Fotograferen en filmen op universiteitsterrein

Toestemming

Voor fotograferen en filmen op het universiteitsterrein is vooraf toestemming nodig. De toestemmingsaanvraag wordt in principe alleen in behandeling genomen:

  • voor pers;
  • wanneer je aanvraag betrekking heeft op onderzoek en/of onderwijs;
  • wanneer je in opdracht van de Universiteit Utrecht werkt (dit verloopt intern).

Hoe vraag ik toestemming aan?

De contactpersoon voor een film- of fotografieaanvraag is afhankelijk van de gewenste locatie. 

Behandelingstermijn externe aanvragen
  • Journalistieke opnamen: zo snel mogelijk
  • Reguliere aanvragen: twee weken
  • Complexe aanvragen of aanvragen in vakantieperioden: vier weken

De behandelingstermijn wordt gebruikt om betrokkenen te informeren en te regelen dat de fotograaf of filmmaker tijdens de opnamen begeleid kan worden. De contactpersoon werkt daarom samen met facility managers, security en het hoofd taakgroep Zakelijk Vastgoed en Campusbeheer.

Algemene voorwaarden

Kosten

Voor persopnamen en opnames voor onderwijsdoeleinden worden geen kosten gerekend. Voor overige foto- en filmopnamen worden wel kosten gerekend: de hoogte is afhankelijk van de hoeveelheid begeleiding en benodigde interne afstemming.

Veiligheid

Voor en tijdens het maken van foto- of filmopnamen op het universiteitsterrein moeten eventuele instructies van Security (beveiliging) altijd worden opgevolgd.

Begeleiding van externen op Universiteitsterrein

Fotografen en filmmakers worden tijdens hun werk op het universiteitsterrein begeleid. Per gehonoreerde aanvraag bekijkt het Facilitair Service Centrum wie binnen de universiteit de fotoshoot of video-opname begeleidt. Bij de faculteiten Diergeneeskunde en Geneeskunde spelen factoren rondom medische veiligheid een rol, daarom verloopt de begeleiding daar via de contactpersoon (zie overzicht).

Uitleen van apparatuur

De universiteit stelt geen apparatuur, meubilair of technische installaties ter beschikking aan fotografen of filmmakers.

Tegenprestatie voor publicatie

Wanneer er foto’s of een video is gemaakt op universiteitsterrein, wordt van fotografen en filmmakers een tegenprestatie voor de toestemming verlangd.

Fotomateriaal

In publicaties moet bij het fotomateriaal altijd worden vermeld dat het een locatie of situatie van de Universiteit Utrecht betreft. Daarnaast wordt een aantal beelden opgenomen in de corporate beeldbank van de Universiteit Utrecht, m.b.v. een licentieovereenkomst voor onbepaalde tijd. Het huisstijlteam maakt in overleg een selectie van 0 tot 10 beelden. De exacte hoeveelheid beelden is afhankelijk van de omvang en de aard van de fotoshoot.

De universiteit waardeert het wanneer van gepubliceerd fotomateriaal een exemplaar (boek, blad, brochure etc.) aan het huisstijlteam kan worden toegestuurd.

Filmopname

Bij filmopnames moet de naam Universiteit Utrecht vermeld worden in de aftiteling of, bij gebruik in media, met een naamsvermelding in beeld. In overleg met de filmmaker wordt bekeken in hoeverre de universiteit van het videomateriaal gebruik mag maken voor eigen doeleinden, of er online naar kan verwijzen.