Hoe de directie ITS en CHARM-EU samenwerken aan innovatie
“Laten we het eens uitproberen bij CHARM-EU”
Voortdurende vernieuwingen op het gebied van informatietechnologie zijn van grote invloed op onderwijsorganisaties. Dat weet Ecca Berhitu als geen ander: hij werkt bij de directie ITS van de Universiteit Utrecht en denkt mee over de inrichting van IT bij onderwijsprocessen. Ook Janina van Hees is betrokken bij strategische IT-keuzes, maar dan binnen de Europese alliantie CHARM-EU. Tussen de directie ITS en CHARM-EU is een constructieve samenwerking ontstaan die voor beide partijen voordelen oplevert.
Innovatieve experimenten
CHARM-EU is een Europese universiteitsalliantie van negen instellingen voor hoger onderwijs, waaronder de UU. CHARM-EU fungeert als een testbed voor innovaties en institutionele veranderingen, en kan een omgeving zijn om IT-innovaties op kleine schaal uit te proberen voordat ze ingezet worden voor de UU als geheel. Andersom kan CHARM-EU profiteren van de innovatiekracht en de expertise van de UU. De samenwerking tussen de directie ITS en CHARM-EU heeft al een aantal concrete resultaten opgeleverd.
Student Journey in kaart
Het belangrijkste vlaggenschip van CHARM-EU is het masterprogramma ‘Global Challenges for Sustainability’. In dit allereerste Europese joint degree masterprogramma volgen studenten tegelijkertijd aan vijf universiteiten hybride onderwijs dat gelinkt is aan uitdagingsgericht en transdisciplinair onderzoek. Studenten en docenten zijn dus verspreid over meerdere locaties. Maar hoe ziet de ondersteunende IT-infrastructuur eruit? En wat zijn de ervaringen van studenten?
CHARM-EU heeft in samenwerking met de directie ITS de student journey helemaal in kaart gebracht. Dit is een overzicht waarin je ziet wat CHARM-EU masterstudenten tijdens hun studie ervaren, en het bekijkt alles vanuit vier verschillende invalshoeken: de organisatie, processen, applicaties en informatie. In het overzicht zijn ook knelpunten aangegeven. Voor ITS was dit een goede manier om te zien hoe waardevol zo’n overzicht kan zijn.
Door student journey in kaart te brengen, kun je neutraal praten over knelpunten en verbetervoorstellen. ITS heeft daarom ook een student journey gemaakt van de bachelor student van de Universiteit Utrecht. “We hebben de journey aan de muur in ons kantoor hangen,” zegt Ecca Berhitu. “Het is best indrukwekkend en laat goed zien hoe ingewikkeld alles in elkaar zit. Ook van andere student journeys die we binnen de UU faciliteren, gaan we tekeningen maken.”
Uitrol nieuwe portfolio tool
Een ander voorbeeld van geslaagde samenwerking tussen de directie ITS en CHARM-EU is de introductie van eJournal als nieuwe tool voor e-portfolio's. In het masterprogramma van CHARM-EU speelt programmatisch toetsen een grote rol: studenten worden beoordeeld aan de hand van de opdrachten in hun portfolio. CHARM-EU kon meeliften op een tender die werd uitgeschreven door ITS voor de inkoop van een nieuwe tool. Het masterprogramma ‘Global Challenges for Sustainability’ werd de UU-pilot en stapte als eerste over op eJournal. CHARM-EU deelt nu de ervaringen met UU-opleidingen die ook met eJournal aan de slag willen.
IT Architectuur analyse
CHARM-EU werkt aan een lange-termijnvisie om de IT-structuur vorm te geven, en dat is best een uitdaging. Eerdere inventarisaties leverden namelijk te weinig diepgang op. Ecca Berhitu kwam met een nieuw idee: een Fit-gap-analyse voor CHARM-EU. Samen met collega Carolina Nijenhuis maakte hij een uitgebreide enquête om te onderzoeken in welke mate de huidige voorzieningen passen bij wat nodig is. Ze keken daarbij naar de organisatie, processen, informatie en technologie van het CHARM-EU masterprogramma. Bijvoorbeeld: hoe werken de systemen voor inschrijving, onderwijs en diplomering? Zijn ze passend, niet passend of misschien zelfs te uitgebreid? Het doel is een visueel overzicht waarin je meteen ziet waar verbeteringen mogelijk zijn. Ecca: “Dit is echt een nieuwe aanpak. Meestal nemen we niet de tijd om zulke voorzieningen zo grondig te evalueren. Als dit bij CHARM-EU werkt, gaan we kijken of we het breder bij de UU kunnen toepassen.”
Veilig experimenteren
CHARM-EU is per definitie een innovatieve omgeving. Janina van Hees, namens de UU verantwoordelijk voor het CHARM-EU werkpakket IT Strategy: “Zo'n omgeving is waardevol voor de UU om veilig en op kleine schaal te kunnen experimenteren. Innovatie kan lastig en tijdrovend zijn, maar uiteindelijk verbetert het je proces. Voor de UU is het een groot voordeel dat we kunnen zeggen, ‘Laten we het eens uitproberen bij CHARM-EU.' Het is een samenwerking waarbij beide partijen winnen.”
Plannen voor een volgend experiment zijn al in de maak. UU experts op het gebied van Identity- and Access management onderzoeken of medewerkers van de negen partnerinstellingen van CHARM-EU gebruik kunnen maken van elkaars IT-diensten.