E-mailhandtekening en promobanner

Een uniforme e-mailhandtekening bevordert een professionele uitstraling. Gebruik de voorbeeldhandtekening uit het onderstaande Word-bestand om zelf snel een e-mailhandtekening te maken. Het is niet verplicht om deze handtekening in zijn geheel over te nemen: zet de informatie in de handtekening die jij nodig acht.

Post en pakketten voor medewerkers van de Universiteit Utrecht komen binnen op een centraal punt en worden vanuit daar verder gedistribueerd. Ontvang je weleens post of pakketten van werkrelaties? Gebruik dan de uitgebreide versie uit het Word-document.

Download voorbeeld

Nederlandse en Engelse versie

Je kunt 2 handtekeningen aanmaken, één voor nationale en één voor internationale correspondentie. In de menubalk van de mail kan je per mail aangeven welke handtekening je wilt plaatsen. Meer informatie over het instellen en gebruik van een email-handtekening vind je op intranet: handtekening instellen.

Standaardinstellingen

Standaardinstellingen voor font (Arial), kleur (zwart) en lettergrootte (bijv. 8,5pt) zijn eenvoudig in te stellen in Outlook. Bekijk hiervoor de handleiding op: support.office.com. Als je het voorbeeld uit het Word-bestand kopieert dan gaat de opmaak automatisch goed.

Voornaamwoorden als onderdeel van de e-mailhandtekening

Je kunt ervoor kiezen om jouw voornaamwoorden achter je naam te zetten, zodat anderen weten hoe ze het beste naar jou kunnen verwijzen. Zo draag je ook bij aan de erkenning van de genderidentiteit van anderen. Het staat iedereen vrij om voornaamwoorden in hun e-mailhandtekening op te nemen. Lees meer over inclusief taalgebruik in de universitaire schrijfwijzer.

E-mailhandtekening

Diergeneeskunde

De faculteit Diergeneeskunde hanteert een iets uitgebreide versie van deze handtekening. Download hier het voorbeeldbestand.


Promobanner

Wil je een evenement of campagne promoten, dan kan je een promobanner toevoegen aan je e-mailhandtekening.

Richtlijnen voor een promobanner:

  • Zet een banner spaarzaam in. Hoe vaker het gebruikt wordt hoe blinder de ontvanger ervoor wordt.
  • Een banner is altijd ondergeschikt aan het UU logo/pay-off combinatie en staat onder het logo
  • Gebruik maar 1 promobanner in je mail.
  • ­­Gebruik de banner tijdelijk en communiceer 1 boodschap bijv. een evenement.
  • Zorg dat de inhoud van de promobanner relevant is voor de ontvanger. Het moet aansluiten bij hun interesses en behoeften.
  • Voeg een Call To Action toe.
  • Het is mogelijk om een hyperlink aan de promobanner te koppelen.
  • Gebruik geen animaties. Deze leiden af en het kan ervoor zorgen dat de mail in de spamfolder terecht komt.
  • Er twee formaten die je in de gaten moet houden: de grootte in pixels en de grootte in kilobytes (kB)
    • Grootte in pixels
      Formaat van de banner maximaal 600 pixels breed x maximaal 200 pixels hoog.
    • Grootte in kB
      De grootte in kB is de hoeveelheid schijfruimte die banner inneemt wanne­­er je deze opslaat op een e-mailserver. Proberen de promobanner onder de 50 kB te houden. Dit zorgt voor een snelle verzending.
  • Hoe kleiner en eenvoudiger de banner is, hoe gebruiksvriendelijker.
  • Een promobanner moet de standaard UU-richtlijnen volgen over lettertype, kleurgebruik en beeldgebruik en moet voldoen aan de AVG-wetgeving.
voorbeeld van een e-mail met promobanner