Succesvol intern melden van integriteitsschendingen

In opdracht van het Huis voor Klokkenluiders verkenden onderzoekers van de Universiteit Utrecht de rol van interacties tussen direct betrokkenen bij interne meldingen van integriteitsschendingen. In hun diepte-analyse van vier succesvol verlopen meldprocessen identificeren zij factoren die daar mogelijk voor zorgden. Zorgvuldig zijn, snel reageren, transparant informeren, goed afstemmen met alle betrokkenen en een persoonlijke, menselijke benadering. Dat blijkt vooral van belang. Of de manier waarop betrokkenen met elkaar omgaan als rechtvaardig wordt ervaren, wordt soms belangrijker gevonden dan de uitkomst van het proces, stellen de onderzoekers vast.

In de afgelopen decennia is er veel onderzoek gedaan naar de juridische kaders en beleidsinstrumenten die nodig zijn om interne meldprocessen van (vermoedens van) integriteitsschendingen goed te laten verlopen. Minder bekend is welke rol de onderlinge communicatie en contacten tussen betrokkenen bij zo’n meldproces spelen. Bovendien ligt de nadruk in onderzoek en praktijk van integriteit vaak op waar het misgaat bij meldingen: op melders die benadeeld worden en zich als klokkenluiders tot de media wenden, procedures die haperen en kaders die ontbreken. Dat roept de vraag op wat er te leren valt van interne meldprocessen die juist wel succesvol zijn verlopen.

In hun onderzoeksrapport Melden met succes doen de onderzoekers van de Universiteit Utrecht verslag van een eerste verkennend onderzoek naar de interacties tussen melders, leidinggevenden, vertrouwenspersonen, integriteitscoördinatoren en onderzoekers in het verloop van succesvolle meldprocessen. Zij bestudeerden daartoe vier casussen die betrekking hadden op uiteenlopende integriteitsschendingen en door betrokkenen zelf als succesvolle meldprocessen werden beschouwd.

Inzichten

Het onderzoek leverde de volgende inzichten op:
 

• Het succes van de bestudeerde meldprocessen werd niet zozeer bepaald door de uitkomst, maar vooral door de mate waarin het verloop van het proces zelf, de informatievoorziening en de manier waarop men met elkaar omgaat als rechtvaardig werd ervaren.
   
• In de succesvolle meldprocessen handelden de verantwoordelijken zorgvuldig én snel.
   
• Verschillende betrokkenen, waaronder melders, schenders en leidinggevenden werden transparant en doorlopend geïnformeerd.
   
• Een goede onderlinge afstemming tussen integriteitsfunctionarissen, onderzoekers, leidinggevenden en melder(s) droeg bij aan het succesvolle verloop.
   
• De verantwoordelijk betrokkenen bewaarden de balans tussen objectiviteit en deskundigheid enerzijds en een persoonlijke, menselijke benadering anderzijds.

Aanbevelingen

Omdat het een kleinschalig, verkennend onderzoek betrof, stellen de onderzoekers dat vervolgonderzoek waardevol zou kunnen zijn. Toch bieden de casussen wel degelijk inzicht in de bijdrage die interacties tussen betrokkenen kunnen leveren aan een succesvol verloop van meldprocessen. Daarom doen de onderzoekers op basis van hun bevindingen de volgende aanbevelingen:
 

• Investeer nadrukkelijk in de kennis, competenties, vaardigheid en houding van actoren die een verantwoordelijkheid dragen in de integriteitszorg.
   
• Breng bij meldprocessen de verwachtingen van betrokkenen goed in kaart, stel ze bij indien nodig en monitor actief de ervaringen van betrokkenen tijdens het meldproces.
   
• Stem vanaf het begin van het meldproces met verschillende verantwoordelijken de communicatie met elkaar goed af.
   
• Expliciteer en benut het leerpotentieel van interne meldingen.
   
• Onderzoek de mate waarin het verloop van meldprocessen wordt beïnvloed door de aard van de integriteitsschendingen waar melding van wordt gedaan.

Podcast

In de podcast gemaakt door het Huis voor Klokkenluiders gaat projectleider Leonie Heres in op de aanleiding, opzet en resultaten van het onderzoek. Ze bespreekt de belangrijkste conclusies en wat dit onderzoek ons leert over de rol van interpersoonlijke communicatie en contact bij interne meldprocessen.

Onderzoeksteam

Het onderzoeksteam van de Universiteit Utrecht bestond uit: Leonie Heres (projectleider), Julia Penning de Vries en Niels Terpstra, met medewerking van Lars van Rooij.

Meer weten

Wilt u meer weten over dit onderzoek? Download dan het volledige onderzoeksrapport, beluister de podcast of neem contact op met de projectleider, Leonie Heres: l.heres@uu.nl.

Melden met succes. Een verkennend onderzoek naar de kenmerken van succesvol verlopen interne meldprocessen integriteit.