Office 365 en Teams vanaf 23 maart extra beveiligd met 2FA

De onderwijswereld heeft steeds vaker te maken met aanvallen van cybercriminaliteit. Ook de UU ligt regelmatig onder vuur. Om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen, werkt de Universiteit Utrecht continu aan het verbeteren van informatiebeveiliging. Eén onderdeel hiervan is het extra beveiligen van gegevens met twee-factor-authenticatie (2FA).

Vanaf 23 maart zijn Teams en Office 365 extra beveiligd met 2FA  

Vanaf 23 maart worden Teams en Office 365 - en daarmee alle applicaties, zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook - extra beveiligd met 2FA. Een volledig overzicht van alle Office 365-applicaties vind je onderaan deze pagina. Je kunt vanaf dat moment dus alleen gebruikmaken van deze applicaties indien je jouw 2FA hebt ingesteld. Een kleine handeling waardoor we omschakelen naar veiliger werken: Switch on Security.

Wat verandert er voor jou? 

  • Voor 23 maart moet je jouw 2FA hebben ingesteld om Teams en Office 365 applicaties te blijven gebruiken.
  • Gebruik je SMS voor 2FA, dan vragen we je dit aan te passen naar een app. Dat is namelijk sneller in gebruik én voordeliger!

Wat is 2FA?

Met 2FA heb je twee dingen nodig om bij jouw gegevens en data te komen: je wachtwoord en een extra code. Een dubbele controle dus, en daardoor dubbel zo veilig. Op deze pagina leggen we uit wat 2FA is.  

Instellen van 2FA is zo gedaan 

  • Heb je 2FA al ingesteld en heb je voor het gebruik van een app gekozen? Dan hoef je nu niets te doen. Eén keer instellen is voldoende.  
  • Heb je 2FA nu ingesteld via SMS? Het gebruik van een app is niet alleen sneller in gebruik, maar ook veel voordeliger! We vragen je daarom om alsnog voor één van de apps te kiezen door de keuze voor sms te ontkoppelen en voor een app te kiezen. Ga naar https://mysolisid.uu.nl (het Solis-id-portaal van de UU) en kies voor het deactiveren van je 2FA met SMS. Stel je 2FA daarna opnieuw in met een app. Dit hoeft niet per se voor 23 maart.
  • Heb je 2FA nog niet ingesteld? Instellen is zo gedaan. We adviseren je te kiezen voor een app. Ga naar https://mysolisid.uu.nl (het Solis-id-portaal van de UU) en log in met je Solis-id en wachtwoord. Hier word je stap voor stap geholpen met het instellen van 2FA. 

Hoe vaak moet je 2FA gebruiken 

Dat hangt ervan af. Je kunt de Office 365 applicaties op twee manieren gebruiken; 

  • Als je op je eigen laptop of PC werkt, zorg dan dat je Office 365 lokaal geïnstalleerd hebt (het staat dan in je startmenu of op je bureaublad). Op UU-laptops of UU-desktops is dit standaard het geval. In dat geval blijft je 2FA op dat betreffende apparaat - na de eerste keer inloggen - net zolang geldig als je UU-wachtwoord: 180 dagen (tenzij je tussentijds je wachtwoord wijzigt).  
  • Als je de webvariant gebruikt, dus via je internetbrowser (zoals Firefox, Edge, Chrome enz.) bijvoorbeeld Word of Excel opent, is je inlog geldig zolang je sessie duurt. Ben je langer dan 30 minuten inactief, dan wordt deze sessie automatisch afgebroken. Als je de webapplicatie opnieuw start, moet je opnieuw inloggen met 2FA.  

Als je bijvoorbeeld op één dag Teams, Word en Excel wilt gebruiken:  

  • Excel en Word vallen allebei onder Office 365 en worden gezien als één applicatie: je hoeft hiervoor dus maar één keer met 2FA in te loggen. Het hangt ervan af of je de lokaal geïnstalleerde versie op je laptop gebruikt of de webvariant via je internetbrowser. Als je de lokaal geïnstalleerde versie gebruikt, dan hoef je maar één keer per 180 dagen opnieuw in te loggen met 2FA. Als je de webvariant gebruikt, moet je na dertig minuten inactiviteit opnieuw inloggen. Je hoeft dus niet apart voor Excel én Word met 2FA in te loggen. Dat geldt ook voor andere Office 365 applicaties, zoals PowerPoint en Outlook. Kijk onderaan dit bericht welke applicaties onder Office 365 vallen.
  • Microsoft Teams wordt gezien als een separate applicatie en valt dus niet onder inlog voor Office 365. Dat betekent dat je voor Teams apart in moet loggen met 2FA. Ook hier geldt dat het ervan afhangt of je de lokaal geïnstalleerde versie op je laptop gebruikt of de webvariant via je internetbrowser.

Wat gebeurt er met andere applicaties na het instellen van 2FA voor Office 365?  

Vrijwel alle door ITS ondersteunde applicaties zijn getest op gebruik met 2FA en werken in dat geval zonder problemen. Eigen maatwerk, zoals (zelfgebouwde) toepassingen, scripts of plugins/addons, dat geen support heeft van ITS, kan helaas niet van tevoren getest worden. Mocht je een verstoring opmerken na de invoering van 2FA, meld dit dan bij jouw informatiemanager.

Heb je vragen of wil je meer weten?  

Neem contact op met de ICT Servicedesk via https://www.uu.nl/ict-servicedesk. Op https://www.uu.nl/switchonsecurity lees je welke keuzes jij kunt maken om veilig te werken.