Herstelplan goed doorlopen, mogelijk nog haperingen op dinsdag 19 mei

Door brand in een datacentrum in Almere waren er problemen met het netwerk, applicaties en websites van de Universiteit Utrecht. Dit had grote impact op het dagelijkse werk, onderzoek en onderwijs van en voor collega's en studenten. 

Houd deze pagina in de gaten voor meer informatie.

Update: dinsdag 19 mei, 16.00 uur

De systemen van de Universiteit Utrecht werken weer naar behoren. Margot van der Starre: “We zijn als College van Bestuur blij dat werk en studie weer op reguliere wijze kan worden voortgezet. We zijn er enorm trots op dat het onze organisatie is gelukt om zo’n uitzonderlijke crisis het hoofd te bieden. We willen alle collega’s bedanken die zich hier de afgelopen week voor hebben ingezet.” 

Hiermee wordt dit liveblog afgesloten.

Update: dinsdag 19 mei, 8.30 uur

In de nacht van maandag op dinsdag is nauwlettend gemonitord of alle systemen van de Universiteit Utrecht weer zijn opgestart na de storing van maandagavond 18 mei bij het datacentrum in Almere. Al onze kritieke systemen werken weer. Er wordt door collega’s van ITS nog gewerkt aan de heropstart van alle systemen. Het kan daardoor zijn dat bepaalde systemen haperen en/of gebruikers wat vertraging ervaren bij het gebruik.

Evalueren 

Het College van Bestuur realiseert zich dat de brand bij het datacentrum van NorthC grote impact heeft gehad op studenten en medewerkers, en dat er vragen zijn over de mate waarin de Universiteit Utrecht hierop voorbereid was.

“We begrijpen dat die vragen er zijn”, zegt Margot van der Starre, vice-voorzitter College van Bestuur. “Die vragen hebben mijn collega’s en ik ook. Zeker nadat gisteravond nogmaals een storing was bij een deel van onze servers bij NorthC.”

“Na het Pinksterweekend starten we met de evaluatie en bekijken we welke lessen er uit deze situatie te trekken zijn. Wij vinden het verstandig om dat af te wachten om antwoorden te geven op de vragen die leven. Dat doet ook recht aan alle collega’s die de afgelopen periode hier zo hard aan hebben gewerkt, en dat ook nu nog doen.”

Enkele bijzonderheden

• De problemen met Osiris zijn inmiddels verholpen. Alle aanmeldingen, aanpassingen of indieningen via Osiris en Studielink zijn goed geregistreerd. We doen ons best om de aanvragen zo snel mogelijk te verwerken, maar het kan wat langer duren voordat je bericht krijgt.
• Door gepland regulier onderhoud is ValidSign nog niet beschikbaar.

Contact 

Ervaar je nog IT-problemen, dan kun je contact opnemen met de IT Servicedesk.

Update: maandag 18 mei, 21.40 uur

Doordat de stroom bij datacentrum NorthC maandagavond enige tijd is weggevallen, is een aantal servers van de Universiteit Utrecht uitgevallen. De herstart van al onze systemen lijkt goed te gaan. Het kan zijn dat studenten en medewerkers dinsdag 19 mei nog haperingen ondervinden bij hun online werk of studie.

Update: maandag 18 mei, 21.00 uur

Door problemen met de stroomvoorziening in het datacentrum Almere is een beperkt aantal systemen sinds begin deze avond niet bereikbaar. De stroom is inmiddels hersteld. We monitoren of onze systemen na het weer opstarten daadwerkelijk weer beschikbaar komen. Meer informatie volgt zo spoedig mogelijk.

Update: zondag 17 mei, 12.15 uur

Het herstelplan voor het opnieuw opstarten van de servers is de afgelopen dagen goed doorlopen. Alle systemen zijn vanaf maandag 18 mei weer beschikbaar en de gebouwen van de Universiteit Utrecht zijn vanaf maandag 18 mei weer regulier geopend. De oproep blijft om tot maandagochtend 18 mei niet in te loggen in UU-systemen en offline te werken.

Log niet in tot maandagochtend

De oproep blijft om tot maandagochtend 18 mei niet in te loggen in UU-systemen en offline te werken. Maandag monitoren we nauwlettend of er haperingen zijn om die zo snel mogelijk te verhelpen, bijvoorbeeld als grote groepen tegelijk inloggen. Houd er rekening mee dat je bij het openen van je mailbox mogelijk een grote hoeveelheid automatische e-mails van diverse systemen kan hebben ontvangen, zoals eerder gemeld in dit liveblog op woensdag 13 mei.

Tentamens, inzagen en voorbereiding

Tentamens zullen op maandag 18 mei regulier plaatsvinden, maar niet digitaal: hiervoor wordt een analoog alternatief georganiseerd. Vanaf 19 mei kunnen de tentamens en inzagen weer digitaal plaatsvinden. Studenten die vanaf 18 mei tentamens hebben, kunnen via de gebruikelijke systemen studiemateriaal benaderen ter voorbereiding.

Enkele bijzonderheden

Er zijn nog bijzonderheden rondom enkele systemen: 

• Er wordt nog gewerkt aan een aantal HPC-systemen (high performance computing systemen) van de faculteit Betawetenschappen. 
• Osiris werkt vanaf maandag 18 mei weer. Als je afgelopen dagen iets hebt geprobeerd door te voeren via Osiris, of bijvoorbeeld via Studielink, dan is niet zeker of dit goed geregistreerd is. We onderzoeken dit. Je vindt later meer informatie hierover bij veelgestelde vragen.
• Door gepland regulier onderhoud is ValidSign nog niet beschikbaar.

Contact

Ervaar je vanaf maandag 18 mei toch IT-problemen, dan kun je contact opnemen met de IT Servicedesk.

Update: woensdag 13 mei, 16.40 uur

Datacentrum heeft weer stroom, gecontroleerde herstart servers UU

Het datacentrum van NorthC heeft sinds woensdagochtend 13 mei weer stroom. Dat is een belangrijke stap richting herstel. Tegelijk betekent dit niet dat alle systemen van de Universiteit Utrecht weer beschikbaar zijn.

Wat kun je verwachten

De Universiteit Utrecht begint woensdag 13 mei om 17.00 uur met de gecontroleerde opstart van de servers. Omdat servers weer worden aangezet en systemen opnieuw gaan draaien, kan het lijken alsof sommige toepassingen alweer werken. Dat betekent nog niet dat deze systemen ook veilig en stabiel gebruikt kunnen worden. We vragen medewerkers en studenten daarom nog niet met deze systemen te werken en te wachten tot we melden dat dit weer kan. Het opslaan van data en het opvragen van eerder opgeslagen informatie via UU-systemen wordt dringend afgeraden tot maandagochtend 18 mei, omdat we niet kunnen garanderen dat dit goed gaat.

Studenten die studiestof willen benaderen om voor hun tentamens te studeren, kunnen dit wel doen. Mocht dit niet direct lukken, probeer het op een later moment nogmaals.

Wanneer systemen weer worden opgestart, kunnen veel automatische e-mails tegelijk worden verstuurd. Daardoor kan je inbox in korte tijd vollopen. We vragen je om deze automatische berichten niet direct als signaal te zien dat systemen weer normaal gebruikt kunnen worden. Wacht hiermee tot de IT-dienstverlening weer volledig beschikbaar is.

Tussen deze berichten kan ook een automatisch verzoek zitten om je wachtwoord aan te passen. Dit hoort bij het reguliere UU-proces waarbij medewerkers hun wachtwoord moeten vernieuwen. Krijg je zo’n verzoek, dan kun je je wachtwoord aanpassen. Dit kun je doen via de gebruikelijke route. Na deze handeling vragen we je verder niet te werken in de systemen.

Uitstel deadline matchingformulier

Door de storing in Osiris is het momenteel niet mogelijk om een matchingsformulier in te dienen. Aankomende studenten ontvangen een e-mail zodra Osiris weer beschikbaar is. De deadline voor het indienen van het matchingsformulier is verlengd naar 22 mei. 

Tentamens

Op maandag 18 mei vinden tentamens regulier plaats. Tentamens worden niet digitaal afgenomen. Hiervoor wordt een analoog alternatief georganiseerd.

Studenten die vanaf maandag 18 mei tentamens hebben, kunnen gedurende het Hemelvaartsweekend via de gebruikelijke systemen studiestof benaderen om zich voor te bereiden. Mocht dit niet direct lukken, probeer het dan op een later moment nogmaals. Houd daarbij wel rekening met de hierboven genoemde beperkingen op de stabilteit van het systeem en het dringend advies om geen nieuwe data op te slaan.

Belangrijke stap, maar herstel kost tijd 

“Dat het datacentrum weer stroom heeft, is positief nieuws”, zegt Jan-Paul van Staalduinen, directeur ITS. “Maar dit is nog geen moment waarop we de systemen weer kunnen vrijgeven. Juist nu moeten we zorgvuldig werken. We starten honderden servers gecontroleerd en in de juiste volgorde op, zodat we problemen snel kunnen zien en oplossen.”

Volgende update

Houd deze pagina in de gaten voor updates. De volgende update vind je hier zondag 17 mei rond 12.00 uur. 

Update: maandag 11 mei, 19.00 uur

Het datacentrum van NorthC zal naar verwachting woensdag 13 mei om 12.00 uur weer stroom hebben. Dit heeft NorthC maandagochtend bekendgemaakt. Vanaf het moment dat het datacentrum in Almere daadwerkelijk weer stroom heeft, kunnen we beginnen met de gecontroleerde herstart van onze servers. In deze update lees je wat dit betekent voor de komende dagen.

Woensdag na 17.00 uur offline werken

De verwachting is dat de Universiteit Utrecht woensdag 13 mei na 17.00 uur kan beginnen met de opstart van onze servers. Vanaf dat moment kunnen medewerkers en studenten niet online werken, omdat we de beschikbaarheid van systemen niet kunnen garanderen. We weten nog niet precies hoe lang dit gaat duren en houden je op de hoogte via deze liveblog. Advies is om vanaf woensdag 17.00 uur tot nader order geen data op te slaan en/of eerder opgeslagen informatie op te vragen. Docenten die woensdag na 17.00 uur college geven, wordt gevraagd ervoor te zorgen dat ze de benodigde documenten lokaal/offline hebben opgeslagen (bijvoorbeeld op het bureaublad of een USB-stick). 

Totdat we de servers gaan opstarten, komen er geen extra systemen beschikbaar bovenop wat nu operationeel is. Zodra de servers zijn opgestart, kunnen we de overige systemen beschikbaar gaan maken. Dit kan enkele dagen duren.

Patiëntenzorg bij de faculteit Diergeneeskunde heeft onze speciale aandacht. ITS zorgt waar nodig voor maatwerk. 

Tentamens

Op woensdag 13 mei en maandag 18 mei zullen tentamens regulier plaatsvinden. De tentamens worden echter niet digitaal afgenomen; er wordt een analoog alternatief georganiseerd. Studenten die tentamens hebben vanaf maandag 18 mei kunnen gedurende het Hemelvaartsweekend wel via de gebruikelijke systemen studiestof benaderen om zich voor te bereiden. Mocht dit niet direct lukken, probeer het op een later moment nogmaals. Houd daarbij rekening met bovengenoemd advies over het opslaan van gegevens.

Flinke operatie

Ik kan mij voorstellen dat veel collega’s en studenten in de veronderstelling zijn dat alle systemen direct weer zullen werken zodra het datacentrum in Almere weer stroom heeft, aldus Jan-Paul van Staalduinen, directeur ITS. Het ligt echter ingewikkelder. Het is wat dat betreft niet vergelijkbaar met thuis; dat de lichten weer aanspringen op het moment dat je een kapotte stop vervangt. Wij moeten honderden servers gecontroleerd en in een bepaalde volgorde aanzetten, zodat we eventuele problemen direct kunnen detecteren. Dit is een behoorlijke operatie die zorgvuldig moet gebeuren en daarmee tijd kost. Dit betekent dat het nog enkele dagen in beslag zal nemen voordat alle systemen van de UU weer naar behoren werken. Tientallen van onze collega’s werken daar dag en nacht aan.

Volgende update

Houd deze pagina in de gaten voor updates. De volgende update vind je hier uiterlijk zondag 17 mei rond 12.00 uur.

Update: zondag 10 mei, 12.00 uur

De gebouwen van de Universiteit Utrecht zijn op maandag 11 mei weer geopend, maar niet alle digitale systemen functioneren zoals gebruikelijk. Studenten en medewerkers moeten daarom rekening houden met beperkingen.

Er is sinds donderdag 7 mei hard gewerkt aan herstel van de systemen die zijn getroffen door de brand in het datacentrum in Almere. Onze back-up vanuit een ander datacentrum is nu voldoende robuust en stabiel voor een aantal (onderdelen van) essentiële systemen. Daarom kunnen gebouwen geopend worden, en werk- en studiewerkzaamheden vanaf maandagochtend (met beperkingen) worden hervat.

De Universiteit Utrecht richt zich nu op het weer in gebruik nemen van de servers in Almere, en daarmee de opstart van alle systemen. De servers van de UU zijn op het eerste oog niet beschadigd door de brand, maar we moeten afwachten bij opstart wat we daadwerkelijk zien. Wanneer volledig herstel mogelijk is, kunnen we nog niet zeggen.

• Studenten en medewerkers kunnen vanaf maandag 11 mei tijdens de reguliere openingstijden weer terecht in de gebouwen van de Universiteit Utrecht. Ook laboratoria zijn weer op reguliere wijze geopend. 
• Nog niet alle digitale systemen zijn vanaf maandagochtend weer volledig beschikbaar, zie hiervoor de lijst verderop in deze tekst.
• Onderwijs gaat vanaf maandag door volgens de bestaande roosters.
• Tentamens gaan maandag en dinsdag niet door (zoals vrijdag gemeld), met uitzondering van tentamens bij Medische Wetenschappen die plaatsvinden in het Hijmans van den Berghgebouw, Diergeneeskunde en University College Utrecht (zie meer informatie verderop in deze tekst). Tentamens kunnen nog niet digitaal worden afgenomen. Waar nodig is het tentamen daarom in aangepaste vorm. Op woensdag 13 mei en maandag 18 mei zullen tentamens en inzages regulier plaatsvinden.

Te gebruiken systemen

Nog niet alle digitale systemen werken vlekkeloos. Maak alleen gebruik van de systemen die in de onderstaande lijsten worden genoemd. Deze zijn voldoende stabiel. Het kan zijn dat je niet direct kunt inloggen. Als dat gebeurt, probeer het dan vijf minuten later nogmaals.

Tentamens op 11 en 12 mei, en vanaf woensdag 13 mei

Zoals op vrijdag 8 mei besloten, worden er op maandag 11 en dinsdag 12 mei geen digitale en fysieke tentamens afgenomen. Met uitzondering van toetsen van de faculteit Medische Wetenschappen die plaatsvinden in het Hijmans van den Berghgebouw, toetsen van de faculteit Diergeneeskunde en toetsen van University College Utrecht. Tentamens kunnen nog niet digitaal worden afgenomen. Waar nodig is het tentamen daarom in aangepaste vorm. Vanaf woensdag 13 mei gaan tentamens UU-breed weer door zoals gepland, mogelijk ook in aangepaste vorm.

Grote inzet

“Dat we maandag weer deels operationeel zijn, is te danken aan de inzet van vele collega's, en in het bijzonder van onze IT-organisatie, die hard werkt aan herstel van robuuste en stabiele systemen”, aldus vicevoorzitter Margot van der Starre. “De enorme inzet waarderen we zeer. We zijn er nog niet, maar de essentiële systemen werken op de back-up. Daarnaast zijn de berichten over onze servers in Almere hoopvol. Zodra het datacentrum weer voorzien is van stroom kunnen we beginnen met het opstarten van alle systemen. Ik bedank alle collega's en studenten voor hun flexibiliteit, begrip en geduld rond deze situatie.”

Neem geen contact op met de IT-servicedesk

Neem tot nader bericht geen contact op met de IT-servicedesk over eventuele haperingen van systemen. Deze zijn bekend. Onze collega's werken nog steeds hard aan het herstel van de systemen.

Update: vrijdag 8 mei, 17.00 uur

De Universiteit Utrecht heeft besloten dat er geen tentamens zullen plaatsvinden op maandag 11 mei en dinsdag 12 mei. Met uitzondering van toetsen van de faculteit Medische Wetenschappen die plaatsvinden in het Hijmans van den Berghgebouw, toetsen van de faculteit Diergeneeskunde en toetsen van University College Utrecht. Ook onderwijs van de faculteiten Medische Wetenschappen en Diergeneeskunde gaat volgende week door.

Reden voor dit besluit is dat we op dit moment nog niet kunnen garanderen dat onze panden op maandagochtend weer open kunnen. Daarnaast is nog steeds het advies van kracht om de systemen niet te gebruiken, hierdoor kunnen studenten zich niet in de digitale leeromgeving voorbereiden op hun tentamens. Bij Diergeneeskunde en Medische Wetenschappen is dit niet het  geval omdat hier wordt gewerkt met andere systemen.

Duidelijkheid geven

We begrijpen dat dit een ingrijpend besluit is voor zowel studenten als medewerkers. We willen echter vandaag duidelijkheid geven, zodat studenten en medewerkers weten waar ze aan toe zijn in het weekend. Dit heeft voor ons de voorkeur boven onzekerheid laten bestaan over de vraag of toetsen na het weekend doorgaan.

Update zondag 10 mei

Zondag 10 mei rond 12.00 uur is duidelijk of de Universiteit Utrecht maandag weer opent. Mocht de UU weer openen dan blijft het besluit hetzelfde; er zullen op maandag en dinsdag geen digitale en fysieke tentamens worden afgenomen, met uitzondering van toetsen van de faculteiten Medische Wetenschappen, Diergeneeskunde en University College Utrecht.

Update: vrijdag 8 mei, 14.30 uur

De Universiteit Utrecht verwacht op zondag rond 12 uur op deze plek meer duidelijkheid te kunnen geven over de situatie maandag. Momenteel werken we aan herstel en inventariseren we de prognose voor alle systemen. We verwachten zondag aan te kunnen geven of de Universiteit Utrecht weer open kan en op systeemniveau aan te kunnen geven welke systemen dan hersteld zijn en waar maandag dus weer mee gewerkt kan worden.

Ook als de Universiteit Utrecht op maandag 11 mei weer deels open kan, zullen nog niet alle systemen direct weer volledig beschikbaar zijn. Daarvoor vragen we begrip van alle medewerkers en studenten. We werken er hard aan om systemen weer robuust en stabiel operationeel te krijgen. De focus ligt daarbij op kwaliteit boven kwantiteit: dus liever enkele diensten volledig stabiel operationeel, dan meerdere diensten instabiel operationeel, want dit laatste levert uiteindelijk meer problemen op. 

Niet inloggen op UU-systemen

We raden online thuiswerken en online lesgeven/volgen op dit moment nog steeds af, omdat een grote belasting van de systemen het herstel belemmert. We vragen dus om niet in te loggen op de systemen van de universiteit. Dit geldt ook voor Microsoft systemen zoals Outlook, Teams, Word, etc, ook als deze wel werken. Door niet online te werken, beperken we samen de druk op systemen terwijl onze IT organisatie hard werkt aan het herstel daarvan. 

IT servicedesk

Neem op dit moment geen contact op met de IT servicedesk over eventuele haperingen. Deze zijn bekend. De collega's van ITS werken er hard aan om (back-up)systemen snel robuust en stabiel werkend te krijgen. 

Universiteitsmuseum, Parnassos en Universiteitsbibliotheek 

Dit weekend zijn het Universiteitsmuseum Utrecht en Parnassos geopend. De Universiteitsbibliotheek blijft dit weekend gesloten. 

We danken alle studenten en collega's voor hun flexibiliteit en begrip.

FAQ

Verdere veelgestelde vragen vind je in onze FAQ.

Update: donderdag 7 mei, 20.10 uur, aanvullend op het bericht van 17:40 uur

Het overgrote deel van de gebouwen van de Universiteit Utrecht is op vrijdag 8 mei dicht. Dat geldt ook voor de universiteitsbibliotheken (UBU en UBB) het Universiteitsmuseum (UMU) en Parnassos. De universiteitsbibliotheken zijn op zaterdag 9 en zondag 10 mei ook gesloten. Wat betreft het UMU en Parnassos wordt het besluit over mogelijke opening in het weekend op vrijdag genomen.

Deze panden en locaties zijn wel open op vrijdag 8 mei:

• De gebouwen en klinieken van de faculteit Diergeneeskunde
• Het Hijmans van den Berghgebouw van de faculteit Medische Wetenschappen
• De Botanische Tuinen
• Sportcentrum Olympos
• De Dining Hall op de International Campus Utrecht is open. Andere gebouwen, kantoren en onderwijsruimtes van het University College (UCU) zijn dicht
• Het Academiegebouw is geopend voor plechtigheden als promoties, oraties en diploma-uitreikingen

Update: donderdag 7 mei, 17.40 uur: Universiteit Utrecht op vrijdag 8 mei gesloten

Door de brand in het datacentrum in Almere werken digitale systemen en toegangspassen voor universiteitsgebouwen morgen (vrijdag 8 mei) niet zoals gewoonlijk. Medewerkers en studenten kunnen hierdoor werk- en studieruimtes niet in. De noodzakelijke veiligheidsmaatregelen kunnen niet geboden worden. Ook heeft de storing nog steeds impact op inlogprocessen. Daarom zal de Universiteit Utrecht op vrijdag 8 mei gesloten zijn.  

Vandaag (donderdag 7 mei) was het niet nodig om de universiteitsgebouwen te sluiten, omdat veel medewerkers al in hun gebouw ‘ingecheckt’ waren voordat de storing begon. De toegang tot gebouwen vervalt op een nieuwe dag. Dit kan niet hersteld worden voor het weekend. 

Doe op vrijdag niets op UU-systemen 

Vanwege de storing raadt de Universiteit Utrecht online werk en online onderwijs op vrijdag af, omdat niet alle systemen optimaal werken. Als medewerker of student help je de universiteit door op vrijdag niets op de UU-systemen te doen. Zo beperken we samen de druk op de systemen terwijl gewerkt wordt aan herstel.

Diergeneeskunde, Medische Wetenschappen en academische plechtigheden 

Voor de faculteit Diergeneeskunde en de universitaire dierenkliniek en de faculteit Medische Wetenschappen gelden mogelijk andere afspraken, omdat zij (nog) werken met een ander toegangssysteem. Voor medewerkers en studenten van deze faculteiten volgt aparte communicatie. 

Academische plechtigheden zoals promoties, oraties en diploma-uitreikingen in het academiegebouw gaan wel door.

Update: donderdag 7 mei, 16.00 uur

Studenten ontvangen via hun eigen faculteit, opleiding en/of docent updates over mogelijke aanpassingen in het onderwijs. 

Aan UU-medewerkers vragen we om niet te blijven inloggen wanneer toegang tot een systeem niet direct lukt. Blijf indien mogelijk ingelogd in applicaties die nog wel functioneren. Op deze manier helpen we de druk op de systemen zoveel mogelijk te beperken terwijl gewerkt wordt aan herstel. 

Meer informatie over deze verstoring en de eventuele gevolgen voor morgen (vrijdag 8 mei) volgen uiterlijk vanavond rond 19.30 uur.

NB De verstoring heeft ertoe geleid dat in sommige gebouwen de mindervalidentoiletten (MiVa-toiletten) gesloten zijn.

Update: donderdag 7 mei, 13.00 uur

De storing heeft onder andere impact op de inlogprocessen. Het advies is om als medewerker of student zoveel mogelijk ingelogd te blijven in de UU-systemen, omdat opnieuw inloggen er mogelijk voor zorgt dat je niet meer in het systeem komt. 

Ben je UU-medewerker en kun je je werk niet uitvoeren door deze storing? Overleg met je leidinggevende of je vanuit huis kunt werken en/of werkzaamheden kunt doen waar deze storing geen impact op heeft.