PhD psychologist

Are you in a PhD trajectory and do you experience psychological complaints? The PhD psychologist can help with problems within the PhD process or with problems that have a direct negative effect on the PhD process.

Emergency?

Life threatening situation? Call 112.
Non-life threatening: In case of emergency we strongly advise you to contact your general practitioner. Your GP usually has time to see you at short notice.
Emergency outside office hours? Call the general practice center on 088 1309670.
Suicidal thoughts? Are you thinking about suicide? Or are you worried about someone with suicidal thoughts? Talk about it! Call 0800-0113 or chat via 113.nl (24/7 open, anonymous and confidential).

The PhD psychologist can help in the following cases:

Too high (work) pressure and disbalance in work life and private life
Too high stress level (physical and mentally), exhaustion, burn-out
Concentration problems, motivation issues and procrastination
Mood problems and Anxiety (fear and panic)
Perfectionism, fear of failure, ‘imposter syndrome’
(Future) Insecurity
Negative self-image or problems about assertiveness
Social isolation, loneliness
Adjustment issues, culture shock
Difficulties within supervision or other aspects of work environment
Neurodivergence -ADHD, ASD, High giftedness, High Sensitive person (HSP)

The PhD psychologist is well aware of the unique position of PhD candidates, which results in adequate support, tailored to the needs of the PhD candidates (and of their supervisors if wished for). All the content of sessions and of persons are kept strictly confidential. No information will be shared with other persons, except anonymised figures for the annual report.

Who is the PhD psychologist?

drs. Paula Meesters
Email: p.c.m.meesters@uu.nl
Drs P.C.M. Meesters has been the PhD psychologist at Utrecht University since 16 November 2020.

My first name is Paula and I am a licensed psychologist and mainly educated in Cognitive Behavioural Therapy (CBT) and the so called new generations of CBT, like short term solution focused, Mindfulness, EMDR, ACT, ST, CFT. I work eclectic, which means that I combine techniques that are most useful and effective within the individual treatment and groups.

I am PhD psychologist since June 2011 and was the first one in the Netherlands, which has allowed me to build up a great deal of expertise about the academic world. My passion within my job is being allowed to follow the personal developmental process of PhDs, turning problems into resilience. It is special for me to develop mutual trust and to be able to create a real change. I experience this as a mutual learning process and feel grateful about this.

My working days are Monday to Thursday. I work two days from home (Mondays and Wednesdays) and two days in the office (Tuesdays and Thursdays) at the Bestuursgebouw UU, Heidelberglaan 8, Science Park.

For whom?

All PhD candidates of Utrecht University, the University Medical Centers (UMCU, WKZ) and research institutes connected to UU, are welcome, regardless of the type of appointment. In other words: all PhD candidates with a job contract, all PhD candidates via a grant or a scholarship, all part time PhDs and all external PhDs.

The support of the PhD psychologist is free of charge and is strictly confidential. The PhD psychologist has a confidential duty and will never share any information with others (like PhD supervisors, GP, team leaders/managers), without strict approval of the PhD candidate.

PhD supervisors could ask for a consultation or participate in a masterclass. The PhD psychologist will keep all their information also strictly confidential.

How to book an appointment?

You can schedule an appointment for an intake interview of 45 minutes via an email message to P.C.M.Meesters@uu.nl (Paula) or PHDUU@uu.nl. The intake meetings are online (via MS Teams) or in person (location Bestuursgebouw UU).

What are the costs?

All offers of of the PhD-psychologist are for free (advices, intakes, treatment or groups), there are no costs for PhDs.

Also there are no costs for the prevention offers (workshops for PhD communities, or the masterclasses for PhD supervisors).

What are the possibilities after the intake?

During the intake interview the PhD psychologist will discuss the issues you encounter, to understand the problem beyond. The goal is to find together the best source of help for you, dependent on your request and the severity and complexity of the difficulties.

Depending on your request for asking support there are a number of options (after intake):

One-off advice or information.
Short term individual guidance or treatment.
Participating in one of the ‘PhD support groups’.
Screening on ADHD or ASS (but no diagnosis).
Referral. The PhD psychologist will consider referral if:
- Long-term or more specialised help is needed.
- Your complaints are urgent or severe, for example concerning suicidality.
- There are complex problems affecting many areas of life, personality or PTSD.
- The problems exist for a longer period of time.
- You have received psychological treatment for the same problems before.
- There is a problem in the work relation and environment that requires mediation.
- You need a coach or a specific therapist (like body focused treatment).

If you are referred to a general mental healthcare institution/professional (GGZ), this must be arranged via your general practitioner (GP). Therefore it is important that you are registered with a GP in the Netherlands. The PhD psychologist is well aware of the referral options and can help you find suitable support or write a content wise referral letter for your GP or next psychologist. You can also contact your GP directly if you think more specialised help is needed.

Not for specialised or long-term support

The PhD psychologist is not giving diagnoses and is not offering treatment for severe, complex or long term psychological or psychiatric problems. If you are in need of specialised treatment, long term support or high frequent sessions, you ought to contact your GP for a referral.

Alternatives

Staff Welfare Service (link to intranet, login required)
Courses and coaching (link to intranet, login required)
UU Vitality (link to intranet, login required)
Selection guide
Career support via Career Services
Enrolment for free online CBT modules, this is guided self-help (based on scientific research) to tackle amongst others anxiety, mood issues, procrastination – via the Caring Universities, which UU is part of: Moodlift.nl.

Prevention

Preventing problems or preventing worsening of the problems, is absolutely important. In essence it is about developing resilience and (professional) autonomy.

For PhD candidates

There is a variety of workshops for PhD communities, like tailored workshops for PhD councils, Graduate Schools, departments/research groups, or for the Safety Week (see development Guide). Send me an e-mail message if your community would like to book a interactive workshop: p.c.m.meesters@uu.nl (Paula) or PHDUU@uu.nl.

For PhD supervisors

Option for individual consultation (attention for your worries about a PhD candidate and how to deal with the issues).
‘Masterclasses for Supervisors’ - pressure-cookers on Tuesdays from 3 p.m. to 5 p.m. in the Bestuursgebouw (Administration Building) about deepening supervisor skills and focused on specific topics:
- 24 February 2026 - ‘How to touch on a problem: To signal, to Communicate and to Refer’;
- 31 March 2026 -‘Dealing with Neurodivergent PhD candidates’.
- 28 April 2026 - ‘Dealing with feedback/criticism and stress of your PhD candidate’;
- 30 June 2026 - ‘How to motivate your PhD candidate and Autonomy Support’;
- 22 September 2026 - ‘Effective Supervision and Coaching: the Mentoring Cycle of Lois Zachary’;
- 24 November 2026 - ‘Influencing Communication and (Group) Interaction: Leary’s Rose’.

Enrollment for a consultation or one or more masterclasses via p.c.m.meesters@uu.nl (Paula) or PhDUU@uu.nl.

The statement is written in Dutch. For more information or if you encounter difficulties in translating the text, please contact me via PhDUU@uu.nl.

De promovendipsycholoog is er voor promovendi die kampen met psychologische problematiek die worden veroorzaakt door het promotieproces of er direct effect op heeft. Hiërarchisch is de promovendipsycholoog in functionele lijn verbonden aan de Directie HR. Deze privacyverklaring is specifiek bedoeld voor promovendi die gebruik maken van de diensten van de promovendipsycholoog.

Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens verwerkt?

De persoonsgegevens die wij van je verzamelen voor de aanmelding en tijdens de behandeling worden voor de volgende doeleinden verwerkt:

Voor het aanmaken van een account in het systeem;
Voor het aanleggen van een digitaal dossier;
Voor het opstellen van behandeltrajecten, gespreksverslagen en groepsaantekeningen;
Om je de juiste begeleiding te kunnen bieden tijdens het behandeltraject;
Voor correspondentie- en communicatiedoeleinden.

Welke persoonsgegevens verzamelt de UU van mij?

Voor deze verwerking worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

Voor- en achternaam;
Zakelijk of privé emailadres;
Telefoonnummer
Faculteit, afdeling en onderzoeksgroep;
Geslacht;
Geboortedatum;
Geboorteland;
Gespreksverslagen;
Eventuele correspondentie omtrent het dossier;
Unieke identificatienummer;
Gegevens met betrekking tot logging (authenticatie, aanmeldtijd en toegangsgeschiedenis).

Daarnaast kunnen, afhankelijk van het behandeltraject, de volgende bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) verwerkt worden:

(mentale en fysieke) gezondheidsgegevens;
Voorlopige diagnose;
Angst- en stemmingsklachten;
Mal-adaptief perfectionisme (faalangst en te hard werken of uitstelgedrag);
Motivatieproblemen en concentratieproblemen;
Ontwikkelingsproblemen, zoals kwetsbare identiteit en autonomie (veerkracht);
Werkstress en werkdruk (burn-out risico);
Interactie problematiek i.r.t. supervisors/ team en sociale (on)veiligheid;
Neurodivergentie (o.m. ADHD, ASS, Dyslexie, Hoogbegaafdheid, Hoogsensitiviteit).

Mag de promovendipsycholoog mijn persoonsgegevens verwerken?

De promovendipsycholoog mag jouw persoonsgegevens alleen verwerken op basis van een grondslag die in de wet is genoemd. Voor deze specifieke verwerking worden de persoonsgegevens verwerkt op basis van de volgende grondslagen:

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een behandelovereenkomst die de promovendipsycholoog met je is aangegaan. Dit is een overeenkomst die tijdens de intake door beide partijen wordt getekend;
De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de promovendipsycholoog rust. Op grond van de Wet WGBO (Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst) heeft de promovendipsycholoog een dossierplicht;
Je hebt toestemming gegeven om je persoonsgegevens te delen met derden zoals de huisarts. In eerste instantie heeft de promovendipsycholoog op grond van de wet BIG (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg) en de wet WGBO (Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst) een geheimhoudingsplicht en worden er in eerste instantie geen persoonsgegevens gedeeld met of verstrekt aan derden, tenzij jij daarvoor uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven.

Bijzondere persoonsgegevens

Er worden gezondheidsgegevens verwerkt, dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens mag alleen als voldaan is aan de voorwaarden die in de wet zijn genoemd. Voor de promovendipyscholoog geldt een uitzondering indien het verwerken van de gezondheidsgegevens noodzakelijk is voor het bieden van de zorgbehandelingen. De verwerking geschiedt onder de verantwoordelijkheid van de promovendipsycholoog (beroepsbeoefenaar) die aan een beroepsgeheim is gehouden. De promovendipsycholoog zal de gezondheidsgegevens alleen verwerken indien dit noodzakelijk is.

Hoe lang bewaart de UU mijn persoonsgegevens?

De wet verplicht om gespreksverslagen en documenten die aan het dossier worden toegevoegd zoals behandelinhoudelijke e-mails of vragenlijsten 20 jaar te bewaren. Jouw dossier wordt veilig bewaard in het dossierprogramma ‘Join’ en is enkel in te zien en te wijzigen door de promovendipsycholoog.

Met de leverancier van het systeem Join zijn er beveiligingsafspraken gemaakt en is er een verwerkersovereenkomst gesloten.

Met wie worden mijn persoonsgegevens gedeeld?

De promovendipsycholoog heeft geheimhoudingsplicht. Dit betekent dat alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming gegevens over jou gedeeld mogen worden met anderen. In sommige situaties geldt er een uitzondering en is er geen toestemming vereist op grond van de Beroepscode. Dit is het geval als een persoon in een professionele relatie rechtsreeks betrokken is bij de behandeling, bijvoorbeeld als vervanger van de promovendipsycholoog. Daarnaast dient ook het noodzakelijkheidscriterium toegepast te worden. Toegang tot de gegevens worden beperkt tot wat de direct betrokken behandelaar nodig heeft (noodzakelijkheidscriterium). De promovendipsycholoog zal dit per geval beoordelen. De promovendipsycholoog dient de betrokkene hierover vooraf te informeren en de betrokkene kan hiertegen bezwaar maken.

Wat zijn mijn rechten onder de AVG?

De AVG geeft je als werknemer een groot aantal rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Zo heb je het recht om jouw gegevens in te zien en om ze te laten corrigeren of verwijderen. In bepaalde gevallen heb je het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten bevriezen (‘beperken’) en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Meer informatie over je rechten en hoe je deze rechten kan uitoefenen staat in de Privacyverklaring werknemers.

Meer informatie

Voor meer informatie over dit privacyverklaring, privacy, gegevensbescherming en het uitoefenen van je rechten, kun je mailen naar hr.privacy@uu.nl.

Indien je vragen hebt over het behandeltraject kan je contact opnemen met de promovendipsycholoog via PHDUU@uu.nl.