij is het géén harde eis dat beide ouders een cruciaal beroep uitoefenen. Het kabinet vindt het belangrijk dat mensen met cruciale beroepen aan het werk kunnen blijven en er voor hen (nood)opvang beschikbaar is. Ook als ouders normaal geen gebruik maken van kinderopvang, maar wel in een cruciale beroepsgroep werken, kunnen ze gebruik maken van de (nood)opvang. De (nood)opvang is ook voor deze ouders gratis. Check de website van de overheid voor meer informatie.

Werkwijze als je docent, IT-medewerker, dierenarts of dierverzorger bent bij de UU
Heb je kinderen thuis, dan vragen we je eerst te bekijken of je de opvang thuis kunt regelen. Als het thuis regelen niet lukt en je behoort tot de genoemde cruciale beroepsgroepen, dan kun je gebruik maken van de noodopvang op school of kinderdagverblijf. Voor de afstemming met school of kinderdagverblijf heb je mogelijk een werkgeversverklaring nodig. Die kun je aanvragen door een mail te sturen naar HRServicedesk@uu.nl. Vermeld in de aanhef van de mail ‘werkgeversverklaring cruciale beroepen’ en zet in de mail je naam (met voorletters), geboortedatum, functie en de faculteit/dienst/directie waar je werkt. Je krijgt de werkgeversverklaring per email toegestuurd.

Ik zie mijn vraag niet beantwoord. Wat nu?

Heb je een algemene vraag over het coronavirus? Dan kun je de informatielijn van het RIVM bellen. Het telefoonnummer daarvan is: 0800-1351. Heb je een vraag die specifiek over de Universiteit Utrecht gaat? Dan kun je mailen naar coronavirus@uu.nl.

Wil je graag hulp met IT-diensten? Bijvoorbeeld om thuis te werken? Dan zit de ICT Servicedesk voor je klaar. Je kunt je melding via TOPdesk indienen.