Beeld- en stemgebruik door de Universiteit Utrecht

Audiovisueel materiaal zoals portretten, sfeerbeelden, podcasts, films en reportages zijn een vanzelfsprekend onderdeel van onze wereld. Als bezoeker van de Universiteit Utrecht (UU) kan het zijn dat jij hier herkenbaar in voorkomt. Dan is het belangrijk dat je daarvan op de hoogte bent. Dat is misschien ook de reden dat je op deze internetpagina bent gekomen. 

Deze pagina beschrijft drie dingen: 

  1. Wat we met audiovisueel materiaal doen.  
  2. Waarom we dat doen.  
  3. Wat jij kunt doen als je het daar niet mee eens bent.  

Allereerst een paar basiszaken: 

Persoonsgegevens zijn gegevens die naar jou te herleiden zijn. Wanneer een organisatie persoonsgegevens gebruikt, moet ze daarvoor een zogenaamde grondslag hebben. Een grondslag kun je zien als een wettelijke goedkeuring om te doen wat deze organisatie graag wil doen. Wat ze wil doen, wordt het verwerkingsdoel genoemd. Hoe lang de gegevens daarvoor nodig zijn, is de bewaartermijn. Omdat de gegevens over jou gaan, word jij betrokkene genoemd. Als betrokkene heb jij natuurlijk rechten. Meer over jouw rechten vind je onderaan deze pagina. 

Gerechtvaardigd belang 

Gerechtvaardigd belang is een grondslag. Voor de UU is het gebruik van audiovisueel materiaal van groot belang. Om die reden hebben we zorgvuldig onderzocht wat juridisch mag. Maar belangrijker nog wat we ethisch correct vinden. Het resultaat daarvan is dat we audiovisueel materiaal mogen inzetten: 

  • voor onderstaande verwerkingsdoelen; 

  • in onderstaande publicatiemiddelen; 

  • met onderstaande gebruiks- en bewaartermijnen.  

Ook al hebben we Gerechtvaardigd Belang als grondslag, we zetten geen mensen in beeld of op geluid die niet willen. Je hebt altijd ter plekke de gelegenheid om aan te geven als je niet wilt.  

Verwerkingsdoelen  

Audiovisueel materiaal wordt ingezet als het een of meerdere van onderstaande doelen dient:    

  1. Aantrekken en werven van potentiële studenten en –medewerkers;  
  2. Promoten van de universitaire publieke ruimtes (zoals Universiteitsmuseum, Botanische Tuinen, Universiteitsbibliotheek);   
  3. Bouwen aan het imago en de reputatie van de UU, zowel in de samenleving als binnen de wetenschappelijke omgeving;   
  4. Het aankleden van UU-gebouwen;  
  5. Maatschappelijk relevant publiceren. Hiermee bedoelen we nieuwsberichtgeving of academische uitdrukkingsvormen zoals wetenschappelijke publicaties. 

Hierop zijn uitzonderingen:  

  • We publiceren niet op grond van Gerechtvaardigd Belang bij gevoelige onderwerpen. 

  • We publiceren niet als het personen kan schaden. 

  • We publiceren niet als het geen of onvoldoende raakvlak heeft met de inhoud van een publicatie. 

Publicatiemiddelen  

Om de voorgaande doelen te bereiken, kunnen we het materiaal zowel online als offline publiceren. Voor de eerste vier verwerkingsdoelen mag het materiaal gepubliceerd worden in onderstaande middelen:   

  1. Nieuwsbrieven en magazines, zowel intern als extern, gedrukt en digitaal;   
  2. Websites onder het uu.nl domein;  
  3. UU-Intranet;  
  4. Social mediakanalen van de UU (LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube, Instagram etc.);  
  5. Rapporten, boeken en vakbladen;  
  6. Betaalde content/wetenschappelijke advertorials*;  
  7. Flyers en brochures;  
  8. Posters en borden in UU-gebouwen of tijdens UU-evenementen;  
  9. Uitnodigingen;  
  10. Informatieschermen in UU-gebouwen;  
  11. Advertenties.  

Voor verwerkingsdoel vijf: ‘Maatschappelijk relevant publiceren’ mag het materiaal alleen in de middelen één tot en met zeven gepubliceerd worden. Het materiaal mag opgeslagen worden in de beeldbank van de UU gedurende de hieronder vermelde bewaartermijnen. 

Gebruiks- en bewaartermijnen 

Het bepalen van gebruiks- en bewaartermijnen is niet eenvoudig. Het is een balans tussen wat voor jou acceptabel is en wat voor ons minimaal nodig is. We willen tenslotte voorkomen dat we geen passend audiovisueel materiaal voorhanden hebben. Vanuit dat dilemma zijn we gekomen tot de volgende termijnen: 

Voor het meeste audiovisuele materiaal is de gebruiks- en bewaartermijn gesteld op vijf jaar en één maand.  

Een uitzondering hierop is materiaal waarop je samen met een publiek persoon voorkomt. Die persoon moet dan wel beroepsmatig de UU bezoeken (zoals een acteur, minister, burgermeester of een beroemde wetenschapper). Omdat dit in de regel bijzondere momenten zijn, is de gebruiks- en bewaartermijn dan tien jaar.  

Aan het einde van de gebruiks- en bewaartermijn wordt het materiaal beoordeeld op de historische waarde. Bij materiaal met historische waarde kun je bijvoorbeeld denken aan de opening van een nieuw pand, karakteristieke sfeerbeelden van een bepaalde tijd, benoemingen van vooraanstaande personen en evenementen. Geschiedwaardig materiaal mogen we voor altijd bewaren in ons archief. Een selecte groep medewerkers heeft toegang tot het archief waardoor er streng toezicht is op de inzet van dit materiaal. Het materiaal wordt dan wel voor veel minder verwerkingsdoelen gebruikt, namelijk alleen in de context van onze universiteitsgeschiedenis of voor maatschappelijk relevant publiceren.    

Rechten 

Hierboven is beschreven wat de UU wanneer mag met audiovisueel materiaal. Wij hebben ons best gedaan om hier een goede balans in te vinden en dit duidelijk te verwoorden. Toch kan het zijn dat we iets gemist hebben. Voor algemene vragen en opmerkingen kun je ons altijd bereiken via ubd.cm.privacy@uu.nl. 

Mochten we er informeel niet uitkomen, dan staat de formele weg altijd open. Vanuit de AVG heb je daarbij de volgende rechten:  

  • Het recht op inzage  

  • Het recht op correctie  

  • Het recht op beperking van de verwerking  

  • Het recht op bezwaar 

  • Het recht op gegevenswissing. Dit is het recht dat alle gegevens gewist worden zodat de organisatie de betrokkene 'vergeet'. 

Omdat het hier een wettelijk recht betreft waaraan vanuit diezelfde AVG ook eisen zijn gesteld, vragen we je een eventueel beroep daarop te doen conform https://uu.nl/privacy punt 9.