Subsidievoorwaarden
Garantiesubsidie
Voor je een subsidie aanvraagt is het belangrijk te weten dat alle subsidies zijn garantiesubsidies. Dit houdt in dat het Utrechts Universiteitsfonds de garantie geeft dat je een vooraf vastgesteld bedrag aan subsidie krijgt om een tekort op de begroting op te vangen, mits dat verwachte tekort in je begroting daadwerkelijk optreedt. Dit laat je achteraf zien door een afrekening in te dienen. Als het tekort in de afrekening kleiner is dan verwacht, dan krijg je minder subsidie. Blijkt het tekort hetzelfde of hoger dan verwacht, dan krijg je het vooraf toegekende bedrag, op voorwaarde dat er aan alle vereisten voldaan is. Je krijgt achteraf pas de eventuele subsidie op je rekening.
Bekijk hieronder de voorwaarden en check via het stroomschema of je subsidie kan aanvragen.
- Je kunt je subsidieaanvraag tot uiterlijk 6 weken voor aanvang van de activiteit indienen.
- De subsidieaanvraag dient ingediend te worden via de aanvraagportal.
- De aanvraag dient volledig te zijn.
- De subsidieaanvrager moet Vriend zijn van het Utrechts Universiteitsfonds. Dit geldt zowel voor individuele studenten (Studentvriend), als voor studentenorganisaties (Verenigingsvriend, mail stuf@uu.nl voor meer info).
- De aanvrager is een aan de Universiteit Utrecht (UU) gelieerde studentenorganisatie of een UU-student. Voor de criteria voor studentenorganisaties volgen we het Bestuurlijk Actief Utrecht.
- Binnen vier weken na https://ufondssubsidie.nl/je activiteit dien je de afrekening in. Is het te laat of onvolledig, dan kan je gekort worden op de uitbetaling.
- Let op: het is een garantiesubsidie
- De aanvraag dient binnen één van de subsidiabele categorieën te vallen. Je vindt de categorieën onderaan deze pagina.
- In de aanvraag moet worden uitgelegd waarom dit project subsidie verdient en waarom het project een toevoeging is aan de academische vorming van studenten of iets toevoegt aan de inhoudelijke component van het studentenleven.
- De activiteit moet in Utrecht (of omstreken) plaatsvinden. Studie-, muziek- en sportreizen vormen hierop een uitzondering.
- Een project moet verscheidende inkomstenbronnen hebben. De subsidieaanvrager heeft een gedegen dekkingsplan waarbij de verschillende inkomstenbronnen in evenwicht zijn. Het Utrechts Universiteitsfonds subsidieert alleen activiteiten waarbij ten minste één andere inkomstenbron aanwezig is, voor minimaal 70% van de totale begroting. Andere inkomstenbronnen kunnen zijn:
- een eigen bijdrage (van de vereniging)
- deelnemersbijdragen of inkomsten uit kaartverkoop
- sponsoring
- andere fondsen
- De garantiesubsidie moet worden besteed aan essentiële zaken, zoals bijvoorbeeld sprekers en de locatie van een evenement. Het Utrechts Universiteitsfonds financiert geen borrels maar is zich er wel van bewust dat dit onderdeel kan zijn van bepaalde te subsidiëren activiteiten. Het bedrag dat wordt besteed aan een borrel, lunch of diner dient in redelijke verhouding te staan tot essentiële zaken.
- Het is de bedoeling dat je (oud)leden en deelnemers laat weten dat je project mede is mogelijk gemaakt door het Utrechts Universiteitsfonds. Daarom is het een voorwaarde dat je een plan maakt voor de manier waarop je, naar aanleiding van het verkrijgen van de subsidie, het Utrechts Universiteitsfonds gaat promoten.
- Minimaal vragen wij om het logo van het Utrechts Universiteitsfonds te plaatsen op:
- posters
- programmaboekjes
- entreetickets
- website
- Wij verwachten dat als een activiteit wordt georganiseerd, er een bericht op Instagram of LinkedIn wordt geplaatst over de activiteit met een tag naar de Instagram of LinkedIn van de Studentencommissie van het Utrechts Universiteitsfonds.
- Bij grote evenementen (vanaf 100 deelnemers) zien we graag dat de door ons aangeleverde banner op het evenement zelf wordt gebruikt. Deze kan de week voor de activiteit op vrijdag tussen 11:00 en 15:00 uur opgehaald worden op ons kantoor in het Bestuursgebouw (Heidelberglaan 8, kamer 0.36).
- Bij een ontoereikende promotie zal er 25% van het toegekende bedrag gekort worden. Als de promotie in zijn geheel ontbreekt dan zal er 50% van het toegekende bedrag gekort worden.
- Het gevraagde bedrag is minimaal € 100,-.
- Bij voorstellingen/concerten/symposia etc. ontvangen wij graag minstens twee vrijkaartjes.
- Je kan je projectplan indienen via de portal.
Als je subsidieaanvraag niet aan de bovenstaande voorwaarden voldoet, komt de aanvraag niet voor een garantiesubsidie in aanmerking.
Studentenorganisaties kunnen garantiesubsidie aanvragen bij het Utrechts Universiteitsfonds. Een studentenorganisatie is voor ons een organisatie die er voor studenten is en die bestuurd wordt door studenten. De organisatie moet ook formeel geregistreerd zijn bij de Kamer van Koophandel als vereniging of stichting. Bij twijfel kan het Utrechts Universiteitsfonds vragen naar het KvK-nummer. Commissies of andere groepen binnen verenigingen kunnen niet zelf een aanvraag indienen. Dat kunnen ze doen via het bestuur van hun vereniging. Tenzij deze groep een zelfstandig onderdeel is binnen een vereniging en voldoet aan de algemene voorwaarden en dus ook Vriend is van STUF.
Individuele subsidie aanvragen
Ben je student en heb je een innovatief plan, wil je naar een congres of ervaring opdoen buiten het curriculum om? Dan kan je subsidie aanvragen.
1. Presentatie op een congres (of summerschool)
Voorwaarden
- Je moet een eigen financiële bijdrage leveren.
- Een congresbezoek of summerschool is alleen subsidiabel als je er geen studiepunten voor ontvangt.
- Je moet Studentvriend zijn om een aanvraag in te dienen.
- Je moet als het gaat om een congres een aanbevelingsbrief van een docent of studieadviseur toevoegen aan de aanvraag.
- Je moet een kopie van de uitnodiging voor het congres of de summerschool aan de aanvraag toevoegen.
- Bij een individuele aanvraag, voor bijvoorbeeld een congres, zien wij graag een vorm van promotie van het Utrechts Universiteitsfonds op de persoonlijke social media (Facebook en/of Instagram) van de aanvrager. Onze voorkeur gaat hierbij uit naar een oproep aan andere studenten om Vriend te worden van het Utrechts Universiteitsfonds, zodat zij zelf ook een dergelijke aanvraag kunnen indienen.
- Per studie kun je één aanvraag doen. Een bachelor en een master worden hierbij als twee aparte studies gezien.
- Je dient een projectplan in via de portal.
2. Innovatief project
Voorwaarden
- Een innovatief project is een nieuw project, iets dat nog niet eerder is georganiseerd.
- Het project moet een groot bereik hebben (met name in het Utrechts studentenleven).
- Voor het project mag nog niet eerder subsidie zijn aangevraagd bij het Utrechts Universiteitsfonds.
- Het project is (met name) voor UU-studenten toegankelijk.
- Als je als individuele student een aanvraag doet voor een innovatief project, moet je een duidelijk plan hebben voor het project, inclusief een promotie- en financieringsplan. Dat vinden we belangrijk omdat het eventuele financiële risico voor een individu moeilijker te dragen is dan voor een studentenorganisatie.
- Je moet Studentvriend zijn om een aanvraag in te dienen.
- Per studie kun je één aanvraag doen. Een bachelor en een master worden hierbij als twee aparte studies gezien.
- Je dient een projectplan in via de portal.
Een goed plan verhoogt de kans op toekenning. Innovatief is natuurlijk een breed begrip. Als je je afvraagt of jouw project in aanmerking zou komen voor een innovatie-subsidie neem dan, voordat je je aanvraag gaat indienen, contact op met de studentencommissie.
Hoeveel aanvragen mag je per jaar doen?
- Utrechtse studentenorganisaties die door de Universiteit Utrecht aangemerkt zijn als aan de UU gelieerde studentenorganisaties (dat zijn alle studentenorganisaties waarbij de bestuurders afstudeersteun ontvangen) kunnen drie aanvragen doen per collegejaar.
- Als een studentenorganisatie in oktober en november tijdens de wervingsacties nieuwe Studentvrienden heeft geworven, dan heeft de organisatie recht op vijf aanvragen per collegejaar. Het bestuur van de vereniging moet dan wel een bewijs van die wervingsactiviteiten per e-mail toesturen aan de studentencommissie van het Utrechts Universiteitsfonds. Besturen van verenigingen die recht hebben op vijf aanvragen krijgen daarvan per e-mail bericht.
- Studentenorganisaties die niet door de UU aangemerkt zijn als aan de UU gelieerde studentenorganisaties kunnen één aanvraag doen per collegejaar. De activiteit waarvoor subsidie wordt aangevraagd moet wel in Utrecht plaatsvinden én een substantieel deel van de verwachte deelnemers moet UU-student zijn.
Voor wat voor activiteiten kun je subsidie aanvragen?
- Congres, symposium, lezing en debat: de subsidie is afhankelijk van het aantal deelnemers, tijdsduur, opzet en omvang en wetenschappelijke inhoud.
- Studiereis: de subsidie is afhankelijk van het aantal inhoudelijke activiteiten, bestemming, wetenschappelijk karakter en tijdsduur. Bij uitwisselingen worden alleen de studenten uit Utrecht die naar het buitenland gaan gesubsidieerd; andersom niet.
- Sportevenementen: de subsidie is afhankelijk van het aantal deelnemers, de locatie, de duur en de professionaliteit van het evenement.
- Alumniactiviteiten: kijk hier voor meer informatie over het aanvragen van subsidies voor alumniactiviteiten.
- Cultureel: studenten moeten zelf iets ondernemen in de zin van toneelspelen of muziek maken. Het bezoeken van cultuur is niet subsidiabel. Verder moeten er twee vrijkaarten beschikbaar worden gesteld aan het Utrechts Universiteitsfonds.
- Innovatief: een nieuw project, waar een duidelijk plan is uitgewerkt (inclusief promotie- en financieringsplan). Er is geen draaiboek voor, omdat het nieuw is. Bij twijfel kan contact opgenomen worden met STUF.
Voor welke activiteiten kun je geen subsidie aanvragen?
- Almanakken en lustrumalmanakken
- Reizen van studentenverenigingen die geen studie-inhoudelijk karakter hebben
- Het bezoeken van culturele activiteiten
- Activiteiten tijdens de introductietijd
- Benefietactiviteiten