De wetenschapsconferentie anno 2020: ineens is alleen de backstage nog over

Internationale conferenties bijwonen is een belangrijk onderdeel van wetenschap bedrijven. Door de coronapandemie werd er in 2020 op grote schaal geëxperimenteerd met onlinecongressen. Welke lessen mogen mee naar 2021?  

backstage Science for Life online conferentie

Een grauwe maandag in het Utrecht Science Park. In een achterafzaaltje aan de Bolognalaan druppelen de eerste sprekers binnen. Net als vele andere conferenties vindt de Science for Life-conferentie dit jaar voor het eerst digitaal plaats. Een corona-noodoplossing werd een massaal experiment voor het wetenschappelijke congres van de toekomst. Met de eerste kennis en ervaring op zak maakt de Universiteit Utrecht nu de balans op. 

Minder vliegen in de wetenschap

Jeroen Bugter is onderzoeker in moleculaire biologie aan het UMC Utrecht en geeft vandaag een posterpresentatie. ‘Als derdejaars PhD’er had ik dit jaar graag mijn eerste grote internationale conferentie bezocht. Zoiets is toch wel de plek waar je een waardevol netwerk opbouwt. Nu is dat veel lastiger. Je knoopt sneller een praatje aan in de rij voor de koffie. Tegelijkertijd is het zo dat er voor internationale conferenties veel en soms ver wordt gereisd. Dat mag best wat minder.’ In 2019 kwam 15 procent van de CO2-uitstoot van de Universiteit Utrecht door vliegverkeer. Onlangs pleitte De Jonge Akademie voor minder vliegen in de wetenschap. Het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht stimuleert sinds 2019 dat wetenschappers in plaats van het vliegtuig vaker de trein pakken of van digitale middelen gebruikmaken.  

Die digitale middelen zijn volop aanwezig vandaag in Bolognalaan 1.074. Een jaar geleden nog een klaslokaal met slechts een eenvoudige projector, nu een professionele opnamestudio met camera’s en monitoren. Erik van Zwol, coördinator wetenschapscommunicatie bij Life Sciences, legt uit hoe alles is geregeld. ‘We hebben een hele choreografie gemaakt.’ Van de conferentie die vorig jaar in de Jaarbeurs plaatsvond en waar honderden internationale bezoekers door elkaar liepen, is nu alleen de backstage nog over. ‘Een spreker komt binnen en neemt plaats achter deze microfoon. Daarna schuift elke spreker steeds door naar de dichtstbijzijnde tafel. Zo hoeft niemand vlak langs elkaar te lopen.’ Hij grist snel nog een zak eierkoeken uit beeld.  

achter de schermen Science for Life

Ruimte voor hybride vormen

Mensen als Erik doen dit jaar veel ervaring op in de praktijk. ‘Het is nu zaak dat die geleerde lessen gedeeld worden’, zegt Martine van Willenswaard van het Facilitair Service Centrum. Samen met collega’s lanceerde zij de toolkit ‘Online congressen’. Hiervoor haalden ze de afgelopen maanden kennis en ervaring op van collega’s binnen de universiteit. De toolkit, een pagina op intranet met praktische tips en checklists, is in principe nooit af. ‘Een ding is namelijk zeker: we zijn op dit gebied nog niet uitgeleerd.’

Het is nu zaak dat de geleerde lessen gedeeld worden.

Martine van Willenswaard, Projectleider Digitale Congressen

Martine acht de kans groot dat hybride conferenties - conferenties die deels online plaatsvinden en deels ‘fysiek’ - de toekomst hebben. Ook Jeroen Bugter ziet toekomst in de hybride conferentievorm. ‘Zo wordt het laagdrempeliger om bepaalde onderdelen van een conferentie bij te wonen, maar blijft het voor wie wil ook mogelijk om datgene te doen wat nog niet echt vervangen kan worden: netwerken.’ Martine: 'Wat betreft hybride conferenties blijven we nog wel een tijdje experimenteren. Deze toolkit zal dus regelmatig uitgebreid worden.’ 

Bron: Facilitair Service Centrum (2020)

Nog een uur tot de aftrap. Erik zit in een hoekje achter zijn laptop en doet verslag van de discussies op het forum. Mensen vragen: ‘Waarom is deze breakoutsessie vol? Het is toch online?!’ De eerste keynotespreker arriveert. De begroeting, zonder handen schudden en met mondkapje, is onwennig. Ze ritst haar grote, gele rugzak open, plaatst haar laptop op de sprekerstafel en zet de rugzak ernaast. Erik, lachend: ‘Ik zou je tas alvast bij de uitgang van het lokaal neerzetten. Ook zo gek als je na je presentatie met rugzak en al het beeld uit loopt.’ 

Erik van Zwol houdt de online bezoekersstroom in de gaten

Ondanks dat op veel plekken in de wereld al is begonnen met het vaccineren tegen covid-19, is de kans groot dat deze coronapandemie het conferentielandschap blijvend veranderd zal hebben. Het ziet ernaar uit dat online congressen niet meer weg te denken zijn. Maar dankzij de toolkit en de investeringen vanuit de universiteit zullen online congressen wel steeds beter worden.

Op de Bolognalaan staat de keynotespreker inmiddels in de startblokken. ‘Het voelt nu niet zo, maar je hebt een volle zaal. Driehonderd mensen kijken naar je eerste sessie’, vertrouwt Erik haar toe. We verlaten de ruimte. Alleen de mensen die op dat moment onderdeel zijn van het programma mogen blijven. De rest volgt de conferentie via een laptop op de gang. Eriks collega Corné Pieterse verzorgt de opening en komt daarna met jas, tas en laptop tussen de armen geklemd naar buiten geslopen. Muisstil trekt hij de deur van het lokaal achter zich dicht. De conferentie is begonnen.

Groene verhalen

In de serie ‘groene verhalen’ maak je kennis met een aantal van de wetenschappers, studenten en medewerkers die zich op uiteenlopende manieren inzetten voor duurzame verandering; van de wereld en van de Universiteit Utrecht. #groenverhaal

Wil je weten wat er aan de UU nog meer gebeurt op het gebied van duurzaamheid? Bekijk de Duurzaamheidsmonitor.