Voorwaarden

Algemene voorwaarden

  1. De aanvrager is een stichting of vereniging die behoort tot de Utrechtse universitaire gemeenschap. 
  2. De aanvrager is Vriend van het U-fonds. 
  3. De aanvraag is opgesteld in het daarvoor bestemde format
    • In de aanvraag moet worden aangegeven waarom dit project een toevoeging is aan de ontwikkeling van alumni.
    • Indien de activiteit bestaat uit zowel subsidiabele als niet-subsidiabele componenten, dan wordt de begroting gesplitst gespecificeerd. Gebruik dit formulier van een gesplitste begroting.
  4. Het JAN beoordeelt de aanvraag, ten eerste of aan alle voorwaarden wordt voldaan. Wanneer dat het geval is betekent dat echter niet dat er automatisch een bedrag wordt toegekend.
  5. Een subsidieaanvraag kan óf bij de Studentencommissie van het U-fonds óf bij het Jonge Alumni Netwerk ingediend worden, niet bij beiden. 
  6. De aanvraag is minimaal acht weken voor de activiteit worden ingediend.
  7. Ten minste de 75% van de deelnemers aan de activiteit is alumnus van de Universiteit Utrecht. Let wel, masterstudenten kunnen ook (bachelor)alumnus zijn. 
  8. Het JAN subsidieert alleen zaken zoals zaalhuur en kosten voor sprekers, geen dranken en hapjes. Als algemene leidraad geldt dat activiteiten subsidiabel zijn als zij (in theorie) ook door het JAN zouden kunnen worden aangeboden en aansluiten bij de aard van de aanvragende vereniging. Bijvoorbeeld:
    • Wel: workshops, netwerkbijeenkomsten, lezingen, inhoudelijke onderdelen van studiereizen.
    • Niet: weekendjes weg, diners, opzichzelfstaande borrels (zonder inhoudelijke component), muzikale projecten van niet-muziekverenigingen en sportevenementen van niet-sportverenigingen. 
  9. In geval van studie- en faculteitsverenigingen: de opleiding of faculteit in kwestie laat blijken dat zij het initiatief ondersteunt. Dit kan door bijvoorbeeld een financiële subsidie vanuit de faculteit, maar ook een aanbevelingsbrief van de decaan of opleidingscoördinator.
  10. In geval van organisaties die geen studie- of faculteitsverenigingen zijn: de vereniging laat duidelijk zien dat er een binding met de Universiteit Utrecht bestaat. 

Begroting & uitkering

  1. In de begroting moeten kosten van borrel, lunch of diner in redelijke verhouding staan tot de inhoudelijke aspecten van de activiteit. 
  2. Het aangevraagde bedrag is niet meer dan 50% van de begroting. De inkomsten voor de overige 50% moeten worden gespecificeerd op de aanvraag.
  3. Zowel deelnemers als de organiserende organisatie leveren ook een eigen financiële bijdrage aan de activiteit. 
  4. De hoogte van de aan te vragen subsidie bedraagt minimaal € 100,- en maximaal € 500,- per aanvraag .
  5. Een organisatie kan maximaal 500 euro per jaar subsidie aanvragen, verdeeld over één of meerdere aanvragen. 
  6. De maximale bijdrage vanuit het JAN is € 15,- per deelnemer. 
  7. De post onvoorzien mag maximaal 5% van de totale uitgaven zijn.
  8. Alle subsidies zijn garantiesubsidies. Dit houdt in dat de subsidie wordt uitgekeerd als er na afronding van de activiteit aantoonbaar een financieel tekort is en aan alle voorwaarden is voldaan. 
  9. De afrekening van de gesubsidieerde activiteit dient binnen 6 maanden na afloop van de activiteit door het JAN ontvangen te zijn. Voor het indienen van de afrekening wordt gebruik gemaakt van het format. Op basis van deze afrekening wordt het besluit over uitkering van de garantiesubsidie genomen.
  10. Wanneer de afrekening niet binnen 6 maanden door het JAN is ontvangen, vervalt het recht op de subsidie.
  11. Bij de afrekening moet tevens een deelnemerslijst worden ingeleverd, inclusief emailadressen. Deze zal worden gebruikt ter controle van het aantal alumni en ter aanvulling van het adresbestand van alumni van de Universiteit Utrecht. Je kunt dit sturen naar jansubsidies@uu.nl.

Overige bepalingen

  1. Bij de promotie van de activiteit wordt expliciet de betrokkenheid van het U-fonds en het Jonge Alumni Netwerk (JAN) vermeld. Hierbij hoort: 
    • Vermelding tijdens de activiteit
    • Het opnemen van het logo in promotiemateriaal, flyers, toegangskaarten
    • Op de website
    • Bij het niet voldoen aan de promotieverplichting kan de subsidie gekort worden. 
  2. Desgevraagd wordt vertegenwoordigers van het U-fonds toegang verleend tot de activiteit.
  3. Indien er gegronde redenen bestaan om van de bovenstaande voorwaarden af te wijken kan dit worden beargumenteerd in de aanvraag.
  4. De subsidieaanvrager kan op verzoek promotiemateriaal van het JAN krijgen die verspreid kunnen worden tijdens het evenement.
  5. De gesubsidieerde activiteiten zullen worden vermeld op de site van het Jonge Alumni Netwerk.
  6. Er kan geen bezwaar worden gemaakt tegen de beslissing van het JAN.