Commissie onder leiding van Annetje Ottow: toetsingsproces DNB en AFM moet transparanter

Commissie Ottow: toetsingsproces DNB en AFM moet transparanter

De toetsingsprocedure naar geschiktheid en betrouwbaarheid van bestuurders en commissarissen in de financiële sector moet transparanter uitgevoerd worden. Dit is een van de belangrijkste conclusies uit het rapport van een onafhankelijke, externe commissie onder voorzitterschap  van prof. dr. Annetje Ottow.

De commissie-Ottow heeft op 30 november haar evaluatierapport aan DNB en de AFM overgedragen. Op 13 december heeft minister Dijsselbloem het rapport en de gezamenlijke reactie van de toezichthouders doorgezonden naar de Tweede Kamer.

De commissie was door DNB en de AFM gevraagd te onderzoeken of de huidige opzet en de daaruit voortvloeiende werkwijze van DNB en de AFM ten aanzien van de geschiktheids- en betrouwbaarheidstoetsingen van bestuurders en commissarissen in de financiële sector voorziet in een adequate uitvoering van de wettelijk opgelegde taken.

Deze procesevaluatie, die zich zowel richt op het proces van aanvangstoetsingen als van hertoetsingen, heeft plaatsgevonden tussen mei en december 2016. 

Commissie Ottow

De commissie bestaat uit voorzitter prof. dr. Annetje Ottow (decaan van de faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie aan de Universiteit Utrecht), drs. Jan Hommen (ex CEO ING group) en prof. dr. Janka Stoker (hoogleraar Leiderschap en Organisatieverandering aan de Rijksuniversiteit Groningen).

Aanpak

De commissie heeft gesprekken gevoerd met (voormalig) bestuurders/commissarissen die het toetsingsproces hebben doorlopen, vertegenwoordigers van brancheorganisaties, Tweede Kamerleden, het ministerie van Financiën en Nederlandse, Europese en Britse toezichthouders. In totaal is met 85 betrokkenen gesproken. Ook is een grote hoeveelheid documenten afkomstig van DNB en AFM bestudeerd, waaronder ongeveer 25 toetsingsdossiers. 

Conclusies en aanbevelingen

De Commissie concludeert dat beide toezichthouders de opzet en werkwijze van het proces van toetsingen van geschiktheid en bekwaamheid van bestuurders en commissarissen van financiele instellingen zodanig hebben ingericht dat er in zijn algemeenheid een adequate invulling is gegeven aan de wettelijke verplichting daartoe, maar dat op onderdelen van het proces aanpassingen en verbeteringen mogelijk en ook nodig zijn om hieraan nog beter te kunnen voldoen. 

De conclusies en aanbevelingen van de commissie richten zich op de volgende aandachtspunten:

• Het proces is onvoldoende transparant voor de externe partijen. Voor de kandidaten zijn de toetsingscriteria nog onvoldoende helder. Verder ervaren zij het toetsingsproces nog met regelmaat als een black box. Door het scherp definiëren van de deelfasen van het toetsingsproces  en doorlopend (digitaal) communiceren over de voortgang in deze deelfases kan het proces aan duidelijkheid , efficiëntie en transparantie winnen. Ook kan een nauwere samenwerking tussen DNB en de AFM hieraan bijdragen.
• Verder bestaat binnen de sector sterk de indruk dat de toezichthouders vooral toetsen op financiële expertise en dat er veel mindere mate ruimte is voor andere expertise bijvoorbeeld op het vlak van IT, HRM etc.. Het advies aan de toezichthouders is om bij hun toetsingen niet alleen te letten op eisen van financiële kennis, maar juist ook oog te hebben voor diversiteit binnen de besturen en raden van commissarissen.
• De positie van de kandidaat dient beter beschermd te worden. Dit kan verbeterd worden door onder meer het voorgenomen besluit tot een negatief oordeel voortaan schriftelijk te doen i.p.v. telefonisch met de mogelijkheid in een vervolggesprek meer toelichting te krijgen, eventueel in bijzijn van een gemachtigde. 
• Bij hertoetsingen, adviseert de Commissie een duidelijke functionele scheiding aan te brengen tussen de personen die beslissen over de vraag of er een redelijke aanleiding is tot hertoetsing en de personen die besluiten over de uitkomst van de hertoetsing zelf. .
• Ook kan de onafhankelijkheid in het gehele proces op verschillende wijzen versterkt worden door het toevoegen van ‘externen’ op verschillende momenten in het proces
• De sector zelf heeft verder een grote eigen verantwoordelijkheid in het bijdragen aan verbetering van het proces. Zo beveelt de Commissie financiële instellingen aan om een duidelijk document met de toezichthouders te delen, waarin niet alleen de richting en strategie, inclusief risco analyse, van de instelling wordt weergegeven, maar vooral ook de consequenties hiervan voor de invulling van bestuurs- en commissarissenposities. 
• Verder is de kwaliteit van de aangeleverde dossiers een eigen verantwoordelijkheid van de instellingen. Beide aspecten kunnen leiden tot een soepeler en sneller proces bij de toezichthouders. 
• De Commissie constateert met voldoening dat gedurende het gehele evaluatieproces zowel DNB als de AFM een lerende en reflecterende houding hebben laten zien. Beide toezichthouders steken zichtbaar veel energie in het verder ontsluiten van informatie over het toetsingsproces. 

Zie voor het volledige rapport met alle conclusies en aanbevelingen de website van de Tweede Kamer.

Contact

Drs. Bas Schreiner (Hoofd afdeling communicatie Faculteit Recht, Economie, Bestuur en Organisatie)