Coronavirus - congressen & bijeenkomsten

De Universiteit Utrecht volgt de adviezen van het RIVM, WHO en het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De meest actuele informatie over het  coronavirus lees je op de website van het RIVM. De universiteit stemt continu af met regionale partners over mogelijke maatregelen.

Kan mijn bijeenkomst doorgaan? En welke extra maatregelen zijn nodig?

Evenementen en fysieke bijeenkomsten afgelast
Het kabinet heeft 23 maart een reeks nieuwe maatregelen bekendgemaakt om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Een daarvan is dat openbare bijeenkomsten tot 1 juni worden verboden

Alle evenementen en fysieke bijeenkomsten komen daarom te vervallen tot 1 juni tenzij ze digitaal/telefonisch kunnen doorgaan. Dit geldt dus onder meer voor de Diesviering in de Domkerk op donderdag 26 maart, de ‘Dies Dialoog’, de Universiteitsdag voor alumni op zaterdag 28 maart en ‘Meet the Professor’ op 25 maart. Het geldt ook voor bijeenkomsten zoals matchingsdagen (studiekiezers worden door hun opleiding geïnformeerd), promoties, diploma-uitreikingen, werkoverleggen, vergaderingen, trainingen, sollicitatiegesprekken, afspraken met studentdecanen of bedrijfsmaatschappelijk werk, etc. Uitzondering zijn face to face afspraken in het kader van bedrijfskritische processen. Ook hier geldt: digitaal/telefonisch waar mogelijk en beperk fysiek overleg en het aantal deelnemers tot een absoluut minimum (houd daarbij de meest actuele wettelijke voorschriften aan). 

Afspraken kunnen online doorgaan tot wat effectief mogelijk is, dit ter beoordeling van de organisator. Als het niet mogelijk is om een overleg effectief op afstand te organiseren, dan wordt het overleg verplaatst.

Gaan promoties en oraties in het Academiegebouw door?

Tot onze spijt hebben wij moeten besluiten om vanaf 17 maart tot 1 juni 2020 alle promoties en oraties in fysieke vorm af te gelasten. Wij beseffen dat de impact voor de direct betrokkenen groot is.

Om te zorgen dat promoties zo min mogelijk vertraging oplopen, zetten we de promoties vanaf 6 april zoveel mogelijk online voort. Hiervoor is instemming van de promovendus een voorwaarde. De pedel neemt zo snel mogelijk individueel contact op met de betrokkenen.
Bij de online plechtigheid nemen alle betrokkenen op afstand deel aan de zitting. Genodigden kunnen de promotie op afstand volgen via een livestream. De zitting verloopt vervolgens zoveel mogelijk als in het Academiegebouw.
Omdat we op dit moment niet in de gelegenheid zijn om diploma’s uit te vaardigen, ontvangen gepromoveerden een verklaring die door de rector magnificus is ondertekend. Zodra de crisismaatregelen niet meer van kracht zijn, krijgen gepromoveerden alsnog hun diploma. We bekijken hoe we hier een feestelijke gelegenheid van kunnen maken!

Voor oraties en afscheidsredes zijn we nog alternatieven aan het onderzoeken.

Ik ben student en mijn diploma-uitreiking vervalt. Wat nu?

We bekijken of er een feestelijk moment hiervoor kan worden georganiseerd wanneer dit weer is toegestaan. In de tussentijd kunnen studenten zelf digitaal een verklaring van afstuderen downloaden via MijnDUO

Ik heb een bijeenkomst georganiseerd. Wat nu?

Bijeenkomsten zijn niet toegestaan tot in ieder geval 1 juni.

Heb je een bijeenkomst georganiseerd in de periode tot 1 juli? Dan vragen we je om te kijken naar de mogelijkheden om de bijeenkomst te annuleren. Bekijk hiervoor van tevoren de annuleringsvoorwaarden. Indien deadlines aan de orde zijn om (kosteloos) te kunnen annuleren en jouw bijeenkomst staat gepland in de maand juni dan is het advies om de bijeenkomst te annuleren.

Reeds gemaakte kosten die contractueel betaald moeten worden, kan je boeken op het kostenplaatsnummer dat ook gebruikt zou zijn als het evenement wel door was gegaan.

Ik wil een bijeenkomst organiseren. Wat nu?

Ben je van plan binnenkort een bijeenkomst te organiseren? We vragen je met klem geen bijeenkomsten te organiseren die plaats vinden voor 1 juli. Als je nieuwe verplichtingen aangaat voor een bijeenkomst die plaatsvindt voor 1 juli, dan komen kosten bij annulering voor eigen rekening en kunnen ze niet verhaald worden op de UU.

Ik ben medewerker en heb een evenement (elders) moeten afzeggen. Hoe zit dat met gemaakte kosten?

Medewerkers die kosten hebben gemaakt om aan evenementen elders deel te nemen die inmiddels zijn afgelast, kunnen die gemaakte kosten declareren bij hun onderdeel.

Externe deelnemers van congressen die door de UU georganiseerd zijn en die geannuleerd zijn, krijgen de deelnemersfee van de UU-organisator terug.

Ik zie mijn vraag niet beantwoord. Wat nu?

Heb je een algemene vraag over het coronavirus? Dan kun je de informatielijn van het RIVM bellen. Het telefoonnummer daarvan is: 0800-1351. Heb je een vraag die specifiek over de Universiteit Utrecht gaat? Dan kun je mailen naar coronavirus@uu.nl.