Subsidievoorwaarden subsidies voor studenten

Alle subsidies zijn garantiesubsidies. Dit houdt in dat het Utrechts Universiteitsfonds de garantie geeft dat je een vooraf vastgesteld bedrag aan subsidie krijgt om een tekort op de begroting op te vangen, mits dat verwachte tekort in je begroting daadwerkelijk optreedt. Dit laat je achteraf zien door een afrekening, binnen een maand na de activiteit, in te dienen. Als het tekort in de afrekening kleiner is dan verwacht, dan krijg je minder subsidie. Blijkt het tekort hetzelfde of hoger dan verwacht dan krijg je het vooraf toegekende bedrag, op voorwaarde dat er aan alle vereisten voldaan is.

Algemene voorwaarden

  • Je kunt je subsidieaanvraag tot uiterlijk 8 weken voor aanvang van de activiteit indienen.
  • De subsidieaanvraag dient ingediend te worden via de aanvraagportal.
  • De aanvraag dient volledig te zijn.

Een subsidieaanvraag moet voldoen aan de onderstaande formele vereisten:

De aanvrager

  • De subsidieaanvrager moet Vriend zijn van het Utrechts Universiteitsfonds. Dit geldt zowel voor individuele studenten als voor studentenorganisaties.                                              
  • De aanvrager is een aan de Universiteit Utrecht (UU) gelieerde studentenorganisatie of een UU-student.

Het project(plan)

  • De aanvraag dient binnen één van de subsidiabele categorieën te vallen. Je vindt de categorieën onderaan deze pagina. Voor individuele studenten zijn er andere categorieën dan voor studentenorganisaties.
  • In de aanvraag moet worden uitgelegd waarom dit project subsidie verdient en waarom het project een toevoeging is aan de academische vorming van studenten of iets toevoegt aan de inhoudelijke component van het studentenleven.
  • De activiteit moet in Utrecht (of omstreken) plaatsvinden. Studie-, muziek- en sportreizen vormen hierop een uitzondering.
  • Een project moet verscheidende inkomstenbronnen hebben. De subsidieaanvrager heeft een gedegen dekkingsplan waarbij de verschillende inkomstenbronnen in evenwicht zijn. Het Utrechts Universiteitsfonds subsidieert alleen activiteiten waarbij ten minste één andere inkomstenbron aanwezig is. Andere inkomstenbronnen kunnen zijn:
    • een eigen bijdrage (van de vereniging)
    • deelnemersbijdragen of inkomsten uit kaartverkoop
    • sponsoring
    • andere fondsen
  • De garantiesubsidie moet worden besteed aan essentiële zaken, zoals bijvoorbeeld sprekers en de locatie van een evenement. Het Utrechts Universiteitsfonds financiert geen borrels maar is zich er wel van bewust dat dit onderdeel kan zijn van bepaalde te subsidiëren activiteiten. Het bedrag dat wordt besteed aan een borrel, lunch of diner dient in redelijke verhouding te staan tot essentiële zaken.
  • Het is de bedoeling dat je (oud)leden en deelnemers laat weten dat je project mede is mogelijk gemaakt door het Utrechts Universiteitsfonds. Daarom is het een voorwaarde dat je een plan maakt voor de manier waarop je, naar aanleiding van het verkrijgen van de subsidie, het Utrechts Universiteitsfonds gaat promoten.
  • Minimaal vragen wij om het logo van het Utrechts Universiteitsfonds te plaatsen op:
    • posters
    • programmaboekjes
    • entreetickets
    • website
  • Wij verwachten dat als een activiteit wordt georganiseerd, er een bericht op Facebook of Instagram wordt geplaatst over de activiteit met een tag naar de Facebookpagina of Instagram van de studentencommissie van het Utrechts Universiteitsfonds.
  • Bij grote evenementen (vanaf 100 deelnemers) zien we graag dat de door ons aangeleverde banner op het evenement zelf wordt gebruikt. Deze kan de week voor de activiteit op woensdag tussen 15:00 en 18:00 uur opgehaald worden op ons kantoor in het Bestuursgebouw (Heidelberglaan 8, kamer 0.36).
  • Bij een ontoereikende promotie zal er 25% van het toegekende bedrag gekort worden. Als de promotie in zijn geheel ontbreekt dan zal er 50% van het toegekende bedrag gekort worden.
  • Het gevraagde bedrag mag niet lager zijn dan € 100,-.
  • Bij voorstellingen/concerten/symposia etc. ontvangen wij graag twee vrijkaartjes.

Als je subsidieaanvraag niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet, komt de aanvraag niet voor een garantiesubsidie in aanmerking.

Aanvullende voorwaarden voor individuele studenten

Individuele studenten kunnen subsidie aanvragen bij het Utrechts Universiteitsfonds. Hierbij geldt dat je student moet zijn aan de Universiteit Utrecht en dat je voor je project geen studiepunten ontvangt. Per studie kun je één aanvraag doen. Een bachelor en een master worden hierbij als twee aparte studies gezien.

Gebruik onderstaande stroomschema om te kijken of je in aanmerking komt voor subsidie ↓

Stroomschema om te kijken of je als student in aanmerking komt voor subsidie

Per studie kun je één aanvraag doen. Een bachelor en een master worden hierbij als twee aparte studies gezien. Je kunt voor verschillende soorten projecten een aanvraag doen. Denk aan een presentatie op een congres, een summerschool of een innovatief project. Hier zijn aparte voorwaarden voor:

Presentatie op een congres (of summerschool o.i.d.)

  • Je moet een eigen, inhoudelijke bijdrage (op het congres) hebben, bijvoorbeeld in de vorm van een presentatie.
  • Je moet een eigen financiële bijdrage leveren.
  • Een congresbezoek of summerschool is alleen subsidiabel als je er geen studiepunten voor ontvangt.
  • Je moet als het goed om een congres een aanbevelingsbrief van een docent of studieadviseur toevoegen aan de aanvraag.
  • Je moet een kopie van de uitnodiging voor het congres of de summerschool aan de aanvraag toevoegen.
  • Bij een individuele aanvraag, voor bijvoorbeeld een congres, zien wij graag een vorm van promotie van het Utrechts Universiteitsfonds op de persoonlijke social media (Facebook en/of Instagram) van de aanvrager. Onze voorkeur gaat hierbij uit naar een oproep aan andere studenten om Vriend te worden van het Utrechts Universiteitsfonds, zodat zij zelf ook een dergelijke aanvraag kunnen indienen.

Innovatief project

  • Een innovatief project is een nieuw project, iets dat nog niet eerder is georganiseerd.
  • Het project moet een groot bereik hebben (met name in het Utrechts studentenleven).
  • Voor het project mag nog niet eerder subsidie zijn aangevraagd bij het Utrechts Universiteitsfonds.
  • Het project is (met name) voor UU-studenten toegankelijk.
  • Als je als individuele student een aanvraag doet voor een innovatief project, moet je een duidelijk plan hebben voor het project, inclusief een promotie- en financieringsplan. Dat vinden we belangrijk omdat het eventuele financiële risico voor een individu moeilijker te dragen is dan voor een studentenorganisatie.

Per collegejaar zijn er maximaal 5 subsidies beschikbaar voor innovatieve projecten. Een goed plan verhoogt de kans op toekenning.

Innovatief is natuurlijk een breed begrip. Als je je afvraagt of jouw project in aanmerking zou komen voor een innovatie-subsidie neem dan, voordat je je aanvraag gaat indienen, contact op met de studentencommissie.

Aanvullende voorwaarden voor studentenorganisaties

Studentenorganisaties kunnen subsidie aanvragen bij het Utrechts Universiteitsfonds. Een studentenorganisatie is voor ons een organisatie die er voor studenten is en die bestuurd wordt door studenten. De organisatie moet ook formeel geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel als vereniging of stichting. Bij twijfel kan het Utrechts Universiteitsfonds vragen naar het KvK-nummer. Commissies of andere groepen binnen verenigingen kunnen niet zelf een aanvraag indienen. Dat kunnen ze doen via het bestuur van hun vereniging.Tenzij deze groep een zelfstandig onderdeel is binnen een vereniging en voldoet aan de algemene voorwaarden en dus ook Vriend is van STUF.

Gebruik onderstaande stroomschema om te kijken of je als studentenorganisatie in aanmerking komt voor subsidie ↓

Stroomschema om te kijken of je als studentenorganisatie in aanmerking komt voor subsidie