Van onderzoek naar onderneming

In de conceptfase vinden er informele gesprekken plaats. Zoek, nadat je met je departementshoofd, medewerker(s) van het Research Support Office (RSO) en eventueel met andere ondersteuners binnen de faculteit hebt gesproken, zo snel mogelijk contact met Utrecht Holdings - vooral als het gaat om octrooi-innovaties. Na een publicatie of bekendmaking van de te octrooieren vinding op een openbare bijeenkomst is het namelijk niet meer mogelijk octrooi voor deze vinding aan te vragen. Met het RSO en Utrecht Holdings kijk je bijvoorbeeld ook of er al bepalingen zijn over Intellectueel Eigendom (IP) in de voorwaarden van lopende subsidies, of dat er al afspraken zijn met derden over gebruik van het IP.

Samen met jou zal Utrecht Holdings kijken naar de status van het IP, de betrokken onderzoeker(s) en belanghebbenden, de technologie en de markt. Mogelijkheden voor IP-bescherming worden besproken, alsmede mogelijke routes naar de markt zoals via industriële samenwerking, licenties en/of een spin-off route.

Veelal zal Utrecht Holdings bij commercieel kansrijke ideeën ook doorverwijzen naar UtrechtInc voor het volgen van een workshop of validatieprogramma voor science-based startups. Ook kan Utrecht Holdings adviseren over het aanvragen van valorisatiesubsidies (bijvoorbeeld bij NWO TTW).

Verder lezen:

• Bescherming Intellectueel Eigendom (IP)
• Licentie & Samenwerking
• Validatieprogramma voor science-based startups bij UtrechtInc

Van idee naar Intellectueel Eigendom (IP)

Goede bescherming van de technologie en kennis is in veel gevallen belangrijk voor het succes van de onderneming, om bijvoorbeeld competitie voor te blijven en om externe investeerders aan te trekken. Voor vindingen van een meer technische aard gebeurt dit vaak door het idee/de uitvinding vast te leggen in een octrooiaanvraag. In het geval van software (digitale innovaties) spelen octrooien een minder belangrijke rol bij het vermarkten, maar daar moet gelet worden op het IP in de vorm van copyright en knowhow.

Octrooianalyse en -aanvraag

Als je een wetenschappelijke vinding hebt gedaan of een idee hebt dat je wilt inbrengen in een bedrijf, dan zal Utrecht Holdings met jou kijken naar de IP-bescherming en naar de haalbaarheid en wenselijkheid van een octrooiaanvraag. Als er sprake is van IP dat is ontwikkeld in samenwerking met een andere partij, dan wordt mogelijk ook de afdeling Juridische Zaken betrokken bij het proces. Om dit proces in gang te zetten moet er een zogeheten Invention Disclosure Form (IDF) ingevuld worden. Dit kun je samen met je RSO doen en dit kan indien nodig verder ondersteund worden door Utrecht Holdings.

In de meeste gevallen wordt er voorafgaand aan het indienen van een octrooiaanvraag eerst een octrooianalyse uitgevoerd. Hieruit kan een inschatting gemaakt worden of de vinding daadwerkelijk nieuw is, of er al vindingen zijn die er veel op lijken en hoeveel bedrijven er in een bepaald veld actief zijn. Ook wordt gekeken of een octrooiaanvraag (vaak een langdurige en grote investering van vele tienduizenden euro’s) wel zinvol is en bijdraagt aan het succesvol vermarkten van de vinding.

In het geval dat een octrooiaanvraag wordt ingediend delen Utrecht Holdings en de faculteit de kosten van de aanvraag tot het moment dat het octrooi door een derde partij in licentie wordt genomen of anderszins verwerft. De inkomsten van het octrooi worden conform de ‘Regeling billijke vergoeding Intellectuele Eigendomsrechten’ vervolgens weer verdeeld onder de rechthebbenden (UU, Utrecht Holdings en de Uitvinder(s)).

Wanneer je bij de UU uitvinder bent van een vinding en deze wordt aan een bedrijf in licentie gegeven, dan heb je recht op 25% van de netto inkomsten die de UU verkrijgt uit de vercommercialisering van deze rechten. Dit is opgenomen in de ‘Regeling billijke vergoeding Intellectuele Eigendomsrechten'. 

Wanneer er binnen het bedrijf nieuwe (al dan niet octrooieerbare) vindingen worden gedaan, dan zijn deze doorgaans eigendom van het bedrijf. Hiervoor zal het bedrijf zelf advies moeten inwinnen bij een octrooigemachtigde. Indien deze nieuwe kennis gebaseerd is op de vindingen die het bedrijf bij de UU in licentie heeft genomen, ga dan als betrokken onderzoeker met het bedrijf altijd eerst in overleg met Utrecht Holdings. Hiervoor gelden namelijk specifieke voorwaarden.

Auteursrechten

In het geval van auteursrechten/copyright (bijvoorbeeld voor teksten, vragenlijsten, methoden en software) hoeven er geen nadere stappen gezet te worden om IP-bescherming te verkrijgen. In tegenstelling tot octrooirechten die je dient aan te vragen, zijn auteursrechten automatisch van toepassing vanaf de creatie van het werk. Kijk voor meer informatie ook eens op de website van het Auteursrechtinformatiepunt.

Het is in deze fase aan te raden om goed bij jezelf de afweging te maken op welke wijze je betrokken wilt zijn bij de op te richten onderneming. Als je in dienst wilt blijven bij de Universiteit Utrecht zullen er nadere afspraken gemaakt moeten worden om belangenconflicten beperkt te houden en beheersbaar te maken. In veel gevallen is er ook toestemming van de faculteit nodig. Ga hiervoor dus tijdig in gesprek met je leidinggevende.

Houd er rekening mee dat je nooit meer dan 4,99% van de aandelen (aanmerkelijk financieel belang) in bezit mag hebben bij behoud van een fulltime aanstelling. Utrecht Holdings zal de faculteit waar nodig ook bindend adviseren over hoe om te gaan met het (aanmerkelijk) financieel belang van een onderzoeker.

De leidinggevenden van de onderzoeker (direct leidinggevende, departementshoofd en/of decaan) beslissen uiteindelijk over de afspraken die gemaakt moeten worden om de wetenschappelijke integriteit te borgen en over de mogelijke consequenties voor het arbeidscontract. 

Meer informatie op intranet:

• Hoe om te gaan met Intellectueel Eigendom bij academische start-ups
• Regeling Nevenwerkzaamheden
• Beleidsuitgangspunten bij ondernemerschap door medewerkers Universiteit Utrecht
• Richtsnoer omgang met aandelenbelangen van kennisinstellingen en medewerkers in academische start-ups (achtergrondinformatie)

Businessplan of -model

Als er in de conceptfase besloten wordt dat het interessant genoeg is om verder te gaan met het vermarktproces, schrijf je een businessplan. Op basis van een gedegen marktanalyse kijk je naar de mogelijke positie van het product en/of dienst in de markt en naar kosten-, omzet- en winstverwachtingen. Het businessplan is een levend document dat je aanpast aan de hand van nieuwverworven inzichten en relevante ontwikkelingen. Je gebruikt het businessplan om potentiële investeerders te interesseren voor jouw idee. Daarnaast is het een waardevol instrument om de ontwikkeling van je bedrijf op te toetsen.  

Marktvalidatie

Na het opstellen van het businessplan is het tijd om de theoretische ideeën uit het plan te toetsen aan de praktijk. Want hoe groot de potentiële markt voor jouw product ook lijkt te zijn, dit wil niet zeggen dat die markt ook daadwerkelijk op je product zit te wachten. Daarnaast is het goed om te toetsen of het gekozen businessmodel goed aansluit op de markt. Er zal dus een marktvalidatie uitgevoerd moeten worden waarin je in gesprek gaat met potentiële klanten en mogelijk ook experts. Dit vormt dan natuurlijk weer waardevolle input voor het businessplan.  

Tijdens dit proces kan universiteitsincubator UtrechtInc je ondersteunen en adviseren. Vaak zullen zij ook met jou naar een externe expert zoeken om dit proces te begeleiden. Wanneer je deelneemt aan een van de programma’s van UtrechtInc, is het vinden van het juiste businessmodel en de marktvalidatie integraal onderdeel van het programma.

Team

De meeste succesvolle bedrijven zijn niet door één persoon opgericht. Voor een succesvolle start is een succesvol team waarin ieder teamlid eigen kwaliteiten heeft van belang. Over het algemeen hebben onderzoekers weinig kennis van de commerciële en financiële kant van de bedrijfsvoering en is het zaak goede co-founders te vinden die deze kennis wel hebben. 

Soms heb je als wetenschapper ook veel kennis van management, sales en financiële zaken, maar vaak is het goed om extra expertise op dit vlak aan boord te halen. In het geval van een technologisch intensieve spin-off, bijvoorbeeld een biotech bedrijf, is soms extra expertise nodig voor laboratoriumwerk, registratietrajecten bij de geneesmiddelenagentschappen (zoals FDA en EMA) en voor de productie van medicijnen. 

Binnen bestaande netwerken kun je vaak al contacten leggen met ervaren ondernemers en investeerders. Zo heeft UtrechtInc een uitgebreid netwerk op het gebied van ICT en online ondernemers en Utrecht Holdings op het gebied van biotech en medtech. Deze netwerken kunnen mogelijk een bijdrage leveren aan het samen met jou succesvol maken van het bedrijf. Daarnaast zijn er misschien wel collega’s die samen met jou deze stap willen wagen, of kun je zelf op zoek gaan naar een co-founder via het platform Meet your cofounder.

Als jij vanuit jouw onderwijs en onderzoek in loondienst van de universiteit iets bedacht of ontwikkeld hebt, is de universiteit conform de cao eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten (IP) daarop. Wil je met deze IP naar de markt gaan, dan heb je een licentie nodig vanuit de universiteit én vanuit Utrecht Holdings, die het intellectueel eigendom van de universiteit beheert.

Uitgebreide informatie over de inhoud van de licentieovereenkomst is te vinden op pagina 18 in de gids Van Onderzoeker naar Academisch Ondernemer. Op intranet vind je gedetailleerde informatie over het gebruik van het Intellectueel Eigendom.

Oprichting

Bij de oprichting en vlak na de oprichting van de spin-off worden er een aantal juridische documenten opgesteld. Dit zijn vaak de volgende documenten:

• Statuten
• Aandeelhoudersovereenkomst
• Samenwerkingsovereenkomst (na oprichting)
• Licentieovereenkomst (na oprichting)

In de bijlage van de gids Van Onderzoeker naar Academisch Ondernemer (pagina 25-26) wordt iets verder ingegaan op de verschillende overeenkomsten. Bij de oprichting wordt ook de keuze voor de rechtsvorm gemaakt. In het geval van een universitaire spin-off zal dit bijna zonder uitzondering een besloten vennootschap worden. Daarnaast moeten er een aantal praktische zaken geregeld worden, zoals het opzetten van een administratie en de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Verdeling van de aandelen

Voordat de daadwerkelijke oprichting plaatsvindt, wordt er bepaald hoe de aandelen bij oprichting verdeeld worden. Dit zal afhangen van een aantal factoren, zoals de bijdrage aan de oprichting als co-founder, wat iemands waarde en inbreng is in de onderneming en hoeveel geld een partij inbrengt. Ook kunnen er verschillende soorten aandelen worden uitgegeven waaraan verschillende rechten worden toegekend (bijvoorbeeld wel of geen stemrecht). Dit wordt vastgelegd in de statuten. Ook hier kan UtrechtInc je adviseren.

Houd er rekening mee dat je nooit meer dan 4,99% van de aandelen (aanmerkelijk financieel belang) in bezit mag hebben als je fulltime in dienst wil blijven bij de Universiteit Utrecht. Meer over de richtlijnen die de Universiteit Utrecht volgt bij het verdelen van de aandelen is te vinden in het ‘Richtsnoer omgang met aandelenbelangen van kennisinstellingen en medewerkers in academische startups’ en in de ‘Regeling Nevenwerkzaamheden'.

Financiering

Bekijk voor een overzicht van financieringsmogelijkheden deze handige links of het overzicht op pagina 21 van de gids Van Onderzoeker naar Academisch Ondernemer.